Na "ty" z pracownikiem. Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie

Każdy przedsiębiorca zapewne stanął kiedyś przed dylematem, jak budować relację z pracownikami. Szczególnie na początku działania firmy, kiedy liczba pracowników jest jeszcze mała, często decydujemy się na zacieśnianie relacji. Może się to stać kłopotliwe w późniejszym funkcjonowaniu firmy. Właściwa komunikacja jest motorem napędowym każdej firmy. Od tego, co komunikujemy na zewnątrz, zależy postrzeganie firmy przez najbliższe otoczenie. Prawidłowa komunikacja wewnętrzna jest natomiast fundamentem wszystkich działań firmy, jej zarządzania i panujących w niej stosunków interpersonalnych.

Szukasz pracy? Przejrzyj oferty w serwisie Praca INTERIA.PL

- Niestety, dość często komunikacja wewnątrz organizacji jest niedoceniana przez osoby, które powinny ją kształtować - mówi Bartosz Soczówka z firmy szkoleniowej Berndson. Przepływ informacji wewnątrz firmy, sposób komunikowania z pracownikami odgrywa istotną rolę w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, jest jednym z czynników decydujących o sukcesie firmy. Niezależnie od tego, jak długo ktoś u nas pracuje, będzie o naszej firmie opowiadał innym. Warto zadbać, aby mówił o niej jak najlepiej. Z tego względu świadomość narzędzi komunikacji wewnętrznej firmy jest niezbędna do sprawnego zarządzania każdym podmiotem gospodarczym.

Prawidłowa komunikacja wewnętrzna, jako dwustronny proces dzielenia się informacją, może być czynnikiem motywującym, tym samym sprawić, że pracownicy będą bardziej wydajni. Komunikacja jako proces dwustronny wymaga słuchania i mówienia. Oba te procesy kształtują autentyczne poczucie przynależności do firmy, identyfikowanie się z nią, a tym samym podnoszą poziom odpowiedzialności za wykonywane zadania.

Jak wynika z raportu GFMP Management Consultants, rola komunikacji wewnętrznej w firmach rośnie - tak deklaruje ponad 50 proc. ankietowanych firm. Menadżerowie coraz bardziej dostrzegają znaczenie komunikacji wewnętrznej i już aż 1/3 firm ma własną strategię. Najwięcej energii poświęca się na komunikowanie zmian w firmie. Aby komunikacja wewnętrzna spełniała właściwe zadanie, należy w pełni świadomie i optymalnie wykorzystać narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie do komunikowania się z pracownikami. Ale sama chęć nie wystarczy, dlatego warto zdobyć odpowiednią wiedzę na specjalistycznych szkoleniach organizowanych przez profesjonalne firmy szkoleniowe. Dowiemy się na nich, jak budować mosty zamiast murów, czy też jak doskonalić umiejętności na każdym etapie komunikacji.

Nie wszystkie nowo poznane narzędzia muszą być zastosowane jednocześnie. Rodzaj wykorzystanego narzędzia ma na celu uzyskanie satysfakcjonującego efektu. Jeśli na przykład nie chcemy spekulacji, dlaczego ktoś został zwolniony, należy poinformować pracowników o tym. W ten sposób. Dzięki temu zyskamy, wzmocnimy poczucie bezpieczeństwa pracowników. Na przykład w codziennej komunikacji z pracownikami nieco przestarzałe listy do pracowników zastępuje poczta elektroniczna. Nic jednak nie zastąpi w pełni komunikacji bezpośredniej.

Jednym z bardzo skutecznych narzędzi są spotkania z pracownikami, a także tworzenie kręgów opiniotwórczych. Nawet w dzisiejszych wielkich korporacjach stawia się na jak najlepszy kontakt pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, przede wszystkim po to, by przepływ informacji pozwolił uniknąć niedomówień czy nieodpowiedniego wykonania pracy. Dodatkowo komunikacja wewnętrzna w firmie pozwala poczuć się każdemu pracownikowi, że jest tak samo ważny jak inni, przez co staje się bardziej wydajny.

Przede wszystkim uporządkowaniem relacji. Często zdarza się, że pracownik może po prostu nie wiedzieć, co komu podlega. Kolejną rzeczą jest świadomość procesów zachodzących w firmie, czy celów, do których dąży. Pozwoli mu to jeszcze bardziej zjednoczyć się z firmą. A najważniejszym celem komunikacji wewnętrznej jest motywowanie pracowników, docenianie ich, uzmysławianie im, jak są ważni dla firmy.

Tradycją w firmach są spotkania świąteczne, czy organizowane okazjonalnie pikniki mające za zadanie zintegrować pracowników pomiędzy sobą oraz zmniejszyć dystans pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Według raportu GFMP w ostatnim roku firmy kładły szczególny nacisk na kwestię wyjazdów firmowych. Wspomniana już poczta elektroniczna jest kolejnym popularnym narzędziem komunikacji. Wykorzystanie Internetu do komunikacji w firmie może być dużo szersze. Intranet, stronki firmowe, galerie ze wspólnych wyjazdów, platformy do wspólnych spraw, nie zapominajmy jednak o wyższości bezpośredniego kontaktu nad wirtualną rzeczywistością.

Kolejnym narzędziem, o którym nie można zapomnieć są szkolenia. Z jednej strony pracodawca inwestuje w rozwój swojej firmy, a z drugiej docenia pracownika, inwestując w niego. Jeśli dołożymy do tego odpowiednią argumentację, na przykład informując na forum, dlaczego wysyłamy kogoś na szkolenie, zysk jest jeszcze większy. Nie tylko narzędzie komunikacji jest ważne, ale również forma komunikatu, jak i sposób komunikacji. Dość kontrowersyjnym sposobem budowania relacji, aczkolwiek ostatnio bardzo modnym, jest przechodzenie z pracownikiem na przysłowiowe ty.

Z taka inicjatywą musi wyjść sam przełożony. Nietaktem jest odrzucić propozycję szefa. Jest ona bowiem przywilejem. Taka forma w komunikacji wewnętrznej ma swoje plusy i minusy. Rozmowy stają się wówczas bardziej swobodne, a atmosfera nieco rozluźniona. Należy jednak zachować naturalny dystans. Ta forma bezpośredniej komunikacji powoduje jednak topnienie pewnych granic, naruszenie odwiecznych barier. Należy mądrze wykorzystać ten przywilej. Mówiąc o szefie osobom postronnym, należy używać formy pani/pan. Niedopuszczalne jest mówienie na ty, w sytuacji, gdy szef jest nieobecny, a mówimy o nim. - W komunikacji z szefem należy unikać spoufalania się. Istotne jest uświadomienie sobie, że mówienie sobie na ty w komunikacji wewnętrznej jest tylko swoistym technicznym ułatwieniem i jedną z wielu możliwych form zwracania się do siebie. Należy bowiem wyraźnie oddzielić życie prywatne od życia zawodowego. Komunikacja z szefem w tej formie nie skraca w żaden sposób dystansu, jaki powinniśmy zachować - dodaje Bartosz Soczówka.

Oblicz swoją płacę netto. Sprawdź, ile trafia do ZUS, NFZ i US

Nie możemy pozwalać sobie na więcej. Istnieje zagrożenie, że mówienie na ty sprzyja przekroczeniu wyznaczonych granic. Mówienie w pracy na ty z pracownikiem nie może być wyrazem spoufalania się. Ma służyć budowaniu przyjemnej atmosfery i lepszej współpracy.

Komunikacja wewnętrzna w firmie przeciwdziała kryzysom wewnętrznym i jest ważnym narzędziem budowania kultury i tradycji firmy. Najczęstszą formą komunikacji wewnętrznej jest korzystanie z Internetu. Są to zwykle wiadomości wysyłane za pomocą poczty elektronicznej. Jest to też specyficzny przekaz informacji o sukcesach firmy, planach, najważniejszych wydarzeniach.

Wprowadzanie systemu otwartej komunikacji wewnętrznej jest trudne i często napotyka na opór. Ale komunikacja wewnętrzna jest niezwykle istotna w kreowaniu wizerunku firmy.

Pobierz: program do rozliczeń PIT