W skrócie
- Od 2026 roku większość firm będzie musiała korzystać z KSeF w zakresie odbierania faktur. Wyzwaniem będzie też wystawianie faktur w centralnym systemie. W praktyce - w tym roku będą funkcjonowały trzy równoległe obiegi dokumentów.
- Małe firmy obawiają się problemów operacyjnych związanych z nowym systemem, zwłaszcza pomyłek i konsekwencji ich popełnienia oraz braku możliwości anulowania faktur. Jedyną opcją będzie korekta w systemie.
- W KSeF odpowiedzialność za korekty faktur spoczywa wyłącznie na sprzedawcy, a faktury po wprowadzeniu do systemu mają charakter ostateczny i nie mogą być anulowane ani duplikowane. Mogą być jednak wysłane w systemie korekty.
- Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej serwisu
- Rok 2026 będzie okresem, w którym praktycznie funkcjonować będą trzy równoległe obiegi dokumentów. Pojawią się faktury wystawiane i przesyłane przez KSeF - i w tym obiegu znajdą się przede wszystkim duże, dobrze przygotowane firmy, które w zasadzie od początku będą fakturować elektronicznie bez większych problemów. Nadal będą też funkcjonowały faktury elektroniczne przesyłane poza KSeF - firmy, które korzystają ze zwolnienia w dalszym ciągu będą mogły wystawiać je tak jak dotychczas. Trzecią grupą będą przedsiębiorcy uprawnieni do korzystania ze zwolnienia, którzy wciąż będą mogli wystawiać faktury papierowe - ocenia Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL.
Zobacz również:
Jak tłumaczy, dodatkowo pozostaje kwestia faktur uproszczonych, które nie trafiają do KSeF.
- Fakturą uproszczoną jest paragon z NIP do kwoty 450 zł. Może więc zdarzyć się, że mniejsza stacja paliw, która do tej pory nie wystawiała faktury jako osobnego dokumentu, będzie po prostu wystawiać paragon z NIP dla klienta - i będzie to w pełni wystarczający dokument księgowy. Przedsiębiorcy muszą odnaleźć się w tej różnorodności, a księgowi będą musieli oceniać, czy dany dokument jest prawidłowy i czy powinien trafić do ksiąg.
Trzy obiegi dokumentów. Firmy muszą odnaleźć się w nowej rzeczywistości KSeF
Z badania przeprowadzonego na grupie jednoosobowych oraz małych przedsiębiorców wynika, że największe obawy związane z KSeF mają charakter operacyjny. Odpowiedzi ankietowanych pokazują, że nie kwestionują oni samej idei cyfryzacji, ale obawiają się jej praktycznego funkcjonowania w codziennej pracy. Co czwarty respondent boi się wynikających z nowych procedur pomyłek i ich konsekwencji, a 22 proc. ma wątpliwości dotyczące odpowiedniego zabezpieczenia danych. Dla 17 proc. problemem pozostaje niepewność dotycząca harmonogramu wdrażania KSeF i wymogów, a 15 proc. obawia się przerw w działaniu systemu.
Jak przyznają eksperci księgowi, zapewne pomyłki będą się zdarzały. Mogą wystąpić sytuacje, w których ktoś wystawi fakturę na niewłaściwy podmiot - np. pomyli cyfry w NIP, a numer ten będzie należał do innego przedsiębiorcy. Dokument może więc trafić w systemie do odbiorcy, który nie powinien go otrzymać. Takie przypadki będą wymagały korekt. Dlatego proces odbierania faktur stanie się dużym wyzwaniem: trzeba będzie sprawdzać, czy wszystko, co pojawia się w KSeF, rzeczywiście dotyczy konkretnej firmy.
Pomyłki, korekty i bezpieczeństwo danych. Operacyjne obawy przedsiębiorców
Przypominają też, że nie każda faktura otrzymana przez przedsiębiorcę automatycznie jest kosztem. To, co dotychczas analizowały biura rachunkowe - czy dany wydatek ma związek z działalnością - będzie obowiązywało również w KSeF. Faktura może być poprawnie wystawiona na firmę, ale dotyczyć wydatku prywatnego, więc nie będzie stanowiła kosztu. Klasycznym przykładem są okulary - przedsiębiorcy często uważają je za niezbędne narzędzie pracy, ale Ministerstwo Finansów interpretuje, że okulary mogą być kosztem tylko dla pracownika, nie dla właściciela firmy.
Zobacz również:
Pojawiają się obawy, że KSeF wprowadzi dodatkowe zawirowania, ale kluczowym wyzwaniem będzie nauka nowych procesów - to będzie musiało się "ułożyć" w pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu.
- Kolejny element, który będzie funkcjonował inaczej niż do tej pory, to wystawianie faktur z datą inną niż faktyczna, co było prawnie możliwe. Dotąd powszechną praktyką było wystawianie faktur z datą ostatniego dnia miesiąca, nawet jeśli faktycznie tworzono je później - ze względu na zamykanie okresów rozliczeniowych, przyspieszanie księgowań czy potrzeby operacyjne. KSeF takiej możliwości nie da. Datą wystawienia będzie faktyczny moment przesłania dokumentu do systemu. To oznacza konieczność wcześniejszego zamykania usług ciągłych lub rozliczeń miesięcznych, aby zdążyć wystawić i przesłać fakturę jeszcze w danym miesiącu. Ta informacja jest już chyba znana, ale przedsiębiorcy będą musieli technicznie dostosować proces tak, by zapewnić kontrahentom możliwość rozpoznania kosztu w odpowiednim okresie - i aby zachować płynność finansową swojej firmy - dodaje przedstawicielka IFIRMA.PL.
Koniec anulowania faktur. KSeF wymusi nowe zasady i zmianę codziennych nawyków
Doradcy księgowi podkreślają, że przede wszystkim trzeba pamiętać, że wszystko, co trafi do KSeF, staje się elementem obiegu gospodarczego. Dokument jest widoczny dla kontrahenta, dla nas oraz dla państwa - i ma charakter dokumentu ostatecznego. To oczywiście nie oznacza, że błędy przestaną się zdarzać. Nadal będą popełniane, ale ich poprawianie będzie musiało odbywać się zgodnie z określonym schematem.
- Do tej pory funkcjonowały faktury korygujące i to się nie zmienia - nadal będziemy je stosować. Zmienia się natomiast sposób codziennej praktyki. Wcześniej bywało tak, że przedsiębiorcy "dogadywali się" między sobą, usuwali dokument z systemów finansowo księgowych i uznawali go za anulowany. W KSeF anulowania faktury nie ma. Jedyną formą poprawy jest faktura korygująca, wystawiana wyłącznie przez sprzedawcę. Nie będzie też sytuacji, w której nabywca sam poprawia błędy, wystawiając notę korygującą - w KSeF to rozwiązanie przestaje funkcjonować. Za wszystkie korekty odpowiedzialny jest wyłącznie sprzedawca - wyjaśnia Joanna Łuksza.
Z istoty systemu wynika również, że duplikaty faktur przestają istnieć. Dotąd przedsiębiorcy często prosili o duplikat, aby ułatwić księgowanie dokumentów z opóźnieniem lub uniknąć korekt w poprzednich okresach. W KSeF taki mechanizm nie będzie możliwy - dokument raz wprowadzony do systemu istnieje w nim jako zapis trwały.
Monika Krześniak-Sajewicz
