Certyfikat rezydencji jako dokument potwierdzający rezydencję podatkową kontrahenta zagranicznego - dla celów CIT 2.1. Ważność certyfikatu rezydencji - zasada ogólna
Certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika (art. 4a pkt 12 ustawy o PDOP). Posiadanie takiego certyfikatu jest niezbędne do tego, aby polski podmiot (płatnik), który wypłaca podmiotowi zagranicznemu należności z określonych tytułów (np. z tytułu należności licencyjnych, odsetek, itd.), mógł zastosować stawkę podatku wynikającą z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (której stroną jest Polska) albo mógł nie pobrać podatku zgodnie z taką umową.
Z art. 26 ust. 1i-1l ustawy o PDOP wynika, że jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Jeśli w ww. okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu rezydencji miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji.
Jeżeli podatnik nie dopełnił tego obowiązku, to on ponosi odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej. Powyższe regulacje nie mają jednak zastosowania, jeżeli z dokumentu posiadanego przez płatnika (w szczególności faktury lub umowy) wynika, że miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie przedłożył nowego certyfikatu rezydencji (regulacje te nie mają zastosowania od dnia, w którym płatnik otrzymał dokument z którego, wynika zmiana rezydencji podatkowej kontrahenta zagranicznego).
2.2. Certyfikat rezydencji w okresie pandemii koronawirusa Certyfikat rezydencji niezawierający okresu jego ważności Kwestię ważności certyfikatu rezydencji w okresie pandemii koronawirusa reguluje art. 31ya ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 ze zm.), wprowadzony w ramach tarczy 4.0.
Informacje na temat Tarczy antykryzysowej dostępne są w serwisie www.tarcza.gofin.pl Z powyższego przepisu wynika m.in., że w przypadku certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu jego ważności, w odniesieniu do którego okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres obowiązywania tych stanów oraz przez okres 2 miesięcy po ich odwołaniu.
Nadmieniamy, że wydłużenie terminu ważności certyfikatu rezydencji dotyczy jedynie tych przypadków, w których rezydencja podatkowa podatnika nie zmieniła się oraz nie istnieją przesłanki nakazujące płatnikowi sądzić, że do takiej zmiany doszło. Tak też wskazało Ministerstwo Finansów (dalej: MF) w Objaśnieniach podatkowych z 21 lipca 2020 r. w sprawie nowych preferencji stosowanych w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19.
Kopia certyfikatu rezydencji Zasadniczo miejsce siedziby nierezydenta powinno być potwierdzone (dla celów CIT) oryginałem certyfikatu rezydencji. W niektórych jednak przypadkach miejsce siedziby podatnika może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji. Jest to możliwe tylko w przypadku wypłat niektórych świadczeń (np. doradczych, księgowych, badania rynku), jeżeli kwota wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu należności nie przekracza 10.000 zł w roku kalendarzowym, a informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym (art. 26 ust. 1n ustawy o PDOP).
W czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a także w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych może być potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym (art. 31ya ust. 2 specustawy). MF w ww. Objaśnieniach wskazało, że w powyższym okresie płatnik będzie uprawniony do posłużenia się kopią certyfikatu rezydencji podatnika także w przypadkach innych niż wskazane dotychczas w przepisach ustawy o PDOP (i ustawy o PDOF).
Przez określony czas nie będzie obowiązywało ograniczenie co do kategorii płatności, w stosunku do których możliwe jest posłużenie się kopią certyfikatu rezydencji, a także limit 10.000 zł. MF podkreśliło, że powyższe jest możliwe tylko wówczas, gdy informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. MF podało następujący przykład dotyczący omawianego zagadnienia:
"(...) Płatnik posiada kopię ważnego certyfikatu rezydencji podatnika, na rzecz którego zamierza dokonać w dniu 10 kwietnia 2020 r. opłaty licencyjnej za udostępnione oprogramowanie komputerowe w kwocie 30.000 zł. Dane wskazane na kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości. W takim przypadku płatnik może dla udokumentowania miejsca siedziby podatnika posłużyć się posiadaną kopią certyfikatu rezydencji podatnika i - przykładowo - zastosować stawkę podatku dla opłat licencyjnych wynikającą z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. (...)"
"Stary" certyfikat jako dokument potwierdzający rezydencję kontrahenta w okresie pandemii W ramach tarczy 4.0 wprowadzono regulacje, na mocy których w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a także w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, warunek uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji od podatnika uważa się za spełniony także w przypadku, gdy płatnik posiada certyfikat rezydencji tego podatnika obejmujący 2019 r. oraz oświadczenie podatnika co do aktualności danych w nim zawartych. Stosuje się tu odpowiednio przepisy o certyfikacie rezydencji dotyczące zmiany miejsca siedziby zamieszkania podatnika dla celów podatkowych, odpowiedzialności za niepobranie podatku lub pobranie go w wysokości niższej od należnej (zob. art. 31ya ust. 2 specustawy).
Jak wyjaśniło MF w ww. Objaśnieniach, we wskazanym okresie płatnik będzie mógł się posłużyć certyfikatem rezydencji podatnika obejmującym 2019 r., wydanym zarówno ex-post dla 2019 r., jak również wydanym w trakcie 2019 r. bez wskazanego okresu jego ważności. Odnosząc się do ww. oświadczenia podatnika o aktualności danych zawartych w "starym" certyfikacie rezydencji MF wskazało, że z oświadczenia tego musi wynikać, że zmianie nie uległa rezydencja podatkowa (drobne zmiany w adresie w obrębie tego samego państwa, czy w nazwie podmiotu nie mają tu znaczenia).
Jak ponadto wskazało MF, zmiana miejsca zamieszkania (siedziby) podatnika dla celów podatkowych oznaczać będzie dla płatnika brak możliwości zastosowania omawianego rozwiązania. Podobnie będzie, gdy z dokumentu posiadanego przez płatnika (w szczególności faktury lub umowy) wynika, że miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie. Jeżeli mimo zaistnienia ww. okoliczności płatnik nie pobrałby podatku u źródła lub pobrałby go w zaniżonej wysokości, podnosi on odpowiedzialność za niepobrany podatek (podatek pobrany w niepełnej wysokości).
MF zaprezentowało następujący przykład dotyczący omawianego zagadnienia:
"(...) Przykład (...)
a) W dniu 7 kwietnia 2020 r. płatnik zamierza dokonać płatności za usługi księgowe na rzecz swojego zagranicznego kontrahenta (osoby prawnej). Płatnik posiada certyfikat rezydencji za 2019 rok wystawiony dla tego podmiotu. Dodatkowo, płatnik posiada oświadczenie kontrahenta, że dane zawarte w tym certyfikacie pozostają aktualne i nie doszło do zmiany rezydencji podatkowej tego podmiotu. W takim przypadku płatnik będzie uprawniony do uznania rezydencji podatkowej swojego kontrahenta wynikającej z posiadanego certyfikatu rezydencji (z czym - przykładowo - w danych okolicznościach będzie wiązało się prawo do niepobrania podatku na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania).
b) W dniu 7 kwietnia 2020 r. płatnik zamierza dokonać płatności za usługi księgowe na rzecz swojego zagranicznego kontrahenta (osoby prawnej). Płatnik posiada wystawiony w styczniu 2019 r. certyfikat rezydencji tego podmiotu. Certyfikat nie zawiera okresu jego ważności. Dodatkowo, płatnik posiada oświadczenie kontrahenta, że dane zawarte w tym certyfikacie pozostają aktualne i nie doszło do zmiany rezydencji podatkowej tego podmiotu. Jednakże faktura wystawiona przez kontrahenta wskazuje na adres siedziby tego podmiotu w innym państwie, niż wynika to z posiadanego certyfikatu rezydencji. W takim przypadku płatnik nie będzie uprawniony do uznania rezydencji podatkowej swojego kontrahenta. (...)"
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 27 z dnia 2020-09-20
