- Najważniejszą cechą dobrego tekstu użytkowego jest klarowność - mówi Mignon Fogarty, twórczyni podcastu "Grammar Girl Quick and Dirty Tips for Better Writing" ("Szybkie i nieuczciwe wskazówki znawczyni gramatyki, jak lepiej pisać"). - Biznesmeni często używają wyrafinowanych, trudnych słów, by brzmieć inteligentnie. Jednak w rzeczywistości brzmi to, jakby się za bardzo starali.
Zacznij od używania krótkich zdań oznajmujących. Nigdy nie używaj długich wyrazów, jeśli możesz je zastąpić krótkimi. (Nie potrzeby pisać "korzystać", gdy wystarczy "używać".) Bądź bezlitosny przy redakcji własnych tekstów. Usuwaj zbędne słowa.
Jak wdrożyć ruchomy czas pracy
Znaleźć pracę przez portal LinkedIn
7 najważniejszych rzeczy, by znaleźć pracę
Jak dostać najlepsze referencje
Nigdy nie używaj obcych zwrotów, terminów naukowych lub żargonu tam, gdzie możesz użyć polskiego odpowiednika. Oprzyj się chęci używania nachalnego żargonu biznesowego, nawet jeżeli od menadżera w kółko słyszysz, że musisz "eskalować" i "osiągać targety". Takie wyrażenia brzmią dumnie, jednak podobnie jak oficjalny język klubu, do którego chcesz przystąpić, nie mają żadnego sensu.
W e-mailach pisz tylko to, co chcesz powiedzieć. Najważniejszą myśl umieść w pierwszym akapicie. Jeżeli umieściłeś ją gdzieś niżej, przepisz e-mail na nowo. - Prostota nie oznacza prostoty myślenia - mówi Kara Blackburn, wykładowca komunikacji w zarządzaniu na Wydziale Zarządzania im. Sloana na Massachusets Institute of Technology. - Na początek zadaj sobie pytanie: czego chcesz od osoby, to której piszesz e-mail. Zadanie sobie takiego pytania może poprawić jasność komunikacji.
Używaj prostego języka i podawaj konkrety. Nie pisz o "obecnej sytuacji", tylko ją dokładnie wyjaśnij. Napisz, czy są to niskie morale pracowników firmy, czy śledztwo prowadzone przez SEC.
Pohamuj entuzjazm. Nie nadużywaj wykrzykników, nawet jeżeli czujesz przypływ energii lub sympatii. Zakończ list profesjonalnie brzmiącą formułą "Z pozdrowieniami" lub "Łączę serdeczne pozdrowienia".
W miarę możliwości używaj czasowników w stronie czynnej a nie biernej. Sprawiają, że tekst jest bardziej dynamiczny. Nie pisz "Spotkanie zostało poprowadzone przez Tom", tylko "Spotkanie poprowadził Tom". Nie używaj zdań wielokrotnie złożonych, bo trudno się je czyta.
Helen Coster
