Czy muszę mieć kasę fiskalną w firmie? Buduje porządek i wzmacnia zaufanie

Jeśli prowadzisz działalność i zastanawiasz się, czy kasa fiskalna będzie Ci potrzebna - odpowiedź w wielu przypadkach brzmi: tak. Obowiązek jej stosowania dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy oferują towary lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także rolników ryczałtowych.

Zanim jednak przejdziemy do wyjątków i szczegółów, warto wyjaśnić, czym właściwie jest kasa fiskalna i do czego służy. To urządzenie rejestrujące sprzedaż detaliczną, które pozwala ewidencjonować przychody i wydawać nabywcy paragon - dokument potwierdzający zawarcie transakcji. Paragon nie tylko zabezpiecza prawa konsumenta (np. przy reklamacjach), ale przede wszystkim umożliwia organom podatkowym monitorowanie przychodów przedsiębiorcy oraz ogranicza ryzyko działania w tzw. szarej strefie.

Z tego względu wiele branż, które są szczególnie podatne na nieujawnianie części obrotów - takich jak gastronomia, przewóz osób, usługi fryzjerskie czy sprzedaż paliw - zostało objętych obowiązkiem stosowania kas fiskalnych niezależnie od poziomu uzyskiwanych dochodów.

Obowiązek posiadania kasy zależy przede wszystkim od rodzaju działalności oraz wysokości sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

W niektórych branżach kasa fiskalna jest wymagana już od pierwszego dnia działalności, bez względu na osiągany obrót.

Do najważniejszych przykładów usług objętych tym bezwzględnym obowiązkiem należą:

• naprawa pojazdów,
• usługi myjni samochodowych,
• usługi fryzjerskie i kosmetyczne,
• usługi przygotowywania żywności do spożycia na miejscu (restauracje, bary),
• przewóz osób (w tym przewozy taksówkarskie),
• usługi medyczne (lekarze i dentyści),
• kancelarie adwokackie i radcowskie,
• doradztwo podatkowe,
• dostawa alkoholu, papierosów, perfum.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoja działalność podlega obowiązkowi stosowania kasy fiskalnej, warto zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Finansów dotyczącym zwolnień z tego obowiązku.

Nawet gdy zostanie przekroczony określony limit obrotów (który omówię w dalszej części artykułu), sprzedaż niektórych towarów i usług wciąż może być zwolniona z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej. Do takich wyjątków należą między innymi:

• usługi specjalistyczne: notarialne, finansowe, ubezpieczeniowe, niektóre usługi edukacyjne,
• usługi techniczne: rolnictwo, hodowla zwierząt, gospodarka odpadami,
• usługi komunikacyjne i cyfrowe: przewóz osób (kolej, transport lądowy), usługi z zakresu telekomunikacji, nadawania oraz świadczenia usług elektronicznych,
• sprzedaż wybranych towarów i usług: nieruchomości, bilety lotnicze, sprzedaż wysyłkowa, wynajem gruntów, produkty rolne od rolników ryczałtowych, zbycie środków trwałych.

W Polsce w 2025 roku obowiązuje limit obrotu netto w wysokości 20 000 PLN rocznie, powyżej którego przedsiębiorca sprzedający na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych musi stosować kasę fiskalną.

Przekroczenie tego limitu powoduje utratę prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy i nakłada obowiązek jej posiadania.

Warto podkreślić, że do limitu 20 000 PLN nie wlicza się wszystkich typów sprzedaży - wyłączone są między innymi transakcje dotyczące nieruchomości, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokumentowane fakturą. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorca dokładnie ocenił charakter swojej działalności.

Ponadto, po przekroczeniu limitu, przedsiębiorca ma 2 miesiące na zakup kasy fiskalnej i rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży.

Dla osób rozpoczynających działalność w trakcie roku limit jest proporcjonalnie pomniejszany, uwzględniając liczbę dni prowadzenia sprzedaży w roku podatkowym.

Jak już wcześniej wspomniałem, niektóre usługi i formy sprzedaży są zwolnione z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, w tym m.in. sprzedaż wyłącznie na podstawie faktur na rzecz firm, usługi finansowe, ubezpieczeniowe, pocztowe czy niektóre usługi edukacyjne.

Płatność przelewem również może zwolnić z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, ale tylko w określonych przypadkach. Zwolnienie dotyczy głównie sprzedaży wysyłkowej i świadczenia usług, jeśli całość zapłaty jest otrzymywana bezgotówkowo (przelewem) i z dokumentów jednoznacznie wynika, czego dotyczy płatność.

Jeśli firma wysyła towary (np. pocztą, kurierem) i otrzymuje za nie zapłatę przelewem, może być zwolniona z kasy fiskalnej. Warunkiem jest, aby cała zapłata wpłynęła na rachunek bankowy sprzedawcy, a z prowadzonej ewidencji jednoznacznie wynikało, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana. W dokumentach muszą się znaleźć m.in. dane nabywcy, w tym jego adres.

Podobnie, jeśli firma świadczy usługi na rzecz osób fizycznych i otrzymuje za nie zapłatę przelewem, również może korzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Warunkiem jest jednak, aby cała płatność odbyła się bezgotówkowo oraz by z dokumentów jasno wynikało, jakiej czynności dotyczyła i na czyją rzecz została wykonana.

Pamiętaj jednak, że niektóre branże - takie jak usługi kosmetyczne, medyczne, gastronomiczne czy sprzedaż paliw - są wyłączone ze zwolnień i muszą stosować kasę fiskalną niezależnie od obrotu.

Podsumowanie

Zastanawiasz się, czy musisz mieć kasę fiskalną w firmie? To zależy od rodzaju działalności, formy zapłaty i poziomu obrotów. Choć wielu przedsiębiorców może skorzystać ze zwolnień - np. przy sprzedaży wysyłkowej czy usługach opłacanych przelewem - niektóre rodzaje działalności, jak gastronomia, branża beauty czy przewóz pasażerski, są objęte bezwzględnym obowiązkiem jej stosowania. Kluczowe jest więc nie tylko ile sprzedajesz, ale komu i jak. Dla jednych to tylko wymóg, dla innych - sposób na poukładany, wiarygodny biznes. Bo kasa fiskalna to również narzędzie, które buduje porządek i wzmacnia zaufanie do Twojej firmy

Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy

Hatala & Storto Podatki