Incredible Academy: Pandemia przyspieszyła rozwój hybrydowego modelu pracy

Jak przenieść biuro do sieci i zorganizować pracę zdalną, aby utrzymać energię i zaangażowanie zespołu? Odpowiedzi na te pytania nie są proste, a decydujący wpływ na sposób rozwiązywania powstających problemów mają okoliczności indywidualne.

- Nie wszyscy mają warunki do tego, żeby pracować z domu. Nie wszyscy mają dobry Internet, nie wszyscy mają biura domowe, nie wszyscy mają odpowiedni metraż - mówił podczas podcastu Daniel Bienias z CBRE i wskazywał na trudności związane z tym, że praca zdalna rodziców zbiega się z nauczaniem zdalnym dzieci. - To jest w mojej ocenie największe wyzwanie, jeżeli chodzi o pracę zdalną: to jak pogodzić te wszystkie obowiązki i być efektywnym - wskazywał.

Istotną rolę w organizowaniu pracy podczas pandemii, odgrywają procedury. Każda firma powinna przeanalizować, jaki model w jej przypadku zadziała najlepiej. - My pracujemy w modelu elastycznym. To nie jest tak, że każdy pracownik siedzi przed komputerem od 9 do 17. Wszystko opiera się na umowie społecznej, jaka jest wewnątrz organizacji, ale również pomiędzy menadżerami. Pracowaliśmy w grupach, część ludzi pracowała z domu a część z biura po to, żeby się nie mieszać - opowiadał Bienias.

- Żeby wymyślić te wszystkie procedury, potrzeba trochę ludzi, którzy usiądą "zdalnie" i wymyślą te procedury. To nie jest tak, że każdy miał gotowy scenariusz. Te scenariusze były pisane "na gorąco". Patrzyliśmy na to, jakie są wytyczne rządu. Interpretowaliśmy je w odniesieniu do tego, jak my pracujemy - wyjaśniał. Jak dodawał, CBRE zarządza różnymi obiektami, takimi jak centra handlowe, magazyny czy biura. - Musieliśmy zadbać nie tylko o swoje bezpieczeństwo, czyli naszej organizacji, ale również o bezpieczeństwo naszych klientów - mówił Bienias. 

- Do czego jest nam biuro? Potrzebne jest nie do tego, żebyśmy przyszli i wykonali swoją pracę, bo możemy ją zrobić zdalnie, tak jak większość biznesów w tej chwili. Potrzeba nam interakcji społecznej - oceniał ekspert. - Wymieniamy się informacjami, tworzymy związki myślowe między uczestnikami dyskusji i z tego wychodzi wartość dodana do projektów. Tego nam brakuje - dodawał.

- Wcześniej bardzo dużo wydarzeń, które organizowaliśmy, miało tę ogromną zaletę w postaci spotkań w kuluarach i interakcji "na żywo". W sytuacji, w której teraz jesteśmy, przestawiliśmy się dużo bardziej na budowanie historii, czyli na komunikowanie się ze start-upami i naszą społecznością poprzez dzielenie się inspiracjami ludzi, którzy poradzili sobie w sytuacji koronawirusowej - mówił Michał Kramarz z Google for Startups, który tworzy w Warszawie "kampus" budynków biurowych skupiający ponad 1,8 tys. start-upów.

- Oczywiście to jest dużo bardziej jednostronna komunikacja, bo wysyłamy więcej informacji do ekosystemu i tych informacji wraca mniej, ale z drugiej strony, kiedy zapytaliśmy start-upy w pierwszych miesiącach covidu o to, jak koronawirus wpłynął na ich biznesy, to dostaliśmy bardzo dużo wartościowych informacji - dodawał.

Jak wyjaśniał, podczas badania wyników ankiety, okazało się, że start-upom potrzebna jest wiedza, jak poradzić sobie z pracą zdalną i w nowych modelach biznesowych. - Uruchomiliśmy kilka dodatkowych programów online’owych, które - z jednej strony - nie mają oczywiście tego elementu interakcji "na żywo", ale z drugiej strony mają tę zaletę, że coś co fizycznie wymagało przylotu do Polski, żeby wziąć udział w tym programie, nagle stało się dostępne dla start-upów z całej Europy Środkowo-Wschodniej - wskazywał Kramarz. Ekspert dzielił się również spostrzeżeniami dotyczącymi modeli organizacji pracy. Według niego w przyszłości dojdziemy do modelu łączącego najlepsze cechy działania online i działania "na żywo".

Jak zauważył moderujący dyskusję Jarosław Sroka, koordynator programu InCredibles i członek zarządu Kulczyk Investments, w dotychczasowym świecie biura miały być miejscami nie tylko do pracy. - Bardzo dbano o to, żeby dodawać tam nowe funkcje, stołówki, miejsca do wypoczynku, nawet przedszkola. Jak dzisiaj w tym całym zamieszaniu pandemicznym, rysuje się przyszłość tego typu rozwiązań? - pytał ekspertów Sroka.

- Zarządy zastanawiają się, w jaki sposób zmienić kulturę organizacyjną w firmie, żeby model hybrydowy pracy się udał i żeby organizacja, z jednej strony słuchała tego, czego potrzebują pracowniku, a z drugiej strony, żeby była efektywna i mogła konkurować na rynku pracy i w obszarach, w których konkuruje z innymi firmami. To jest w tej chwili największe wyzwanie stawiane przed firmami - oceniał Daniel Bienias.

- Patrząc z perspektywy rynku nieruchomości i inwestora, oczywiście jest pytanie, czy popyt na biura zmaleje, wzrośnie, czy w ogóle nie będziemy potrzebować biur. W mojej ocenie biura są potrzebne, bo nie będziemy w stanie długoterminowo pracować z domu. Model hybrydowy jest rozwiązaniem. Jak on będzie wyglądać? Na razie ciężko powiedzieć - wskazywał ekspert.

W jaki sposób pracodawcy mogą oszacować potrzebną powierzchnię biurową i liczbę stanowisk pracy w sytuacji, gdy część pracowników deklaruje chęć pracy z domu w określonym zakresie? Odpowiedzią jest elastyczne biuro. - To jest model, który funkcjonuje. Jeżeli mamy stu pracowników, robimy różnego rodzaju filtry i wychodzi, że tych biurek potrzebujemy pewnie ok. 75 proc. Nie wszyscy są tego samego dnia w biurze, część ludzi jest na urlopach, część ludzi jest chora, część podróżuje. My de facto już od dawna nie potrzebowaliśmy proporcji jeden do jednego - mówił Daniel Bienias. - Musimy przyjąć określone wskaźniki, operować na tych wskaźnikach i mocno monitorować sytuację, bo dzisiaj pracownicy mogą deklarować, że nie chcą wracać do biura, ale kiedy sytuacja epidemiczna się zmieni, to być może będą chcieli przyjść do tego biura i zobaczyć swoich kolegów - dodawał.

Jaki jest koszt pracy zdalnej i czy stanowi ona tańszą alternatywę dla wykonywania obowiązków w biurze? - Tego tak naprawdę jeszcze nikt nie policzył - mówił Daniel Bienias. I wskazywał, że kiedy pojawią się ustawowe unormowania dotyczące pracy zdalnej, może się okazać, że będzie ona droższa niż praca w biurze.

- Na dzień dzisiejszy cały czas pracujemy w trybie trochę wyjątkowym, ale jeśli ta wyjątkowość przejdzie w normalność, to musimy coś z tym zrobić - podkreślał Bienias. Jak oceniał, kwestia kosztów pracy zdalnej staje się coraz bardziej istotna, bo sami pracownicy zaczynają interesować się tym zagadnieniem w kontekście wyrównywania kosztów, które ponoszą w związku z pracą w domu, na przykład w zakresie zużycia energii elektrycznej.

Niektóre firmy już teraz wspierają pracowników, jeżeli chodzi o pokrycie kosztów przygotowania miejsca pracy w domu. Przykładem jest Google. - Kiedy zaczęła się pandemia i wszyscy przenieśliśmy się na model pracy zdalnej, Google zaproponowało swoim pracownikom możliwość zakupu pewnych elementów biurowych po to, żeby móc się przystosować. Zwróćmy uwagę, że nie każdy mieszka w domu i nie każdy ma swój pokój czy gabinet, żeby pracować - mówił Michał Kramarz z Google for Startups. - Jest bardzo dużo czynników, na które - chodząc do biura - nie zwracaliśmy uwagi. A teraz dochodzi element przystosowania przestrzeni pracy, na przykład żeby mieć wygodne krzesło, a nie siedzieć na stołku kuchennym czy na kanapie - dodawał.

- Myślę, że bardziej chodzi o to, czy jesteśmy w stanie znaleźć model, który okaże się najbardziej efektywny ze względu na pracownika i dobre samopoczucie osób pracujących czy to zdalnie czy stacjonarnie, i pracodawcy, który widzi efektywność tego działania - wskazywał Kramarz.

Z pracą zdalną wiąże się zapotrzebowanie przedsiębiorstw na powierzchnie biurowe i pytanie o to, czy firmy już teraz rezygnują z najmu biur. - Nie widzimy takiego ogólnego trendu, że biurowce pustoszeją mimo różnych tytułów w mediach. Biurowce pustoszeją, bo ludzie nie przychodzą do nich, natomiast one są wynajęte. (...) W dłuższym terminie to się może oczywiście zmienić, ale jest dziura podażowa w makroskali. Natomiast są oczywiście firmy, które miały ekspansję i które powiedziały, że tej opcji na większą powierzchnię nie zrealizują albo firmy, które miały trochę za dużo powierzchni, więc ją podnajmują. W tej chwili w Warszawie to jest 100 tys. mkw powierzchni, której firmy nie potrzebują i będą ją podnajmować - tłumaczył Daniel Bienias z CBRE.

- Wszyscy starają się znaleźć punkt równowagi między ciśnieniem ze strony dyrektora finansowego, który chce obniżyć koszty, a tym jak tą firmę prowadzić w taki sposób, żeby była efektywna, była w stanie konkurować z innymi graczami i żeby ludzie byli produktywni - dodawał.

Rewolucja w obszarze wykonywania pracy, którą wywołała pandemia koronawirusa, może wpłynąć również na organizację przestrzeni biurowej, w tym zmianę podejścia do tzw. open space’ów. - Z perspektywy użytkowania, myślę, że open space ma swoje plusy i minusy. Ogromnym plusem jest to, że można łatwo porozmawiać, ale ja przez wiele lat w Google’u pracowałam z zespołem analityków. I analitycy na open space zakładali słuchawki, albo wręcz mówili, że chcą popracować z domu, lub szli do innego pomieszczenia, żeby się skupić. Z czasem zaczęło to dotyczyć nie tylko analityków. Jest ten aspekt społeczny, że każdy potrzebuje porozmawiać i jest też ten aspekt, że każdy chce się skupić - mówił Michał Kramarz.

- Robimy różne badania i nasi klienci, najemcy mówią nam jak zmieniła się ich praca. To co sygnalizują to, że pandemia pozytywnie wpłynęła na pracę indywidualną, ale to co jest minusem to, że ten klej, te więzi międzyludzkie zaczynają ginąć. Open space ma swoje plusy i minusy, ale jak na razie nikt nie wymyślił bardziej efektywnej formy biura - wskazywał Daniel Bienias. - Wydaje mi się, że część aktywności, do których potrzebujemy skupienia, będziemy wykonywać w domu, a część aktywności do których potrzebujemy interakcji, pracy zespołowej, wymiany myśli, to będzie domena biura - uzupełniał.

d.p.

Relacja z podcastu została opublikowana w ramach cyklu "Incredible Academy", którego partnerem jest "Incredibles. Powered by Sebastian Kulczyk"

JESIENNA EDYCJA INCREDIBLE ACADEMY to cztery, szyte na miarę podcasty z udziałem mentorów programu InCredibles, praktyków rynku, którzy przedstawią konkretne rozwiązania w zakresie finansowania, rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi, organizacji pracy, w tym w trybie zdalnym, a także nowych sposobów dotarcia do klientów i sprzedaży swoich usług lub produktów.

Wszystkie podejmowane zagadnienia są odpowiedzią na realne potrzeby start-upów, które zostały zdefiniowane podczas rozmów przeprowadzonych ze start-upami - finalistami programu InCredibles. Finaliści programu InCredibles uzyskają dodatkowo bezpośrednie wsparcie w postaci sesji mentoringowych sprofilowanych pod ich indywidualne potrzeby i oczekiwania.

Wszystkie podcasty Incredible Academy dostępne będą na kanale Incredible Inspirations na YouTube oraz na platformie Anchor.fm. Można ich też słuchać za pośrednictwem Spotify, Radio Public, Google Podcasts, Breaker.

Kolejne podcasty, które ukażą się w ramach cyklu to:

Podcast 3:

Tytuł: Kryzys w finansowaniu czy finansowanie w kryzysie? - jak zarządzać pieniędzmi w trudnych czasach w start- upie.

Data publikacji: 24 listopada 2020 (wtorek)

Podcast 4:

Tytuł: Lockdown w świecie start-upów czyli jak docierać do klientów, sprzedawać i rozliczać się w czasie pandemii

Data publikacji: 1 grudnia 2020 (wtorek)