Jak przygotować dobry i funkcjonalny biznesplan?

Aby otrzymać dotację unijną na rozpoczęcie albo rozwój działalności przedsiębiorca musi spełnić klika warunków oraz przygotować stosowne dokumenty. Jednym z nich jest biznesplan.

Dokument ten bardzo często okazuje się być największą przeszkodą w drodze po dotacje. Jego przygotowanie jest o tyle skomplikowane, że raczej nie ma gotowych wzorów czy sposobów na jego napisanie. Istnieją natomiast pewne uniwersalne reguły i trzymając się ich stworzymy dobry i funkcjonalny biznesplan. Rozpoczynając prace nad biznesplanem powinniśmy w pierwszej kolejności sprecyzować jaką funkcję ma spełniać ten dokument. Jest to bowiem zestawienie i opisanie wszystkich najważniejszych cech przedsiębiorstwa, sformalizowanie wizji przedsiębiorcy, którą dotychczas ,,przechowywał'' tylko w głowie. Spisanie wszystkich planów i założeń pozwoli spojrzeć z dystansem na rysujący się obraz przedsięwzięcia, skonfrontować dotychczasowe plany z realiami rynku.

Mapa biznesowa

Podczas tworzenia biznesplanu, poddając nasze pomysły gruntownej analizie, może się okazać, że podjęliśmy błędne założenia lub nie dostrzegliśmy pewnych możliwości. Innymi słowy biznesplan sprowadza nasz biznes na ziemię, pozwala krok po kroku zaplanować przedsięwzięcie. Przeniesienie na papier naszych planów pozwoli nie tylko na ich obiektywną ocenę, ale w przyszłości umożliwi również kontrolę, nadzór i ocenę podjętych działań. Biznesplan zadziała jak mapa biznesowa, która wyznaczy kierunek rozwoju naszego przedsiębiorstwa. Dzięki niej będziemy mogli w każdym momencie skonfrontować obecne działania z uprzednio przyjętymi założeniami. Praktyka biznesowa brutalnie pokazuje jednak, że funkcja biznesplanu ograniczana jest zazwyczaj do jednego - pozyskania kapitału. Unia Europejska, instytucje finansowe - banki, fundusze inwestycyjne, czy nawet urzędy pracy wymuszają na przedsiębiorcach przygotowywanie biznesplanów. Jest to najprostsza i najszybsza metoda zapoznania się z przedsiębiorstwem.

Czym charakteryzuje się dobry biznesplan? Powinien w jasny i przystępny sposób przedstawiać firmę albo przedsięwzięcie - stąd również język jakim jest pisany musi być zrozumiały dla każdego odbiorcy. Nie należy stosować zwrotów zrozumiałych tylko dla osób zaangażowanych w przedsięwzięcie, branżowych, zbyt technicznych określeń. Pamiętajmy, że oceniający nasz biznesplan nie będą zaznajomieni ze specyfiką branży. Prostota i przejrzystość biznesplanu to klucz do sukcesu, stąd oprócz zrozumiałego języka należy stosować przyjętą powszechnie konwencję tworzenie takiego dokumentu. Określona i znana wszystkim struktura ułatwia po prostu zagłębianie się w treści. Osoba oceniająca może wtedy bez większych problemów znaleźć interesujące ją fragmenty. Jest to o tyle ważne, że dla różnych instytucji poszczególne elementy naszego planu biznesowego posiadają różną wagę. Wśród osób oceniających biznesplany mówi się często, że osoba która nie jest w stanie dostarczyć dokumentu we właściwej formie, nie podoła również wyzwaniom stawianym przez rynek (to trochę tak jak z niedbale przygotowanym CV i listem motywacyjnym - i jak tutaj zaufać takiemu kandydatowi?).

Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia biznesplanów

- Zbyt emocjonalne podejście do projektu, uniemożliwiające dokładne przemyślenie i przedstawienie go.

- Mało komunikatywny język opracowania. Przedsiębiorcy niekiedy zapominają, iż adresaci opracowania nie znają dokładnie danej branży lub technologii.

- Chaotyczny układ opracowania zakłócający jasny przekaz projektu. Pomijanie istotnych informacji, skupianie się na nieistotnych szczegółach.

- Wyznaczone cele są nierealne do osiągnięcia. Prognozując przychody warto posłużyć się danymi dostarczonymi przez wiarygodne badania. Dopuszczanie do przeszacowania prognozowanym przychodów.

- Biznesplan nie eksponuje mocnych strony przedsięwzięcia. Brak realistycznego potraktowania problemów oraz propozycji minimalizowania ich skutków.

- Pomijanie korekt w przepływach z działalności operacyjnej w rachunku przepływów pieniężnych, przez co czasami dana kwota pojawia się podwojona.

- Nie dzielenie kredytu na długoterminowy (powyżej 1 roku) i krótkoterminowy (poniżej 1 roku).

- Nie uwzględnianie zobowiązań wobec dostawców i budżetu państwa.

- Bardzo często aktywa nie równają się pasywom, co jest niedopuszczalnym i przekreślającym biznesplan błędem.

- Zła amortyzacja kredytu.

- Zawyżanie przychodów (doświadczony analityk jest w stanie to wykryć w czasie krótszym niż 10 sekund).

- Zaniżanie kosztów.

- Zbyt duża rentowność.

- Nie uwzględnianie w biznesplanie metod oceny inwestycji.

Poznaj konkurencję

Przygotowując biznesplan powinniśmy skupić się na kilku zasadniczych elementach. Podstawą będzie oczywiście jasne przedstawienie pomysłu na biznes, jednak bez dogłębnej analizy rynku, konkurencji i konsumentów nasz pomysł na nic się nie zda. Każdy przedsiębiorca swą działalność powinien zacząć od zapoznania się z rynkiem, poznania szans i zagrożeń, jakie na niego czekają. Kluczową częścią jest poznanie konkurencji, dzięki temu łatwiej będzie nam się jakoś wyróżnić. Analiza konkurencji da nam również odpowiedź na wiele pytań związanych z naszymi klientami - dowiemy się, jakie mają oczekiwania, jakie produkty nabywają, jakie są ich potrzeby. Być może dogłębna analiza konkurencji i konsumentów odpowie nam również na pytanie, gdzie znajduje się nisza rynkowa, jaki nowy obszar możemy zagospodarować. Znając konkurencję i potrzeby konsumentów będziemy mogli jasno określić do kogo chcemy dotrzeć z naszymi produktami czy usługami. Następnym krokiem jest wybór metod dotarcia do użytkowników, czyli strategia marketingowa i sprzedażowa. Jest to kolejny niezbędny element biznesplanu. Nawet najlepszy produkt nie sprzeda się, jeśli potencjalny konsument nie będzie mógł do niego dotrzeć. Biznesplan musi jasno wskazać na sposoby i metody dotarcia do konsumentów, aby zainteresowali się oni produktem.

Zaznajomiwszy się z rynkiem, mając za sobą opracowaniu strategii sprzedażowej i marketingowej, czas zająć się liczbami. Analiza finansowa wraz z modelem biznesowym to esencja biznesplanu. Przedsiębiorstwo musi przynosić zyski, bez tego nawet najlepszy pomysł nie zostanie dofinansowany. Planując koszty i przychody, starajmy się jak najwierniej oddać rzeczywistość, zbyt niskie koszty lub hurraoptymistyczne przychody zawsze zwrócą uwagę oceniających. Obiektywne podejście do tego elementu biznesplanu jest szczególnie istotne dla nowo powstających firm, gdyż ogromna większość z nich zbyt optymistycznie podchodzi do prognozowanych przychodów. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, które przeważnie nie uwzględniają wielu obligatoryjnych obciążeń. Błędy te wynikają przede wszystkim z nieznajomości realiów rynku, braku doświadczenia w prowadzeniu firmy, a w przypadku zawyżonych przychodów z głębokiej wiary w wyjątkowość własnych produktów. Pamiętajmy, że analiza finansowa to tylko prognoza, która można znacznie różnić się od rzeczywistych wartości. Nie wyznaczajmy więc celów, których nie będziemy w stanie zrealizować - owszem, poprzeczka powinna być postawiona wysoko, jednak w zasięgu naszych możliwości.

Plan biznesowy to tak naprawdę wizytówka firmy i inwestycji. Chcąc pozyskać dofinansowanie musimy przedstawić siebie i przedsięwzięcie w jak najlepszym świetle. Pokażmy, w czym jesteśmy dobrzy, jakie są nasz mocne strony. W sytuacji, gdy przedsięwzięcie obarczone jest ryzykiem - wskażmy je, ale wskażmy również sposoby jego zniwelowania. Ukrywanie zagrożeń czy słabości jest błędem - specjalista oceniający biznesplan w mgnieniu oka wypatrzy oszustwo. Dotyczy to zarówno makro, jak i mikroekonomicznej sytuacji. Przedsiębiorca twierdzący, że jego biznes nie jest niczym zagrożony, wystawia sobie świadectwo kiepskiego stratega, który nie potrafi przewidzieć potencjalnych niebezpieczeństw. Biznesplan to dokument marketingowy, ale wcale nie oznacza to jednak, że możemy w nim koloryzować rzeczywistość. Ten dokument musi jak najwierniej oddawać sytuację rynkową. Pamiętajmy, dobry pomysł sam się obroni.

Tomasz Gołąb