W skrócie
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązkowy od lutego 2026 roku dla największych firm, a od kwietnia 2026 roku dla pozostałych.
- Tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło integrację z KSeF, a 18 proc. nie planuje tego w najbliższym czasie.
- Firmy mają małą wiedzę na temat KSeF, a informacje najczęściej uzyskują od księgowych i biur rachunkowych.
- Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej serwisu
Krajowy System e-Faktur wchodzi w kluczowy etap wdrażania. To największe wyzwanie ostatnich dekad. Od 1 lutego 2026 r. KSeF 2.0 stanie się faktem - faktury papierowe wymieniane między przedsiębiorcami trafią do lamusa, a zaczną obowiązywać e-faktury. Wyniki badania inFakt Indeks 2025 pokazują jednak wyraźnie, że mimo rosnącej świadomości zbliżającego się obowiązku, przedsiębiorcy wciąż nie czują się realnie przygotowani na zmiany.
Mała wiedza przedsiębiorców o KSeF, choć daty były znane od dawna
Na pytanie "Czy wiesz, kiedy odbiór faktur w KSeF będzie obowiązkowy?" tylko 29 proc. odpowiedzi było poprawnych. Ten wynik obrazuje, że przedsiębiorcy mają małą wiedzę o KSeF.
Najczęściej wiedza na temat systemu pochodzi od księgowych i biur rachunkowych - wskazało je 37 proc. respondentów. Drugim istotnym źródłem są media, które wskazało 25 proc. badanych. Kampanie informacyjne administracji publicznej pozostają natomiast mniej widoczne.
- Choć ostateczne daty wejścia są od dawna znane, to informacje trafiały do przedsiębiorców na ich skrzynki miesiąc przed startem reformy, w okresie świątecznym, a powinny być przekazane już w sierpniu - po podpisaniu ustawy przez prezydenta - uważa Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
O tym, że Ministerstwo Finansów wybrało niezbyt dobry czas na akcję informacyjną, Interia pisała dwa tygodnie temu.
Niepewność związana z nowym obowiązkiem. To może oznaczać problemy
O KSeF słyszało już 78 proc. przedsiębiorców, ale poziom przygotowania firm pozostaje wyraźnie niższy niż poziom deklarowanej wiedzy. Tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło już rozwiązania umożliwiające integrację z KSeF, a 32 proc. znajduje się w trakcie tego procesu. Jednocześnie 18 proc. firm deklaruje, że w ogóle nie planuje wdrożenia systemu w najbliższym czasie.
- Pokazuje to skalę odraczania decyzji i niepewności związanej z nowym obowiązkiem. Dzieje się to pomimo, że KSeF w Polsce w wersji dobrowolnej znany jest od 2022 r., a w 2023 roku mówiło się o tym, że stanie się obowiązkowy. W 2024 r. obowiązek został przeniesiony na 2026 r., a więc czasu było nadto, ale mimo wszystko wdrożenie jest cały czas odkładane - podkreśla Piotr Juszczyk.
To może oznaczać problemy i to już od lutego, mimo tego, że mniejsze firmy mają więcej czasu na przygotowanie się do wystawiania faktur w nowym systemie.
"Dobrze byłoby, żeby firmy były gotowe do odbioru faktur"
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.
Jednak wszystkie firmy od lutego powinny być przygotowane do odbioru faktury w nowym systemie i to może się okazać problematyczne.
Pojawia się w tym kontekście pytanie o konkretne sytuacje, jakie mogą wystąpić, np. co w sytuacji, gdy duża firma wystawi małej faktury w KSeF, a ta ich jeszcze nie odbiera?
- Myślę, że raczej nie będzie odstępstw - jeśli dana firma zdecyduje się wystawiać faktury tylko w KSeF, to raczej nie będzie innej opcji. Natomiast jeśli będzie to mniejsza firma, to może będzie elastyczna i przekaże wizualizację faktury czy nawet ją wydrukuje. Tu będzie dualizm podejścia, więc dobrze byłoby, żeby firmy były gotowe do odbioru faktur - mówi Piotr Juszczyk.
Jego zdaniem, docelowo KSeF ułatwi przedsiębiorcom funkcjonowanie i działom księgowości.
krześ
