e-Doręczenia Certum: 5 faktów, które musisz znać

Zacznijmy od spraw podstawowych. Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to inaczej usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Stosuje się także skrót RDE. To elektroniczny odpowiednik listu poleconego w komunikacji pomiędzy instytucjami publicznymi, biznesem i obywatelami.

Czy w takim razie e-Doręczenia są obowiązkowe?

Tak, dla określonej grupy podmiotów - instytucji publicznych, firm i zawodów zaufania publicznego. Jako obowiązujące prawo, wprowadza je Ustawa o doręczeniach elektronicznych.

A osoby fizyczne?

Dla nich nie ma obowiązku. Ale warto. Wystarczy PESEL i ukończone 18 lat.

Koniec z czekaniem na listonosza?

Zgadza się. Przesyłki polecone dostaniemy elektronicznie do skrzynki online. To ogromna zmiana.

Czy e-Doręczenia, skoro są następcą papierowej korespondencji, mają taką samą wartość prawną jak list polecony?

Tak. Ustawa stanowi, że e-Doręczenia są równoważne papierowym listom poleconym.

Zamiast papierowych pokwitowań i druków nadania czy wysłania będziemy mieć...?

Dowody, które system wystawia w XML. Można też wygenerować ich odzwierciedlenie w PDF. Potwierdzają, m.in., że wysłaliśmy lub otrzymaliśmy elektroniczną przesyłkę poleconą.

To znaczy, że będzie szybciej, ale czy bezpieczniej?

Zdecydowanie tak. Usługa zapewnia dowody wysłania i otrzymania oraz chroni przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek zmiany, a także chroni przed ujawnianiem nieupoważnionej stronie.

W jaki sposób zabezpieczone są e-Doręczenia?

Są usługą zaufania, która spełnia kilka warunków. Nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana podczas wnioskowania o usługę). Nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich. Dla każdej wysyłki można pobrać wspomniane dowody m.in. wysyłania i otrzymania korespondencji. Nikt nie może zmienić treści tej korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Do tej pory papierowe listy polecone możemy wysyłać w różnych trybach m.in. potwierdzenia nadania i potwierdzenia odbioru. Jak jest w e-Doręczeniach?

Oprócz dwóch wspomnianych, cyfryzacja listu poleconego dodaje nam jeszcze trzeci tryb. Ale od początku.

Pierwszy, podstawowy tryb "bez potwierdzenia odbioru" jest odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem nadania.

Drugi, rozszerzony - "z potwierdzeniem odbioru" to odpowiednik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru.

Trzeci tryb, który pojawia się w wersji elektronicznej to "z potwierdzeniem odbioru podpisem elektronicznym".

Jaki mamy wybór dostawcy e-Doręczeń?

Podmioty publiczne (rządowe i samorządowe), czyli instytucje, urzędy, jednostki budżetowe i inne podmioty realizujące zadania publiczne, a także komornicy mają obowiązek korzystać z usługi publicznej PURDE. Każdy inny podmiot w tym biznes oraz osoby fizyczne mają wybór dostawcy usługi.

Czy są różnice w usługach poszczególnych dostawców?

Zacznijmy od tego, że ustawa zakłada, że Operator Wyznaczony, świadczy usługę PURDE - Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. Jest bezpłatna, ale służy tylko do komunikacji z podmiotami publicznymi i pomiędzy nimi. Jest obowiązkowa dla administracji publicznej, ale może z niej korzystać i firma, i osoba fizyczna.

Druga usługa jest specyficzna. To Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) dla użytkowników, którzy nie chcą lub nie mogą skorzystać z e-Doręczeń - docelowo będzie dotyczyła w większości osób fizycznych. Nadawcy wysyłają dokumenty elektroniczne, które dostawca publicznej usługi drukuje i dostarcza adresatom bez skrzynki.

Jednak ustawa wprowadza także Kwalifikowaną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE).  Można ją nazwać roboczo biznesową. Jej dostawcy oferują możliwość wymiany korespondencji również z podmiotami niepublicznymi, czyli biznesem i osobami prywatnymi. Mogą z niej skorzystać firmy oraz osoby fizyczne. Świadczą ją krajowi kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Jednym z nich jest Certum.

OK, w takim razie, na przykładzie Certum, omówmy kolejne szczegóły. Jak używać e-Doręczeń?

Do korzystania z usługi potrzebna jest skrzynka, którą można założyć online. Skrzynkę do e-Doręczeń w Certum można założyć na panel.certum.pl. Natomiast korzystanie z usługi będzie dostępne pod adresem edoreczenia.certum.pl, gdzie po zalogowaniu mamy dostęp do możliwości nadawania i odbierania elektronicznych przesyłek Strona dostosowuje się do ekranu każdego urządzenia m.in. smartfona.

Dodatkowo największe firmy i podmioty niepubliczne mogą wykorzystać także API naszego rozwiązania.  Zintegrują je z własnymi systemami dziedzinowymi i procesami biznesowymi.

Jakie są wymagania przy zakładaniu skrzynki?

Utworzenie skrzynki wymaga weryfikacji tożsamości osoby, która o to wnioskuje. Można skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z eIDAS. Jest to najprostsza i najwygodniejsza opcja założenia skrzynki. Druga to weryfikacja tożsamości na podstawie dokumentu tożsamości podczas bezpośredniego spotkania z operatorem.

Do założenia skrzynki na firmę będą też potrzebne dokumenty potwierdzające możliwość reprezentacji danej firmy czyli np. pełnomocnictwo.

Czy taka skrzynka ma adres?

Konstrukcja usługi zakłada, że użytkownik ma adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Otrzymujemy go podczas wnioskowania o skrzynkę. Dzięki niemu możemy korespondować z innymi podmiotami, które też mają skrzynkę. I oczywiście tylko pomiędzy nimi. Przykładowy adres wygląda następująco: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12.  Adres jest unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata/nadawcy po potwierdzeniu tożsamości właściciela podczas jego zakładania.

Gdzie szukać adresów firm czy podmiotów publicznych?

Adresy znajdują się w BAE - centralnym rejestrze adresów, który prowadzi minister cyfryzacji. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają wyłącznie korzystający z usług doręczeń elektronicznych. W przypadku skrzynki Certum adres do doręczeń firmy czy innego podmiotu znajdziemy w wyszukiwarce.

Jak się obsługuje e-Doręczenia?

Tak, jak pocztę elektroniczną, która wszyscy znamy. W Certum przygotowaliśmy skrzynkę, której obsługa jest szybka i przyjazna. Co istotne wymiana wiadomości - nazwanych w ustawie przesyłkami - jest natychmiastowa.

Ile mam czasu na założenie skrzynki?

Zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy; notariusz wykonujący zawód - mają czas do końca września 2024. Przedsiębiorcy wpisani do KRS do końca 2024 roku. Firmy z CEiDG muszą to zrobić do października 2026 roku. Nie warto jednak zwlekać i już dzis poznać bliżej tę usługę.

Istnieje już system do komunikacji z urzędami, czyli ePUAP. Co się z nim stanie?

e-Doręczenia mają zastąpić ePUAP do 2029 roku i staną się podstawą w komunikacji pomiędzy administracją publiczną a firmami. Dlatego lepiej wybrać e-Doręczenia.

Więcej informacji na temat e-Doręczeń na stronie Certum