Zatory płatnicze: Co robić, gdy niezapłacone faktury stają się problemem?

Co jednak zrobić, by do zatorów płatniczych w firmie w ogóle nie dochodziło, a niezapłacone faktury nie spędzały snu z powiek przedsiębiorców? Najlepiej już na początku sprawdzić kontrahenta. Niedługo informacja o nierzetelnych klientach bądź partnerach biznesowych zostanie uzupełniona o nowe dane.

13 listopada br. wchodzi w życie znowelizowana Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczej i wymianie danych gospodarczych. Nowe zapisy na celu mają podniesienie bezpieczeństwa i sprawności obrotu handlowego w Polsce. Wprowadza ona m.in. możliwość wezwania dłużnika do zapłaty wysyłając e-mail, a nie jak dotychczas, tylko list polecony lub decydując się na osobistą interwencję. Biura informacji gospodarczej poszerzą też zakres udostępnianych informacji o firmach i konsumentach oraz będą mogły tworzyć scoringi, czyli portrety wiarygodności finansowej klientów.

Ustawa zmienia zasady funkcjonowania Biur Informacji Gospodarczej, ale przede wszystkim tworzy warunki dla bezpieczniejszego funkcjonowania mikro- i małych firm w Polsce, które na co dzień zderzają się z nierzetelnymi kontrahentami i tzw. zatorami płatniczymi.

Według najnowszej edycji cyklicznego badania "Portfel należności polskich przedsiębiorstw" realizowanego przez Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce, przeciętny okres przeterminowania należności w trzecim kwartale br. wyniósł trzy miesiące i trzy dni. Przeciętny udział opóźnionych faktur w portfelach polskich firm stanowi zaś 21,5 proc.

- Zatory płatnicze wpływają na kondycję większości polskich firm. Ten wpływ jest najbardziej widoczny w przypadku tych najmniejszych, gdzie nawet kilka niezapłaconych w terminie faktur potrafi mocno zaburzyć kondycję finansową przedsiębiorstwa. Odsetek kosztów związanych z nieregularną obsługą zobowiązań lub jej brakiem w przypadku firm zatrudniających ponad 249 osób wynosi 2,8 proc. W przypadku mikrofirm (do 9 osób) sięga już 6,5 proc. - mówi Adam Łącki, prezes Krajowego Rejestru Długów.

Dlatego zmiany, które wprowadza pakiet wierzycielski, będący częścią 100 Zmian Dla Firm, są tak ważne z perspektywy mikro- i małego przedsiębiorcy. Niektóre zapisy weszły w życie 1 czerwca br. Teraz czas na kolejne. Kluczową zaś jest skrócenie okresu, po którym można dopisać dłużnika np. do Krajowego Rejestru Długów.

- Będzie możliwość wpisania dłużnika do KRD już po 30 dniach od upłynięcia terminu płatności, a nie jak dotychczas po 60. Skrócenie tego okresu o połowę ułatwi wielu przedsiębiorcom odzyskanie pieniędzy od nierzetelnych kontrahentów - dodaje Łącki.

Nowe przepisy nie tylko mają pomóc w unikaniu nierzetelnych klientów, ale także w szybszym odzyskiwaniu należności. Skrócenie czasu powinno zmniejszyć skalę zatorów płatniczych i obniżyć straty, jakie ponoszą wierzyciele, zwłaszcza z grona mikro i małych firm, w momencie gdy nie otrzymują zapłaty od klientów.

- Zdecydowana większość długów jest do odzyskania, pod warunkiem że nie zwleka się z upominaniem o swoje pieniądze w nieskończoność. Z doświadczenia wiemy, że największe szanse na sukces są wtedy, kiedy od upływu terminu płatności nie minęło więcej niż trzy miesiące - spłacalność takich zobowiązań sięga 72 proc. Wierzyciele nie muszą się również obawiać, że windykacja popsuje ich relacje z klientami, to mit który nie ma pokrycia w faktach - tłumaczy Jakub Kostecki, prezes Kaczmarski Inkasso

Tym samym, im szybciej przedsiębiorca podejmie działania mające na celu odzyskanie pieniędzy, tym lepiej dla jego finansów. Spłacalność zobowiązań o ponad 12-miesięcznym okresie przeterminowania wynosi - co podkreśla Kostecki - już zaledwie 26 procent.

Zatem nie powinno się czekać. Można przypomnieć o nadchodzącym terminie zapłaty, a jeśli ten już minie, a pieniądze nie wpłyną na konto, to natychmiast skontaktować się z klientem i zapytać o płatność. Być może faktura gdzieś się zapodziała. Być może ponownie kontrahent zapomniał o przelewie. Jeśli jednak unika on kontaktu, składa obietnice zapłaty i nie dotrzymuje terminu, wtedy powinno się skorzystać z usługi profesjonalnej firmy windykacyjnej, która pomoże odzyskać pieniądze.

Wprawdzie znowelizowane zasady ułatwiają odzyskiwanie długów, to wciąż jednak lepiej zapobiegać ich powstawaniu. Nie można całkowicie wyeliminować ryzyka, ale są sposoby na efektywne nim zarządzanie i minimalizowanie.

Z badania "Audyt windykacyjny" przeprowadzonego na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso wynika, że swoich kontrahentów w ogóle nie sprawdza 44 procent badanych firm z sektora MŚP. Co trzeci przedsiębiorca sprawdza, ale jedynie nowych kontrahentów, a niespełna 13 procent badanych weryfikuje zarówno nowych, jak i obecnych partnerów biznesowych. W tym też można po części dopatrywać się problemu. Ograniczone zaufanie powinno obowiązywać nie tylko na drodze prowadząc samochód, ale również w biznesie.

- Nie polecam praktyki "sprawdzić, podpisać umowę i zapomnieć". Zdecydowanie skuteczniejszą opcją jest regularny monitoring. Jak wynika z naszego badania aż 67 proc. mikro, małych i średnich firm na co dzień nie otrzymuje zaległych pieniędzy od swoich klientów - i to niezależnie, czy dopiero nawiązują z nimi współpracę, czy są to ich wieloletni partnerzy biznesowi - mówi Mirosław Sędłak, prezes Rzetelnej Firmy.

Pozostaje zatem sprawdzać partnera biznesowego, zanim zdecydujemy się na sprzedaż z odroczonym terminem płatności.

Już za kilka dni BIG-i będą mogły wykorzystywać także dane przechowywane w rejestrach publicznych, jak: REGON, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy, Centralny Rejestr Restrukturyzacji i Upadłości czy PESEL. Pochodzące stamtąd informacje będą dołączać do danych, jakimi same dysponują. Po 1 stycznia 2018 roku lista źródeł informacji poszerzy się o informacje o niezapłaconych podatkach gromadzone w Rejestrze Należności Publicznoprawnych. Dzięki temu firmy, instytucje i osoby korzystające z ich usług otrzymają pełniejszy obraz sprawdzanych przedsiębiorstw i konsumentów. Dane z dodatkowych rejestrów pomogą także BIG-om w tworzeniu modeli scoringowych, służących ocenie wiarygodności finansowej klientów.

- Każde rozwiązanie umożliwiające szybką weryfikację obecnych i potencjalnych kontrahentów biznesowych jest krokiem we właściwym kierunku. Tym bardziej cieszy, że nowe przepisy pozwolą biurom informacji gospodarczej pobierać dane z nowych źródeł, ale również tworzyć na ich podstawie modele oceny wiarygodności płatniczej (scoring). W efekcie firmy dostaną zagregowane, kompleksowe dane, ale również konkretną ocenę weryfikowanego kontrahenta. To z pewnością ułatwi im podejmowanie decyzji finansowych - podkreśla Łącki.

W efekcie klient otrzyma konkretną ocenę wypłacalności analizowanej firmy. Dzięki niej będzie w stanie szybko zweryfikować, czy potencjalny kontrahent jest rzetelny i wiarygodny, czy może współpraca z nim będzie ryzykowna i warto raz jeszcze się nad nią zastanowić.

mk