Kiedy delegacje są zwolnione z podatku?

Zgodnie z obowiązującą zasadą powszechności opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Jednak przepisy podatkowe zawierają katalog zwolnień z podatku. W tym katalogu znajdują się m.in. diety wypłacane z tytułu podróży służbowych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Aktami prawnymi, o których mowa powyżej są rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

W konsekwencji diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju i za granicą są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT do wysokości określonej w w/w rozporządzeniach.

Aby jednak diety z tytułu podróży służbowej były zwolnione z podatku dana podróż musi spełniać przesłanki uznania jej za podróż służbową w rozumieniu Kodeksu pracy. Zgodnie z definicją podróży służbowej zawartej w kodeksie pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 Kodeksu pracy). Oznacza to, że podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego. Należy podkreślić, że określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy pozostaje w gestii pracodawcy i pracownika. Przez pojęcie miejsce pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny, dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzję o tym, czy pracownik odbywa podróż służbową, podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.

W przypadku podróży krajowej, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży, ryczałt za nocleg - 34,50 zł; ryczałt za dojazdy - 4,60 zł (§ 4, 6 i 7 rozporządzenia o podróży krajowej). W przypadku podróży zagranicznej odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta za każdą dobę podróży jest określana odrębnie dla każdego państwa (załącznik do rozporządzenia, § 4 rozporządzenia w sprawie zagranicznej podróży służbowej).

Z powyższych rozważań wynika zatem, iż diety wypłacane pracownikom za podróż służbową są zwolnione z podatku PIT tylko przy możliwości uznania ich za podróż służbową w rozumieniu Kodeksu pracy oraz tylko do wysokości kwot określonych we wskazanych wyżej rozporządzeniach..

Marcin Parulski, konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych

Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.