Prezenty wydawane nieodpłatnie w związku z promocją i reklamą firmy - ujęcie podatkowe i bilansowe

1.1. Przekazanie prezentu - skutki w VAT

Od towarów kupionych w celu wydania w ramach promocji i reklamy firmy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego na zasadach ogólnych, tj. wtedy, gdy nabycia te mają związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych (por. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Jednocześnie nieodpłatne wydanie towarów będzie opodatkowane VAT, z wyjątkiem przekazanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, próbek oraz prezentów o małej wartości.

Przypomnijmy, że prezenty o małej wartości to przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

• o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
   
• których przekazania nie ujęto w ww. ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Jeżeli zatem w ramach akcji promocyjnej/reklamowej podatnik przykładowo wyda jednej osobie towar (niebędący próbką, drukowanym materiałem informacyjnym/reklamowym) o wartości przekraczającej 100 zł (bez znaczenia, czy prowadzi ewidencję) lub o jednostkowej cenie nabycia/koszcie wytworzenia powyżej 10 zł (gdy nie prowadzi ewidencji), wówczas wydanie tego towaru musi opodatkować. Tak będzie oczywiście w sytuacji, gdy podatnik miał prawo do odliczenia VAT od nabycia towaru.

Podstawą opodatkowania jest tu cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy jej nie ma - koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów, zgodnie z art. 29 ust. 10 ustawy o VAT. Przyjmuje się, że w przepisie tym chodzi o wartość towaru z dnia przekazania, czyli o wartość rynkową netto. W przypadku towarów wydawanych w ramach akcji reklamowych (promocyjnych) jest to zazwyczaj cena nabycia netto.

Nieodpłatne wydanie towaru (np. w ramach promocji, reklamy firmy) dokumentuje się fakturą wewnętrzną.

Wydanie towaru na rzecz podmiotu unijnego a WDT

WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) to wywóz towarów z terytorium kraju w wykonywaniu czynności określonych w art. 7 (a więc również nieodpłatne wydanie towaru) na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (art. 13 ust. 1 ustawy o VAT). WDT wystąpi, gdy zostaną spełnione pozostałe warunki ustawowe w zakresie statusu dostawcy i nabywcy. Co do zasady, WDT występuje, gdy obie strony są podatnikami VAT UE.

WAŻNE: Obowiązek rozliczenia WDT nie wystąpi, jeżeli towarami, wydawanymi jako prezenty, będą drukowane materiały reklamowe i informacyjne, próbki oraz prezenty o małej wartości albo gdy podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT od nabycia wydawanych towarów.

Jak wyżej wspomnieliśmy, nieodpłatne przekazanie towarów na rzecz podmiotów krajowych dokumentuje się fakturą wewnętrzną. Naszym zdaniem, taka faktura będzie również właściwa do udokumentowania przekazania prezentu podmiotowi zagranicznemu z UE. Więcej na ten temat, a także na temat ustalania podstawy opodatkowania i stawki VAT w przypadku wydania prezentu kontrahentowi unijnemu pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 2 z 10 stycznia 2012 r., w artykule pt. "Przekazanie prezentu kontrahentowi unijnemu - jak rozliczyć VAT?".

Jeżeli prezenty przekazywane są zagranicznym osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, to przekazanie to należy, naszym zdaniem, rozliczyć analogicznie jak wydanie prezentów podmiotom krajowym.

1.2. Otrzymanie prezentu w ramach akcji promocyjnej/reklamowej a przychód podatkowy

Wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość nieodpłatnych świadczeń, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą - jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł; zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PDOF).

WAŻNE: Kwota 200 zł, o której mowa powyżej, odnosi się wyłącznie do wartości jednorazowego prezentu; nie jest ona limitem miesięcznym, kwartalnym czy rocznym.

Jeżeli więc osoba fizyczna otrzyma w danym miesiącu kilka prezentów, a wartość żadnego z nich nie przekroczy ww. kwoty, to mimo, iż łączna ich wartość będzie wyższa niż 200 zł, przychód będzie nadal korzystał ze zwolnienia od podatku.

WAŻNE: Gdy jednorazowa wartość prezentu, otrzymanego w związku z promocją lub reklamą wręczającego przekracza 200 zł, opodatkowaniu podlega przychód w wysokości całej wartości prezentu, a nie tylko nadwyżka ponad ww. kwotę.

Wartość pieniężną określa się tu na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o PDOF.

Jeżeli przychód z tytułu otrzymania prezentu podlega opodatkowaniu, na wręczającym nie ciąży obowiązek obliczenia i poboru podatku. Jest on jedynie zobowiązany do sporządzenia imiennej informacji PIT-8C, w której wykazuje wartość przekazanego prezentu (PIT-8C nie jest sporządzany, gdy wartość prezentu korzysta ze zwolnienia od podatku). Informację tę przekazuje następnie w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego osobie, która otrzymała prezent oraz naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania tej osoby (art. 42a ustawy o PDOF). Osoba ta sama rozlicza podatek w swoim zeznaniu rocznym.

Gdy natomiast prezent przekazywany jest podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, to niezależnie od tego, czy jest to podmiot krajowy, czy zagraniczny, na wręczającym nie ciążą żadne obowiązki podatkowe w związku z ww. przekazaniem, także informacyjne.

Z kolei podmiot otrzymujący w pierwszej kolejności określa, czy powstanie u niego z tego tytułu przychód podatkowy. W tym celu musi ustalić, czy otrzymany prezent posiada wartość handlową (tj. może być przedmiotem obrotu), czy też nie. Wartość otrzymanego prezentu pozostaje tu bez znaczenia.

A zatem, gdy otrzymany przez podmiot gospodarczy prezent ma wartość handlową, to u podmiotu tego powstanie przychód, który powinien być doliczony do innych przychodów z działalności. Jeśli natomiast prezent nie przedstawia żadnej wartości handlowej, to otrzymujący go podmiot nie uzyskuje żadnego przysporzenia majątkowego i w efekcie - nie uzyskuje przychodu.

1.3. Koszty uzyskania przychodów związane z wydaniem prezentu podczas akcji promocyjnych (reklamowych)

Wydatki ponoszone na akcje promocyjne czy reklamowe przeważnie wykazują związek z przychodami podatnika, mają one bowiem na celu osiągnięcie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Nie przesądza to jednak o możliwości ujęcia ich w kosztach podatkowych. Jeśli bowiem wydatki te mają charakter reprezentacji, to nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (por. art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF). Tak może być np. w przypadku, gdy podatnik przekazuje wyselekcjonowanym kontrahentom towary o znacznej wartości. Obszernie na ten temat pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 17 z 10 czerwca 2012 r., w artykule pt. "Towary przeznaczone na promocję i reklamę firmy - ujęcie podatkowe oraz ewidencja księgowa" oraz w Biuletynie Informacyjnym nr 36 z 20 grudnia 2011 r., w artykule pt. "Prezenty wydawane klientom i kontrahentom".

1.4. Ewidencja księgowa wydania prezentu w ramach akcji promocyjnych/ reklamowych

Wydatki ponoszone w związku z promocją i reklamą firmy obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki i mogą być ujmowane np. na koncie 40-6 "Koszty reklamy".

Mogą być one odnoszone w koszty bezpośrednio po zakupie. Jeśli jednak zakup prezentów nastąpi przed rozpoczęciem ww. akcji, wówczas ich wartość ujmuje się na zapasie (np. na koncie 33 "Towary"), a w koszty odnosi się dopiero w momencie rozpoczęcia akcji promocyjnej lub z chwilą wydania prezentu (jeżeli nie ma pewności, czy prezent zostanie wydany, np. czy zostaną spełnione warunki uprawniające klienta do jego odbioru).

Operacje związane z zakupem prezentów i ich wydaniem w ramach akcji promocyjnych/reklamowych mogą zostać zaewidencjonowane w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Wspomnijmy, że VAT należny od przekazania towarów na potrzeby reklamy (i reprezentacji) stanowi koszt uzyskania przychodów, co wprost wynika z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o PDOF.