Niższy podatek tylko przy drobnych upominkach
Przekazując klientom z okazji Świąt drobne upominki z logo firmy, przedsiębiorca może rozliczyć je w kosztach podatkowych. Jeśli prezent ma większą wartość niż 10 zł, może pojawić się konieczność naliczenia VAT-u.
W ramach cyklu Christmas Time Tax Care przybliża możliwości podatkowego rozliczenia prezentów przekazywanych kontrahentom z okazji zbliżających się Świąt. Wskazujemy zarówno co może stanowić koszt uzyskania przychodu firmy, jak też konsekwencje przekazania upominków na gruncie VAT-u.
Do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można takie wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania jego źródła. Podatkowo nie można jednak rozliczyć takich wydatków, które pomimo spełniania tych celów, zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT lub art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Na liście wyłączeń znajduje się między innymi reprezentacja. Ustawy podatkowe nie zawierają jednak definicji tego pojęcia, a sam przepis wskazuje, że podatkowo nie można rozliczyć kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W praktyce jednak orzecznictwo sądowe w zdecydowanej większości wskazuje, że nie każdy wydatek na artykuły spożywcze stanowi reprezentację.
Konieczne jest odniesienie do definicji tego pojęcia w słowniku języka polskiego, w którym reprezentacja rozumiana jest jako "okazałość, wystawność, związana ze stanowiskiem czy pozycją społeczną". Będzie to zatem występowanie w imieniu firmy wiążące się z "okazałością", mające na celu wywołanie dobrego wrażenia czy utrwalenie właściwego wizerunku firmy. Taki charakter może mieć przesłanie np. kosza z ekskluzywną żywnością albo drogiego prezentu do strategicznej grupy klientów. Na gruncie podatków dochodowych nie ma jednak, tak jak w VAT, ustalonych limitów kwotowych. Z jednej strony pozwala to na większą elastyczność ale z drugiej może dawać także większą swobodę fiskusowi w zakresie ewentualnego podważania zasadności rozliczenia wydatku w kosztach.
W przypadku drogich prezentów sytuacji raczej nie uratuje zamieszczenie na prezencie logotypu, jak jest to możliwe w przypadku tańszych podarunków. Co do zasady rozdawanie upominków świątecznych można bowiem połączyć z reklamą. W tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń w zaliczeniu poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Reklama to również pojęcie bez definicji ustawowej. Słownik języka polskiego wskazuje, że jest to działanie polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów i usług. Za reklamę można uznać rozpowszechnianie informacji o danym towarze, w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do jego zakupu, jak również o samej firmie - w tym jej nazwie, logo.
Zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej, ukształtował się pogląd, że gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy i wydawane obecnym lub potencjalnym kontrahentom są upominkami reklamowymi i tym samym nie mają charakteru reprezentacyjnego. Wysyłając więc kartki świąteczne do klientów bez obawy można rozliczyć je w kosztach podatkowych razem z usługą przesyłki. Podobnie jest np. z długopisami o niedużej wartości (kilkadziesiąt, a nie kilkaset złotych), kalendarzami, przenośnymi nośnikami pamięci (pen-drive) czy maskotkami. Aby ich zaliczenie w ciężar kosztów podatkowych nie budziło wątpliwości, powinny być opatrzone logo firmy i nie mieć większej wartość.
Przedsiębiorcy, którzy rozliczają VAT, przekazując nieodpłatnie prezenty kontrahentom, muszą jeszcze zwrócić uwagę na kwestie związane z tym podatkiem. Jeśli przy zakupie przekazywanych prezentów (lub ich części składowych, jeżeli prezent wytwarzał przedsiębiorca we własnym zakresie) przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego chociażby w części, to czynność taka może być opodatkowana VAT. Będzie tak w przypadku przekazania prezentów o wartości przekraczającej 100 zł. Jeśli natomiast mają one mniejszą wartość, a firma prowadzi ewidencję pozwalającą ustalić dane osoby, której prezent został przekazany, podatku nie trzeba naliczać. 100 zł jest to jednak limit dla jednego kontrahenta na cały rok. Trzeba więc sprawdzić czy już wcześniej nie został mu przekazany prezent, a jeśli tak - to jakiej wartości. Jeśli jednak takiej ewidencji nie ma lub nie chcemy ująć w niej danych konkretnego klienta lub ze względu na wcześniej przekazane prezenty czynność będzie podlegała opodatkowaniu (przekroczenie limitu 100 zł), wówczas tylko prezent do kwoty 10 zł będzie nieopodatkowany VAT.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w takiej sytuacji przekazać kilka mniejszych prezentów bez względu na łączną wartość. Istotne jest tylko, żeby cena jednostkowa żadnego z podarunków nie przekraczała limitu 10 zł. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 14.08.2013 r., sygn. LPP2/443-444/13-2/MN.
Przykład 1: Przedsiębiorca przekazuje kontrahentom długopisy zakupione w cenie 10 zł za sztukę, przy których zakupie przysługiwało mu prawo do odliczenia. Przekazania te nie są ujęte w ewidencji. Bez względu na łączną wartość przekazanych prezentów w ciągu roku jednemu kontrahentowi (przy założeniu, że wszystkie mieściły się w limicie poniżej 10 zł netto), takie działanie nie wymaga jednak opodatkowania.
Przykład 2: Przedsiębiorca przekazuje swoim kontrahentom kalendarze książkowe z logo firmy. Cena zakupu jednego kalendarza to 30 zł. Prowadzona jest jednak ewidencja, a łączna wartość przekazanych w tym roku prezentów nie przekroczyła 100 zł. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie musi traktować przekazanego kalendarza jako odpłatnej dostawy towarów, czyli nie jest to czynność podlegająca opodatkowaniu.
Przekazując prezenty trzeba dodatkowo zwrócić uwagę na pobranie zaliczek na podatek dochodowy. Jeżeli prezent jest przekazywany osobie fizycznej to stanowi dla niej przychód z tzw. innych źródeł. W takim przypadku obowiązuje zwolnienie, jeżeli prezent jest przekazywany w związku z promocją firmy lub reklamą a jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł.
Zwolnienie to nie ma jednak zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika lub osoby pozostającej z przedsiębiorcą w stosunku cywilnoprawnym. W pozostałych przypadkach należy jednak ustalić wartość prezentu i ująć go w wystawianym PIT-8C. Takiego obowiązku nie ma jednak, jeżeli upominki trafiają do innej firmy - wtedy stanowią one przychód z działalności gospodarczej a wartość przychodu jest ustalana przez kontrahenta we własnym zakresie.
Katarzyna Rola-Stężycka
