Deklaracje mogą być składane w formie elektronicznej. Wynika to z art. 3a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). Do niedawna podatnicy, którzy chcieli przejść z deklaracji papierowych na elektroniczne, musieli spełnić szereg formalności. Najpierw trzeba było poinformować urząd skarbowy o zamiarze składania e-deklaracji i wskazać osobę, która miała je podpisywać. Polegało to na złożeniu formularza ZAW-E1. Miał on formę papierową. W jednym druku było przy tym miejsce na wpisanie danych tylko jednej osoby upoważnionej do składania i podpisywania e-deklaracji. Jeżeli więc takich osób było więcej, zawiadomienie ZAW-E1 należało złożyć dla każdej z nich oddzielnie.
Następnie osoba upoważniona do podpisywania deklaracji składanych w formie elektronicznej musiała przesłać w formie elektronicznej zgłoszenie ZAW-E2. Opatrywała je swoim e-podpisem.
Ostatnim etapem było uzyskanie zaświadczenia ZAS-E. Urząd skarbowy wydawał je po sprawdzeniu zgodności danych zawartych w zawiadomieniu z danymi podanymi w zgłoszeniu. Dopiero po uzyskaniu takiego zaświadczenia można było przesyłać deklaracje przez Internet. Na jego wydanie urząd skarbowy miał miesiąc od dnia złożenia zgłoszenia. W przypadku, gdy weryfikacja nie przebiegła pomyślnie, było wydane postanowienie o odmowie składania deklaracji w formie elektronicznej ZAS-O.
Obecnie nie trzeba już przechodzić tej procedury. Przepis, który ją przewidywał (art. 3c Ordynacji podatkowej), nie obowiązuje od 8 kwietnia 2009 r. Został uchylony ustawą z dnia 5 marca 2009 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 57, poz. 466). Nie trzeba więc już informować urzędu skarbowego o wyborze formy składania deklaracji i czekać na wydanie zaświadczenia. Jedno jednak się nie zmieniło: w dalszym ciągu deklaracje składane w formie elektronicznej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wyjątkiem jest PIT-37 za 2008 r.
Podstawowy zestaw do posługiwania się bezpiecznym e-podpisem składa się z certyfikatu kwalifikowanego ważnego rok, karty kryptograficznej, czytnika kart, oprogramowania. Trzeba za niego zapłacić około 300 zł (brutto). Koszt zakupu wzrasta, jeżeli certyfikat ma być ważny dwa lata. Po roku lub dwóch latach - w zależności od okresu ważności - certyfikat należy odnowić.
E-podpis przyporządkowany jest do konkretnej osoby fizycznej. Nie może go mieć firma. E-deklaracje może podpisywać osoba, która posiada odpowiedni podpis elektroniczny, działająca w imieniu własnym bądź w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Wynika to z art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 ze zm.). Oznacza to, że deklaracje w formie elektronicznej może w imieniu podatnika składać np. księgowy zatrudniony w firmie, doradca podatkowy, właściciel biura rachunkowego. Według regulacji obowiązujących przed 8 kwietnia 2009 r., osoba upoważniona przez podatnika mogła podpisywać e-deklaracje po przejściu opisanej wcześniej procedury. Teraz wystarczy złożyć w urzędzie skarbowym specjalne pełnomocnictwo.
Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji należy złożyć na druku oznaczonym symbolem UPL-1. Trzeba w nim podać informacje o mocodawcy, dane pełnomocnika oraz okres obowiązywania upoważnienia. Rubryka, w której wpisuje się datę, do kiedy pełnomocnictwo jest ważne, może zostać pusta. Wówczas pełnomocnictwo będzie traktowane jako udzielone bezterminowo. Można je oczywiście w każdej chwili odwołać. Zawiadomienie o jego odwołaniu - podobnie jak samo pełnomocnictwo - trzeba złożyć na specjalnym druku. Jest to formularz oznaczony symbolem OPL-1. Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Nie trzeba uiszczać opłaty skarbowej.
Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji różni się od pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanych w formie papierowej. O tym, że deklaracje papierowe będzie podpisywał pełnomocnik, należy poinformować urząd skarbowy właściwy w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. W tym urzędzie skarbowym składa się również zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa. Nie ma urzędowego wzoru ani pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji papierowych, ani zawiadomienia o jego odwołaniu. Składając to pełnomocnictwo, należy co do zasady uiścić opłatę skarbową. Wynosi ona 17 zł.
Obecnie funkcjonują więc dwa odrębne pełnomocnictwa: do podpisywania deklaracji składanych w formie elektronicznej oraz do podpisywania deklaracji papierowych. Oznacza to, że pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji trzeba złożyć także wtedy, gdy osoba wskazana w nim jako pełnomocnik, ma upoważnienie do podpisywania deklaracji papierowych.
Nasuwa się pytanie, co ze "starymi" upoważnieniami. Czy trzeba złożyć w urzędzie skarbowym formularz UPL-1, jeżeli osoba upoważniona do składania e-deklaracji została zgłoszona na zasadach obowiązujących przed 8 kwietnia 2009 r.? Nie. Podatnicy, którzy mają zaświadczenie ZAS-E, mogą składać za pomocą środków komunikacji elektronicznej deklaracje podpisane przez pełnomocnika bez konieczności składania specjalnego pełnomocnictwa.
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 14 z dnia 2009-05-10
