Taki model współpracy rodzi jednak konkretne pytania: gdzie płacić podatek, kto odpowiada za zaliczki i jakie obowiązki spoczywają na pracowniku oraz pracodawcy? W tym artykule wyjaśniam najważniejsze kwestie.
Gdzie płaci się podatek przy pracy zdalnej dla zagranicznej firmy?
Kluczowe znaczenie ma tzw. rezydencja podatkowa. Jeśli mieszkasz w Polsce i to tutaj znajduje się twoje centrum interesów życiowych (np. rodzina, mieszkanie, główne źródło dochodów) albo przebywasz w kraju dłużej niż 183 dni w roku - jesteś polskim rezydentem podatkowym.
W praktyce oznacza to, że podlegasz w Polsce tzw. nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
Twoje dochody co do zasady powinny być opodatkowane w Polsce, niezależnie od tego, gdzie znajduje się pracodawca.
W wielu przypadkach, gdy praca faktycznie wykonywana jest z Polski, dochód będzie opodatkowany wyłącznie w kraju. Ostateczne zasady zależą jednak od treści umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz konkretnych okoliczności wykonywania pracy.
Czy trzeba rozliczać się także za granicą?
Nie zawsze. Jeżeli praca wykonywana jest w całości z Polski, często nie powstaje obowiązek podatkowy w innym kraju.
Sytuacja może się jednak skomplikować, gdy:
• część pracy wykonujesz za granicą,
• przebywasz przez dłuższy czas w innym państwie,
• zagraniczne przepisy uznają, że dochód został osiągnięty na ich terytorium.
W takich przypadkach zastosowanie mają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Mogą one przewidywać m.in.:
• metodę wyłączenia z progresją,
• metodę proporcjonalnego odliczenia.
To właśnie te mechanizmy pozwalają uniknąć podwójnego opodatkowania tego samego dochodu.
Kto płaci zaliczki na PIT?
To jedna z kluczowych różnic względem pracy w polskiej firmie.
Jeśli zagraniczny pracodawca nie działa w Polsce jako płatnik:
• otrzymujesz wynagrodzenie brutto,
• samodzielnie obliczasz dochód i podatek,
• wpłacasz zaliczki do urzędu skarbowego.
Jeśli pracodawca ma strukturę w Polsce i pełni funkcję płatnika:
• zaliczki pobierane są tak jak przy standardowej umowie o pracę w Polsce.
Terminy, których trzeba pilnować
Przy samodzielnym rozliczaniu obowiązują konkretne daty:
• zaliczki na PIT wpłacasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wynagrodzenia,
• rozliczenie roczne (najczęściej formularz PIT-36) składasz do 30 kwietnia kolejnego roku.
Niedopilnowanie terminów może oznaczać konieczność zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.
Wynagrodzenie w obcej walucie - jak je rozliczyć?
Jeśli otrzymujesz pensję w euro, dolarach lub innej walucie, musisz przeliczyć ją na złotówki.
Obowiązuje zasada stosowania średniego kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
Dopiero po przeliczeniu obliczasz zaliczkę na PIT i wykazujesz dochód w zeznaniu rocznym.
Wszystkie wartości w deklaracji podaje się w złotych, niezależnie od waluty wypłaty.
Czy trzeba składać PIT/ZG?
To zależy od konkretnej sytuacji.
W części przypadków dochód z pracy zdalnej wykonywanej w Polsce traktowany jest jako krajowy. Jednak w zależności od kwalifikacji dochodu oraz zapisów umów międzynarodowych może pojawić się obowiązek dołączenia załącznika PIT/ZG.
Dlatego przy bardziej złożonych przypadkach warto zweryfikować swoją sytuację indywidualnie.
Co ze składkami ZUS?
Podatki to tylko część obowiązków. Trzeba także ustalić, któremu systemowi ubezpieczeń podlegasz. Co do zasady, jeśli pracujesz fizycznie z Polski, zastosowanie mają polskie przepisy ZUS, chyba że zastosowanie znajdą regulacje o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (np. formularz A1).
Jeżeli zagraniczny pracodawca nie jest zarejestrowany w Polsce jako płatnik składek, obowiązek ich rozliczania może przejść na pracownika. W takiej sytuacji trzeba samodzielnie zgłosić się do ZUS i opłacać składki.
Co powinien wiedzieć zagraniczny pracodawca?
Zatrudnienie osoby pracującej z Polski może mieć konsekwencje także dla firmy.
W szczególności należy zwrócić uwagę na:
• ustalenie właściwego systemu ubezpieczeń społecznych,
• ryzyko powstania tzw. zakładu podatkowego (PE),
• możliwość uznania, że firma posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (FE na gruncie VAT).
To oznacza, że sposób organizacji pracy zdalnej może wpływać nie tylko na pracownika, ale również na obowiązki podatkowe przedsiębiorstwa.
Praca zdalna a B2B - istotne różnice
Coraz częściej współpraca z zagranicznymi firmami odbywa się w modelu B2B. W takim przypadku:
• sam wybierasz formę opodatkowania (np. skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt),
• samodzielnie rozliczasz zaliczki (miesięcznie lub kwartalnie),
• opłacasz składki ZUS.
Warto jednak pamiętać, że model współpracy musi odpowiadać rzeczywistym warunkom wykonywania pracy. Jeśli relacja przypomina stosunek pracy, urząd może zakwestionować B2B.
Najczęstsze błędy
W praktyce problemy pojawiają się najczęściej w kilku obszarach:
• brak wpłacania zaliczek na PIT przez dłuższy czas,
• błędne ustalenie rezydencji podatkowej,
• pominięcie obowiązków ZUS,
• niewłaściwe zastosowanie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania,
• nieprawidłowe rozliczanie dochodu w walucie obcej.
Podsumowanie
Praca zdalna dla zagranicznej firmy daje dużą swobodę, ale wiąże się też z większą odpowiedzialnością po stronie pracownika. Jeśli mieszkasz w Polsce - tutaj co do zasady rozliczasz podatek, przy braku polskiego płatnika sam wpłacasz zaliczki, musisz pilnować terminów i prawidłowego przeliczania walut. Nie zapominaj również o składkach ZUS.
W bardziej skomplikowanych przypadkach - np. pracy w kilku krajach lub współpracy B2B - warto skonsultować się z doradcą podatkowym. To najprostszy sposób, by uniknąć błędów i spokojnie przejść przez rozliczenie roczne.
Grzegorz Hatala,
adwokat, doradca podatkowy
Hatala & Storto Podatki
