Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2010 r.

Podmioty, dla których limit ma znaczenie

Tylko dla pewnej grupy podmiotów obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w danym roku ustala się w zależności od wielkości zeszłorocznych przychodów. Należą do nich:

• osoby fizyczne,
   
• spółki cywilne osób fizycznych,
   
• spółki jawne osób fizycznych,
   
• spółki partnerskie.

Taką listę podmiotów, które prowadzą księgi rachunkowe po przekroczeniu limitu przychodów, określają zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 24a ust. 4 ustawy o pdof. Jednak od dnia 16 lipca 2009 r. do wymienionego przepisu ustawy o rachunkowości wprowadzono nowy podmiot - spółdzielnię socjalną.

Osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów do końca roku, za który ich przychody przekroczą limit (art. 24a ust. 1 ustawy o pdof). Jeśli w danym roku limit zostanie przekroczony - od początku następnego roku muszą zaprowadzić księgi rachunkowe. Należy zaznaczyć, że dotyczy to także m.in. przedsiębiorstw osób fizycznych nieposiadających obywatelstwa polskiego, będących obywatelami Unii Europejskiej. Osoby te, zgodnie z prawem wspólnotowym, powinny być traktowane w zakresie obowiązku stosowania ustawy o rachunkowości tak jak obywatele polscy.

Spółdzielnie socjalne mogą do końca roku, w którym limit przychodów został przekroczony, prowadzić inną ewidencję księgową niż księgi rachunkowe. Jaka będzie forma tej ewidencji - spółdzielnia musi ustalić we własnym zakresie. Prowadzenie przez te spółdzielnie statutowej działalności odpłatnej wymaga rachunkowego wyodrębnienia tych działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników. Wynika to z art. 9 ustawy o spółdzielniach socjalnych. Nadmieńmy w tym miejscu, że ewidencja ta nie może przybrać postaci księgi podatkowej. Przepisy ustawy o pdof nie mają zastosowania do spółdzielni socjalnych.

Natomiast niezależnie od wielkości przychodów prowadzą księgi rachunkowe m.in. spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne i komandytowe, a także spółki cywilne czy jawne, w których choćby jednym ze wspólników jest osoba prawna, oraz osoby fizyczne nieposiadające obywatelstwa polskiego pochodzące z kraju spoza Unii Europejskiej.

Przychody porównywane z limitem

Przychody, które należy porównać z limitem, aby ustalić obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, inaczej definiują ustawa o rachunkowości i ustawa o pdof. Ustawa o rachunkowości mówi o przychodach netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych (art. 2 ust. 1 pkt 2). Z kolei ustawa o pdof o przychodach w rozumieniu art. 14 tej ustawy, tj. kwotach należnych, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Wydaje się logiczne, że osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie prowadzące w 2009 r. księgę podatkową, powinny z limitem porównywać przychody w rozumieniu art. 14 ustawy o pdof. Przychody te wyznacza podsumowana na koniec 2009 r. kolumna 9 księgi "Razem przychód", która stanowi sumę wartości z kolumn 7 "Wartość sprzedanych towarów i usług" i 8 "Pozostałe przychody".

Natomiast przychody określone w ustawie o rachunkowości uwzględniać powinny podmioty, które prowadziły w 2009 r. księgi rachunkowe. Potwierdza to np. postanowienie Urzędu Skarbowego w Pruszkowie z dnia 2 marca 2006 r., nr 1421/BF/415-52/GJ/05. Przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych należy ustalić na podstawie prowadzonych ksiąg, po wyeliminowaniu np. przychodów ze sprzedaży materiałów, pozostałych przychodów operacyjnych i zysków nadzwyczajnych. Dotyczy to również spółdzielni socjalnych nieprowadzących ksiąg rachunkowych w danym roku. Ustalając obowiązek stosowania ustawy o rachunkowości w przyszłym roku, spółdzielnie te powinny uwzględnić przychody w rozumieniu ustawy o rachunkowości, gdyż nie dotyczy ich art. 24a ust. 4 ustawy o pdof.

Trzeba jednak wiedzieć, że kwestia różnic między podatkową a bilansową definicją przychodów bywa różnie interpretowana. Podatkowa definicja przychodów jest znacznie szersza od tej określonej ustawą o rachunkowości. Obejmuje także np. przychody ze sprzedaży środków trwałych. W skrajnym przypadku zdarzyć się może, że przychody jednostki, ustalone zgodnie z ustawą o rachunkowości, nie przekraczają limitu na dany rok, a przyjmując definicję z ustawy o pdof - tak. Wówczas niektóre jednostki dla ostrożności przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych przyjmują przychody w myśl ustawy o pdof.

Wyliczenie limitu przychodów w 2009 r.

Kwotę limitu wyznacza art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (art. 24a ust. 4 ustawy o pdof odwołuje się do "kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości"). Obecnie kwota ta wynosi 1.200.000 euro. Została w ubiegłym roku (z dniem 22 sierpnia 2008 r.) podwyższona z kwoty 800.000 euro.

Kwotę 1.200.000 euro należy przeliczyć na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy (podatkowy). Co do tego analogiczne regulacje zawierają art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości i art. 24a ust. 6 ustawy o pdof. Jednak czasami pojawiają się wątpliwości z ustaleniem, z którego roku kurs przyjąć do przeliczenia kwoty limitu.

Z przepisów wynika, że osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie są obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeśli ich przychody za poprzedni rok wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość 1.200.000 euro. Zatem w danym roku obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych są te podmioty, których przychody za poprzedni rok były równe lub wyższe niż kwota limitu. Limit wyznacza się przy użyciu kursu obowiązującego w dniu 30 września tego poprzedniego roku podatkowego.

Poprzednim rokiem podatkowym w stosunku do roku 2010 jest rok 2009. Ustalając więc obowiązek zaprowadzenia ksiąg rachunkowych w 2010 r., kwotę 1.200.000 euro przeliczyć należy według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu 30 września 2009 r.

Kurs ten wyniósł 4,2226 zł/euro - według tabeli kursów NBP nr 191/A/NBP/2009. Stąd limit przychodów wynosi:

1.200.000 euro × 4,2226 zł/euro = 5.067.120 zł.

Porównanie przychodów z limitem

Podatnicy prowadzący księgę podatkową, których przychody za 2009 r. ujęte w kolumnie 9 księgi osiągnęły kwotę 5.067.120 zł, muszą z dniem 1 stycznia 2010 r. przejść na księgi rachunkowe. Gdy przychody za 2009 r. okażą się niższe, mogą w 2010 r. prowadzić księgę podatkową.

Jeśli przychody spółdzielni socjalnych, które nie prowadziły dotąd ksiąg rachunkowych, osiągną 5.067.120 zł, muszą one z dniem 1 stycznia 2010 r. zaprowadzić księgi rachunkowe. W innym przypadku mogą dalej prowadzić uproszczoną, ustaloną w wybranej formie ewidencję.

Z kolei w przypadku gdyby wymienione podmioty prowadziły w 2009 r. księgi rachunkowe, a ich przychody nie przekroczyły limitu 5.067.120 zł, mogą z dniem 1 stycznia 2010 r. przejść z ksiąg rachunkowych na księgę podatkową lub - w odniesieniu do spółdzielni socjalnych - na uproszczoną ewidencję księgową.

Warto wiedzieć, że księgi rachunkowe od początku następnego roku mogą prowadzić także te osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody w obecnym roku okażą się niższe niż równowartość 1.200.000 euro. W tym przypadku osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Wynika to z art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 24a ust. 5 ustawy o pdof. Taka dobrowolna decyzja jest co prawda rzadkością, ale ma swoje uzasadnienie - księgi rachunkowe i sporządzone w oparciu o nie sprawozdania finansowe dają możliwość dokonania pełnej oceny sytuacji majątkowej i finansowej firmy. Stanowią źródło wielu danych istotnych z punktu widzenia właścicieli, zarządu firmy (m.in. o należnościach i zobowiązaniach, środkach pieniężnych, kapitałach, poszczególnych grupach kosztów, wyniku finansowym dla każdego wyodrębnionego ośrodka generującego przychody, np. sklepu, zakładu), których nie "wyczyta" się z księgi podatkowej.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),
   
• ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
   
• ustawa z dnia 27.04.2006 r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. nr 94, poz. 651 ze zm.).

autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa Nr 600 z dnia 2009-10-08