Rozliczanie w kosztach delegacji pracowniczych

Terminowo wypłacane wynagrodzenia i inne należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o pdof oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, pracodawcy powinni rozliczać w kosztach podatkowych z zastosowaniem metody memoriałowej. Oznacza to, że powinny one podlegać rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy w miesiącu, za który są należne. Warunkiem zastosowania tej metody jest ich wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Do przychodów ze stosunku pracy należą kwoty otrzymywane przez pracowników tytułem należności za czas podróży służbowej. Wskazane uregulowania budziły wątpliwości pracodawców, kiedy świadczenia z tego tytułu stają się należne. Mieli oni problemy z określeniem, czy należy przyjąć, że miesiącem, w którym pracodawca może zaliczyć je do kosztów podatkowych jest miesiąc odbycia podróży służbowej, czy miesiąc rozliczenia kosztów podróży przez pracownika (zgodnie z obowiązującymi przepisami powinno ono nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży). Ma to znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy podróż odbywana była w jednym miesiącu, a jej rozliczenie następowało dopiero w kolejnym.

W związku ze wskazanymi wątpliwoś­ciami wystąpiliśmy do Ministerstwa Finan­sów z prośbą o zajęcie stanowiska w omawianej kwestii. W piśmie z dnia 7 września 2009 r., stanowiącym odpowiedź na pytanie naszego Wydawnictwa, resort finansów wskazał, że w przypadku należności wypłacanych przez pracodawcę z tytułu podróży służbowej, miesiącem, za który świadczenia z tego tytułu są należne, powinien być miesiąc, w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów podróży służbowej. Rozliczenia powinien dokonać zgodnie z § 8a rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.