Jak prawidłowo odliczyć VAT z duplikatów faktur?
W praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których dochodzi do zagubienia lub zniszczenia faktury. Wówczas konieczne jest wystawienie przez sprzedawcę duplikatu tego dokumentu. Wystawianie duplikatów faktur rodzi jednak wątpliwości po stronie nabywców towarów i usług, co do właściwego momentu odliczenia podatku naliczonego z nich wynikającego.
Możliwość wystawiania ww. dokumentów wynika z § 20 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur, który stanowi, że w sytuacji gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę zgodnie z danymi zawartymi w jej kopii. Wystawiony w ten sposób dokument różni się od oryginalnej faktury jedynie datą wystawienia oraz tym, że w jego tytule znajduje się słowo "DUPLIKAT".
Jak powstaje prawo?
Podatnicy otrzymujący wystawiony w ten sposób duplikat faktury nie mają pewności co do momentu w którym uprawnieni są do odliczenia podatku naliczonego. Wątpliwości te rodzą się na tle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi bowiem, iż podatnik uzyskuje prawo do obniżenia podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę. Wskazany sposób powstania prawa do odliczenia ma zastosowanie w odniesieniu do większości zakupów dokonywanych przez polskich podatników.
Moment, w którym powstaje prawo do odliczenia został zatem przez ustawodawcę ściśle związany z chwilą otrzymania faktury przez podatnika dokonującego zakupu. Z tego powodu niezwykle istotne jest określenie, czy uzyskanie duplikatu faktury można uznać za równoznaczne z otrzymaniem faktury, o którym mowa we wskazanym przepisie. W przypadku uznania, iż tak jest, prawo do odliczenia powstawało będzie w momencie otrzymania przez przedsiębiorcę duplikatu. W konsekwencji możliwym będzie odliczenie podatku w tym okresie oraz, na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych bez konieczności dokonywania korekty deklaracji VAT-7.
Gdy faktura zaginie
Należy jednak wyraźnie podkreślić, iż możliwość potraktowania chwili otrzymania duplikatu faktury na równi z uzyskaniem faktury pierwotnej jest możliwe w przypadku, gdy faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do adresata, ponieważ zaginęła w drodze. Tylko wtedy prawo do odliczenia powstaje w okresie, w którym duplikat faktury znalazł się w posiadaniu podatnika.
W przypadku natomiast gdy faktura pierwotna wpłynęła uprzednio do nabywcy, a następnie miało miejsce jej zaginięcie lub zniszczenie (np. po wpływie do sekretariatu firmy, a przed jej zaksięgowaniem przez odpowiedni dział), uznaje się, że to moment jej wpłynięcia powinien być uznany za moment otrzymania faktury w rozumieniu art. 86 ust. 11 ustawy VAT. W takiej sytuacji, zgodnie z powszechnie prezentowanym poglądem, prawo do obniżenia podatku należnego zostaje nadane podatnikowi już w momencie otrzymania oryginału faktury pierwotnej.
Przedstawiona wyżej kwestia jest szczególnie istotna w przypadku, gdy duplikat faktury zostaje wystawiony i wysłany do odbiorcy kilka miesięcy po otrzymaniu (i zagubieniu) faktury pierwotnej. W takiej bowiem sytuacji podatnik traci prawo do odliczenia podatku wynikającego z duplikatu w bieżącej deklaracji, jeżeli duplikat nie dotrze do podatnika przez upływem terminu do rozliczenia podatku za drugi miesiąc po miesiącu w którym otrzymano fakturę pierwotną. W razie takiego opóźnienia podatek z duplikatu będzie musiał być odliczony w drodze korekty deklaracji za miesiąc, w którym otrzymano fakturę po raz pierwszy (lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych).
Przykład
W grudniu 2008 r. Spółka X zakupiła towary od krajowego kontrahenta. Sprzedawca wystawił fakturę dokumentującą przeprowadzoną transakcję. Spółka otrzymała fakturę w dniu 30 grudnia 2008 r.. W styczniu 2009 r. okazało się jednak, iż faktura zginęła i nie można jej odnaleźć mimo usilnych starań. Spółka zwróciła się zatem do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury. Pomimo nalegań na szybkie przesłanie duplikatu, Spółka otrzymała ten dokument dopiero w kwietniu 2009 r. Ponieważ prawo do odliczenia podatku powstało w grudniu 2009 r. (podatnik mógł dokonać go jeszcze w rozliczeniu za styczeń i luty 2009 r.), jedyną możliwością odzyskania zapłaconego podatku jest dla Spółki złożenie korekty deklaracji za miesiąc grudzień 2008 r., styczeń lub luty 2009 r.
W analogicznej sytuacji, gdyby faktura pierwotna zaginęła przez dotarciem do firmy Podatnika, miałby on prawo do odliczenia podatku naliczonego w miesiącu otrzymania duplikatu faktury lub w dwóch następnych miesiącach (czyli w kwietniu lun maju i czerwcu 2009 r.).
Bartłomiej Bieńkowski, ekspert ECDDP
