Pozyskiwanie danych osobowych na etapie rekrutacji i zatrudnienia

Na podstawie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy pracodawca może ustalić tożsamość kandydata oraz sprawdzić jego przydatność na określonym stanowisku pracy. W tym celu pracodawca, na podstawie art. 21¹ § 1 K.p., może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
   
• datę urodzenia,
   
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
   
• wykształcenie,
   
• kwalifikacje zawodowe,
   
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przy czym danych dotyczących wykształcenia kandydata do pracy, jego kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Należy przy tym wyjaśnić, że jeżeli chodzi o przebieg zatrudnienia, to sformułowanie to obejmuje wszelkie formy aktywności zawodowej kandydata do pracy. Nie ogranicza się ono tylko do okresów zatrudnienia pracowniczego, ale dotyczy także pracy w ramach umów cywilnoprawnych.

Na etapie rekrutacji pracodawca nie może żądać od pracownika informacji o miejscu zamieszkania, a jedynie danych kontaktowych. W tym celu kandydat do pracy może wskazać numer telefonu bądź adres e-mail.

Dodatkowo, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, pracodawca może wymagać podania innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 K.p. Przykładowo danymi o takim charakterze mogą być informacje o niekaralności.

W przypadku gdy kandydat do pracy przekazuje zatrudniającemu wyłącznie dane wskazane w art. 22¹ § 1 K.p., jego zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest konieczna. Natomiast jeżeli z własnej woli przekaże inne informacje niż objęte zakresem art. 22¹ § 1 K.p., np. o swoich zainteresowaniach czy działalności społecznej, to powinien wyrazić zgodę na ich przetwarzanie.

Nie wszystkich danych osobowych pracodawca może żądać od kandydata na pracownika. Niektóre podaje się dopiero po zatrudnieniu.

Od pracownika pracodawca może żądać, oprócz danych podanych na etapie rekrutacji, także danych, o których mowa w art. 22¹ § 3 i § 4 K.p. Należą do nich:

• adres zamieszkania pracownika,
   
• numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
   
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe jego dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień pracowniczych,
   
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
   
• numer rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych oraz
   
• inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Przykładem danych, których ujawnienie pozwala na korzystanie ze szczególnych uprawnień pracowniczych, są dane osobowe dzieci pracownika i jego małżonka. Pozwolą one np. na korzystanie z zasiłku opiekuńczego na dzieci czy z urlopów związanych z rodzicielstwem. Z kolei udokumentowanie wcześniejszych okresów zatrudnienia oraz ukończenia określonego rodzaju szkoły może pozwolić pracownikowi na skorzystanie z wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Natomiast przedłożenie orzeczenia o umiarkowanym bądź znacznym stopniu niepełnosprawności da pracownikowi prawo do skorzystania ze skróconych norm czasu pracy oraz do dodatkowego urlopu z tytułu niepełnosprawności.

Zarówno w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i pracownika, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia. Uprawnieniem pracodawcy jest możliwość żądania udokumentowania tych danych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

"Zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna, gdy chodzi o zakres danych wynikających z art. 22¹ K.p., bowiem w procesie rekrutacyjnym uprawnienie do przetwarzania danych osobowych, których zakres określa art. 22¹ K.p., daje pracodawcy wprost przepis art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 1997 r. o ochronie danych osobowych (od 25 maja 2018 r. art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przyp. red.), a zakres tych danych (w myśl art. 22¹ K.p.) jest szeroki i jednocześnie powinien być wystarczający do oceny kwalifikacji kandydata do zatrudnienia, kandydat nie ma obowiązku po pierwsze, udostępniania wobec rekrutującego innych (poza wymienionymi w art. 22¹ K.p.) danych, a po drugie, jeśli podaje pracodawcy dane ograniczone co do zakresu przepisem z art. 22 ¹ K.p. - nie ma obowiązku wyrażać odrębnej zgody na ich przetwarzanie (...)".

Wyrok SN z dnia 17 października 2018 r., sygn. akt II PK 178/17

"1. Przepis pkt 6 § 1 art. 22¹ K.p. mówi o przebiegu »zatrudnienia«, a nie: pracy. Pojęcie to należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych. (...)".

Wyrok SN z dnia 11 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 25/16

Podstawa prawna:  Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 68 (1734) z dnia 2020-08-24