Przyszły rok będzie bardzo trudny dla nas, podatników

W roku 2013 zaczną obowiązywać nowe przepisy regulujące kwestie związane z rozliczaniem podatków i fakturowaniem. Z jednej strony zmiany ułatwią podatnikom prowadzenie działalności, jednak z drugiej nakładają nowe obowiązki i ograniczenia.

Poza tym, dla przedsiębiorstw zmiany niosą też zagrożenia. Poniższa lista może stanowić punkt wyjścia dla analizy - co należy zmienić w użytkowanym oprogramowaniu i jak prowadzić bieżącą działalność, by być zgodnym z nowymi lub zmienionymi przepisami.

Zdaniem analityków firmy Sage, nadchodzący rok będzie rokiem modyfikacji oprogramowania do zarządzania.

Przedstawiona lista dotyczy przedsiębiorstwa średniej wielkości, do 250 osób zatrudnienia. W większych przedsiębiorstwach zagadnienia będą wymagały pogłębienia.

Nowością w rozliczeniach podatków w 2013 roku - już od 1 stycznia - będzie konieczność uwzględnienia stanu płatności za faktury kontrahenta w rozpoznaniu kwot podatku. Zmiana wynika z przepisów III ustawy deregulacyjnej. Przedsiębiorca będzie zaliczał do kosztów uzyskania przychodów faktury, za które zapłacił (a nie te, które otrzymał).

Oprogramowanie powinno pomagać w rozpoznaniu czy faktura jest opłacona i od wyników rozpoznania decydować o kwocie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (może się bowiem zdarzyć, że firma opłaciła fakturę częściowo - wtedy podatek będzie skalkulowany proporcjonalnie do zapłaconej kwoty). Jeżeli system nie będzie tego robić, to na podatnika spadnie dodatkowy obowiązek ręcznego wyszukiwania faktur nie zapłaconych w terminie (lub opłaconych częściowo) i wyłączania ich z kosztów podatkowych. Nawet przy średniej skali działania, zadanie to, realizowane ręcznie, może okazać się czasochłonne a nawet niewykonalne.

Nowelizacja ustawy o VAT (w ślad za Dyrektywą 2010/45/UE), wejdzie w życie 1 kwietnia 2013. Nakłada ona na wszystkich podatników obowiązek opracowania, przyjęcia i wdrożenia do codziennej praktyki procedur tzw. kontroli biznesowej. Ten sam obowiązek zostanie wprowadzony rozporządzeniem MF wcześniej, bo już od 1 stycznia 2013. Przedsiębiorca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, tak by móc przeprowadzić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawcą towarów lub usług.

To właśnie systemy informatyczne powinny wspierać służby finansowe w wyszukiwaniu informacji kontrolnych w szczególności w wyszukaniu i raportowaniu powiązań dowolnej faktury (dotyczy zarówno faktur sprzedaży jak i faktur zakupu) z innymi dokumentami uwiarygodniającymi transakcję dokumentowaną fakturą. Innymi słowy, na wypadek kontroli urzędu skarbowego lub innych organów realizujących audyt, system powinien wspierać przedsiębiorcę w wykazaniu powiązań między fakturami przychodowymi i kosztowymi a zdarzeniami gospodarczymi.

Również od 1 kwietnia zaczną obowiązywać nowe przepisy w zakresie fakturowania. Zakres zmian jest bardzo szeroki, niektóre z nich np. nowe zasady fakturowania mają charakter powszechny i dotkną wszystkich podatników, inne mogą mieć mniejszy zasięg, a mimo to okazać się bardziej istotne dla konkretnego przedsiębiorcy.

Analitycy rekomendują dokładne rozpoznanie i opisanie tych procesów biznesowych realizowanych w firmie, które mają jakikolwiek związek z podatkiem VAT. Następnie należy sprawdzić czy proces będzie mógł być w ten sam sposób realizowany pod rządami nowych przepisów, ewentualnie czy i jak nowe przepisy mogą ułatwić prowadzenie przedsiębiorstwa. Przy tej okazji firmy będą mogły wprowadzić ewentualne korekty do przebiegu procesów (np. zacząć stosować faktury uproszczone lub zbiorcze). Na poniższe zagadnienia należy zwrócić szczególną uwagę:

Dyrektywy Unii Europejskiej dążą do upowszechnienia fakturowania w formie elektronicznej. W konsekwencji w polskim porządku prawnym wprowadzono zapis, który zwalnia wystawcę e faktur z obowiązku uzyskania zgody odbiorcy na jej otrzymywanie. Zmiana ta będzie niewątpliwym impulsem do szybkiego rozwoju wymiany e-faktur.

Przedsiębiorcy muszą rozważyć, jakie rozwiązania chcą zastosować do obsługi faktur elektronicznych: czy w ogóle będą je wystawiać, którym kontrahentom, w jakim trybie i w jakiej formie. Nie mniej ważne jest opracowanie zasad obsługi e-faktur zakupowych. Organizacja powinna ustalić procedury przyjmowanie takich dokumentów, rejestracji, ewidencji i księgowania. Obsługa faktur elektronicznych musi być realizowana za pomocą odpowiedniego oprogramowania - takiego, które wygodnie zrealizuje proces obsługi faktur, a jednocześnie będzie w pełni zgodne z nowymi przepisami. Niemniej ważną kwestią jest zapewnienie właściwej archiwizacji czy backupowania e-faktur.

Podatnicy zyskają prawo do wystawiania nowej formy faktury, tzw. faktury uproszczonej. Dokument taki będzie można wystawiać od sprzedaży, której wartość (brutto) nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro. Warto tu zwrócić uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze, to wystawca a nie nabywca podejmuje decyzję czy skorzysta z formy faktury uproszczonej. Po drugie, identyfikacja kontrahenta na takiej fakturze realizowana będzie wyłącznie na podstawie numeru NIP.

By uniknąć potencjalnych problemów np. "potwierdzenie salda dla NIP" na koniec roku, firmy powinny np. zastrzec w wewnętrznych regulaminach fakturowania, że te transakcje będą realizowane wyłącznie przy rozliczeniach gotówkowych z incydentalnymi kontrahentami. System informatyczny powinien być zdolny do wytworzenia nowej formy faktury, jak i do jej poprawnej ewidencji.

Upraszczają się znacznie formalizmy związane z możliwością wystawiania faktury przez nabywcę (w imieniu sprzedawcy) lub przez stronę trzecią (także w imieniu sprzedawcy). W świetle nowych przepisów wystarczy, by nabywca i sprzedawca (podatnik) podpisali porozumienie), które zawiera procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaż. Na mocy tego porozumienia nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy i na jego rzecz. Nie ma już zatem mowy o podpisywaniu faktur. To bardzo ważna i korzystna dla podatników zmiana, znosząca praktyczne bariery w samofakturowaniu.

Podatnik zamierzający wystawiać dla siebie faktury w imieniu sprzedawcy, musi posiadać oprogramowanie rozpoznające wystawianą fakturę jako fakturę zakupu z konsekwencjami w ewidencji rachunkowej i podatkowej. Do tego dochodzi jeszcze wsparcie ewidencji porozumień z kontrahentami, w imieniu których firma może wystawiać faktury.

Podatnik ma prawo do szerszego wykorzystania faktur zbiorczych czyli do dokumentowania jedną fakturą więcej niż jednej sprzedaży zrealizowanych w jednym okresie sprawozdawczym. Korzyścią może być znaczne uproszczenie całego procesu obsługi fakturowania i rozliczeń ze stałym kontrahentem np. relacje sklep - piekarnia. Aby zalety tego modelu w pełni wykorzystać, oprogramowanie do obsługi sprzedaży powinno oferować funkcjonalność, która pozwala w wygodny sposób generować zbiorcze faktury.

Zmiany prawne wprowadzone do przepisów VAT tzw. III ustawą deregulacyjną są bardzo korzystne dla małych podatników, którzy zechcą stosować metodę kasową w rozliczeniach VAT. Nowością jest odejście od 90 dniowego zawieszenia podatku należnego w wypadku braku zapłaty. Teraz, dopóki kontrahent nie zapłaci za fakturę, podatnik w ogóle nie odprowadzi do urzędu podatku VAT. Ta sama lustrzana zmiana dotyczy podatników, którzy otrzymają od małego podatnika fakturę, będą mogli rozpoznać (odliczyć) podatek naliczony, dopiero po realizacji płatności. Ta bardzo ważna zmiana musi być wspierana przez dostosowany system informatyczny traktujący faktury małego podatnika w szczególny sposób. System musi bowiem weryfikować terminy zapłaty wskazane na fakturach, datę oraz kwotę rozliczenia, by na tej podstawie wyliczać faktyczną kwotę podatku do zapłaty lub odliczenia.

Zmiany prawne dotykają konkretnych miejsc i obszarów działania organizacji, są one również zależnie od branży i modelu biznesowego przedsiębiorstwa. Dla każdej z firm kwestia aktualizacji oprogramowania może mieć więc różną wagę i dotyczyć odrębnych obszarów działania.

Dziś, kiedy znamy już nowe przepisy, warto weryfikować, na ile nowe możliwości wprowadzone przez ustawodawcę są interesujące i korzystne dla konkretnej działalności. Zmiany procedur obsługi powinny uzyskać wsparcie ze strony wykorzystywanego oprogramowania, natomiast przedsiębiorcy powinni liczyć na wsparcie merytoryczne ze strony dostawców tego oprogramowania.

Przegląd i aktualizacja oprogramowania pod kątem wsparcia zmian prawnych

Przedsiębiorcy powinni dokonać przeglądu umów wsparcia czy serwisu zawartych z dostawcami oprogramowania wspomagającego zarządzanie pod kątem zabezpieczenia aktualizacji do najnowszych wersji wspierających zmiany prawne. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wraz z aktualizacją oprogramowania, można np. wykupić u dostawcy abonament, który gwarantuje uzyskanie nowych wersji oprogramowania bez opłat.

CZYTAJ: Co czeka w 2013 roku małych podatników?

Po zaprojektowaniu procesów i dostosowaniu oprogramowania niezbędne będzie wdrożenie zmian do codziennej praktyki. Proces aktualizacji powinien więc obejmować również szkolenia dla pracowników, mechanizmy zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń oraz wdrożenie ściślejszej kontroli operacyjnej. Nowe procesy mogą również wymagać porozumienia z kontrahentami i nowego zdefiniowania relacji biznesowych, tak by uniknąć ryzyka i wykorzystać nowe możliwości przepisów.

Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu w Sage