Nowy stosunek pracy ze starymi lub nowymi aktami

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, co obejmuje m.in. założenie akt osobowych dla nowego pracownika, jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9a K.p.). Jednak w niektórych przypadkach prawo pracy zwalnia pracodawcę z wymogu założenia nowych akt osobowych. Ma to miejsce w sytuacji, o której mowa w art. 94⁵ K.p. Przepis ten stanowi, że w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Wskazana regulacja weszła w życie w dniu 1 stycznia 2019 r. i może być stosowana wyłącznie w przypadku kontynuacji dokumentacji pracownika zatrudnianego ponownie przez tego samego pracodawcę, w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. Przykładowo, pracodawca, który po raz pierwszy zatrudnił pracownika w dniu 1 stycznia 2019 r. na okres roku i zamierza ponownie przyjąć go do pracy od 1 października 2020 r. może, na podstawie art. 94⁵ K.p., kontynuować jego dotychczasową dokumentację pracowniczą. Pojawia się jednak pytanie, czy możliwość kontynuacji "starej" teczki osobowej dotyczy również pracowników zatrudnianych w tej samej firmie, którzy pracowali już w niej w okresie przypadającym przed 1 stycznia 2019 r. Do takiej sytuacji nie ma zastosowania art. 94⁵ K.p., dotyczy jej jednak art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), dalej ustawy nowelizującej. Wprowadziła ona do Kodeksu pracy m.in. art. 94⁵ K.p.

Ustawa nowelizująca w art. 9 stanowi, że pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację pracowniczą w przypadku zatrudnienia pracownika - którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. - w ciągu 10 lat od zakończenia tego poprzedniego stosunku pracy. Okres przechowywania dokumentacji wynosi wówczas 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał najpóźniej nawiązany stosunek pracy.

Przywołany przepis może być zastosowany pod warunkiem, że pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS. Oznacza to, że powyższa regulacja dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w powyższym przedziale czasowym, jak i tych, którzy podjęli zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r.

Tylko wobec takich pracowników pracodawca może bowiem skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. Taką interpretację przepisu potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 12 lutego 2019 r. (patrz ramka). Natomiast w stanowisku z dnia 8 maja 2019 r., zajętym w odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa, resort pracy uznał, że zatrudnienie tego samego pracownika w dniu następnym po zakończeniu poprzedniej umowy z tym pracownikiem (nawiązanej przed 1 stycznia 2019 r.), wyklucza możliwość kontynuacji dotychczasowej dokumentacji pracowniczej z uwagi na niemożność złożenia raportu informacyjnego.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 63 (1729) z dnia 2020-08-06