Czym są koszty reprezentacji?
Przedsiębiorcy, oprócz działań mających na celu bezpośrednie osiąganie zysku, stosują często zabiegi mające pośrednio zachęcić potencjalnych kontrahentów do zawierania transakcji właśnie z nimi. Generuje to niejednokrotnie niemałe koszty. Warto jednak zwrócić uwagę, że ustawodawca zarówno osobom fizycznym jak i prawnym zabrania zaliczać do kosztów uzyskania przychodu tzw. kosztów reprezentacji. Jednak określenie, co należy do nich zaliczać, budzi wśród podatników wiele problemów.
Obie ustawy o podatkach dochodowych (PIT, CIT) wymieniają wśród kosztów reprezentacji w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie definiując reprezentacji w żaden bliższy sposób. Nie można więc się dziwić, że wśród podatników panuje przekonanie, że reprezentację należy łączyć wyłącznie z wytwornością i okazałością, gdyż opierają się oni na słownikowej definicji tego wyrażenia (zawartej np. w Słowniku języka polskiego pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992), według której jest to "okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną".
Sądy administracyjne i organy podatkowe od jakiegoś czasu walczą z takim pojmowaniem kosztów reprezentacji, powtarzając, że wystawność określonych działań nie jest warunkiem koniecznym uznania danych kosztów za koszty reprezentacji, tak m.in. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 11.02.2011r., o sygn. III SA/Wa 1512/10: "Zdaniem Sądu, niezasadne jest akcentowanie wystawności i okazałości jako elementów nadających określonemu wydatkowi cechy kosztu poniesionego na reprezentację. W wyroku z 5 maja 1998 r. sygn. akt SA/Sz 1412/97 (LEX nr 32951) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że "reprezentacja" nie musi odnosić się do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jej logo, sposobie podejmowania klientów.", natomiast według wyroku tego samego sądu z dnia 13.09.2010r., o sygn. III SA/Wa 752/10: "wydatki takie mają się przyczynić do pozytywnego względem Spółki nastawienia kontrahentów i klientów.".
Najpopularniejszym sposobem na zaprezentowanie pozytywnego wizerunku firmy, uznawanym powszechnie przez organy podatkowe za reprezentację, są posiłki serwowane w restauracjach, poza siedzibą przedsiębiorstwa. Uważa się bowiem, że w przeciwieństwie do posiłków w siedzibie firmy, które uznaje się za zwyczajowo przyjęte w ramach spotkań służbowych i nie kwalifikuje się ich jako kosztów reprezentacyjnych, zaproszenie kontrahenta do restauracji ma na celu bezpośrednie kształtowanie wizerunku gospodarza jako podmiotu gościnnego i hojnego. Podkreślił to np. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 24.02.2011r., o sygn. I SA/Po 917/10: "Organizowanie zatem spotkań z kontrahentami w restauracji, także wtedy, gdy poświęcone są omówieniu spraw służbowych, może mieć wpływ na ich nastawienie do gospodarza i taki jest cel wyboru takiego miejsca spotkania.".
W wydanym niedawno orzeczeniu WSA w Łodzi uznał za koszty reprezentacji także wydatek poniesiony w celu przygotowania członków zarządu do wystąpień przez osobę z dużym doświadczeniem w wystąpieniach publicznych. Argumentował to tym, że działania takie były nakierowane na wykreowanie pozytywnego wizerunku spółki i stwarzania jej dobrego obrazu w oczach kluczowych partnerów handlowych, co mieści się w pojęciu reprezentacji. (I SA/Łd 606/12 z dnia 22.06.2012r.)
Według organów podatkowych kosztami reprezentacji z pewnością nie są wydatki na cele stricte reklamowe- zakup banerów, folderów czy prezentacji multimedialnych dotyczących działalności gospodarczej podatnika (tak Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 03.07.2012r., o sygn. IPPB5/423-295/12-4/RS). Nie jest nimi także drobny poczęstunek w postaci ciastek i napojów (z wyjątkiem alkoholu) serwowany w trakcie narad czy wewnętrznych spotkań, jako zwyczajowo uzasadniony w takich momentach (tak Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 24.01.2008r., o sygn. ITPB3/423-219/07/PS).
Należy jednak podkreślić, że w związku z brakiem jednolitej definicji "reprezentacji" w prawie podatkowym, co do poszczególnych sytuacji orzeczenia organów podatkowych mogą się różnić, dlatego też najbardziej rozważnym będzie, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zasięgnąć ich opinii.
Jarosław Włoch
Aplikant radcowski, konsultant podatkowy w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
