Nowoczesna komunikacja biznesowa
Tradycyjna poczta powoli odchodzi w zapomnienie. Najlepiej wiedzą o tym ci, którzy prowadzą własny biznes.
W czasach, kiedy przyklejano znaczki pocztowe na kopertę, firmy nie rozwijały się bowiem z taką prędkością jak dzieje się to dzisiaj. Stąd też, w dzisiejszej komunikacji biznesowej stawia się przede wszystkim na szybkość. Ta z kolei może przejawiać się w błyskawicznym przesyłaniu danych, ale również być wynikiem integracji poczty i kontaktów pracowniczych. Wymiana informacji za pomocą specjalnych aplikacji na telefon jest już tak popularna, że codzienny widok pana w garniturze przebiegającego przez ulicę z komórką w ręce nikogo już nie dziwi. Bowiem właśnie teraz to smartfon, laptop i tablet są narzędziem poczty biznesowej. Poczty na miarę XXI wieku.
Nieograniczone możliwości jakie daje właścicielom i członkom firm dzisiejsza technologia to przede wszystkim dostęp do każdego współpracownika czy klienta, niezależnie od miejsca, w którym w danym czasie się znajdują. I nie chodzi tu tylko o kontakt telefoniczny, czy tradycyjną już pocztę e-mail, chociaż ta również jest coraz bardziej udoskonalana i oferuje dużą przestrzeń na przechowywanie danych. Dotychczas często ograniczeniem nie był jedynie czas, ale także i miejsce. Do niedawna na przykład, firma świadcząca usługi B2B firma, zmuszona była często wysyłać przedstawiciela, który w oddziale klienta zaprezentowałby ofertę. Dziś, takie praktyki są coraz mniej popularne. W cenie jest za to zdolność bilokacji. Jedna osoba ma możliwość bycia w dwóch miejscach jednocześnie, dzięki opcji prowadzenia wideokonferencji (coraz wyższa jakość i prędkość przesyłania danych) szef może jednocześnie czuwać nad zadaniami pracowników w firmie i prezentować produkt, czy usługę u klienta. To co dotychczas wymagało przenoszenia plików i dokumentów i niekiedy wizyty w odległych placówkach, jest możliwe za pomocą jednego kliknięcia.
To już reguła, że najłatwiejsze rozwiązania są niekiedy tymi najlepszymi. Dlatego w prowadzeniu biznesu, dobrze sprawdzą się komunikatory, które oprócz wysyłania wiadomości i możliwości przeprowadzania wideospotkań biznesowych online, pozwolą także na organizację działań pracowników przez współdzielenie ekranu, czy tablicy z notatkami, na której jednocześnie kilku pracowników może dokonywać zmian. Coraz liczniejsze programy biurowe, które ułatwiają komunikację w obrębie samej firmy są narzędziem do monitorowania wykonywanych działań, a to z kolei może być sposobem na przyspieszenie czasu realizacji powierzonych pracownikom projektów. I tak, przykładowo w tym celu można wykorzystać specjalnie zintegrowaną z kontaktami i kalendarzami członków firmy pocztę e-mail. Dzięki temu każdy z nich jest na bieżąco z wszystkimi działaniami podejmowanymi przez współpracowników, a zaplanowanie spotkania nie wymaga już tyle zachodu, co kiedyś. Niewątpliwie jeszcze większym przełomem w komunikacji biznesowej będą też nowoczesne rozwiązania w chmurze, które pozwalają nie tylko na przechowywanie danych, ale i pracę na jednym dokumencie przez wielu pracowników jednocześnie.
Ta rewolucja już się zaczęła - spojrzenie na organizację pracy zespołowej może zmienić bowiem Microsoft Office 365, który jako, że jest kompilacją wielu programów biurowych w jednym pakiecie, jeszcze bardziej usprawnia wymianę informacji. O zaletach jakie niesie ze sobą usługa Office 365 dla firm, mówi Michał Peksa, prezes Supremo: - Microsoft Office 365 to spore oszczędności, kupujemy faktycznie wymaganą ilość licencji. Wykorzystując serwery Microsoft nie musimy dokupować nowych serwerów czy oprogramowania. Szkolenie z obsługi produktów odbywa się bardzo szybko, ponieważ obsługa pakietu jest porównywalna z obsługą innych aplikacji z rodziny Office. Office 365 daje nam m.in. dostęp do firmowej poczty poprzez dowolną przeglądarkę. Po zalogowaniu się mamy dostęp do najświeższych wiadomości. Zastosowane rozwiązanie pozwala nam na pełną synchronizację (także na urządzeniach mobilnych) wszystkich elementów poczty w tym: elementów wysłanych, kalendarza, kontaktów czy zadań.
Nowoczesna komunikacja biznesowa, która dzięki możliwościom współczesnej technologii daje nieograniczone pole działania, rysuje także nowe spojrzenie na rozwój firm. Potencjał, który w niej tkwi nie jest tylko sposobem na przyspieszenie samej pracy. Dla niektórych firm może być bowiem środkiem na rozszerzenie działalności na inne rynki niż lokalny.
Wioleta Duda
