Krajowy System e-Faktur
Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to nowe rozwiązanie prawne i techniczne wprowadzające możliwość przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
W 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Natomiast, w 2023 r., po uzyskaniu zgody Komisji Europejskiej, planowane jest wprowadzenie powszechnego fakturowania elektronicznego w Polsce.
Do polskiego ustawodawstwa został wprowadzony ustandaryzowany, elektroniczny wzór faktury, który składa się elementów obowiązkowych (wynikających z obowiązujących przepisów) oraz fakultatywnych. Wprowadzenie elementów fakultatywnych umożliwia zawarcie w e-Fakturze danych specyficznych dla poszczególnych branż, jak również elementów powszechnie występujących w obrocie gospodarczym. Fakultatywne zamieszczenie niektórych elementów ułatwi sporządzanie plików JPK_VAT, natomiast ich stosowanie ma charakter całkowicie dobrowolny.
W wyniku wdrożenia KSeF zmianie ulegnie m.in proces wystawiania oraz odbierania faktur. Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane zgodnie ze strukturą logiczną w formacie xml w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców, a następnie przesyłane do KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego (API).
W celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego wprowadzono konieczność posiadania określonych uprawnień do korzystania z KSeF oraz wymóg uwierzytelnienia i autoryzacji w kontekście danego przedsiębiorcy.
Przedsiębiorca lub osoba przez niego uprawniona może uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub podpisu zaufanego. Dodatkowo przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury masowo, po uwierzytelnieniu się w KSeF, będą mogli wygenerować unikalny token uwierzytelniający. Metoda ta umożliwi generowanie oraz przesyłanie faktur do KSeF praktycznie w sposób automatyczny bez użycia czynnika ludzkiego.
Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF odbywa się również za pomocą oprogramowania interfejsowego (API) lub będzie możliwe za pomocą dedykowanej, webowej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
W przypadku przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, istnieje możliwość złożenia w postaci papierowej, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób można wyznaczyć wyłącznie jednego reprezentanta przedsiębiorcy, który dalsze uprawnienia będzie już samodzielnie nadawał w sposób elektroniczny w KSeF.
Możliwość fakturowania elektronicznego w oparciu o ustrukturyzowany wzór faktury zmniejszy koszty przedsiębiorców związane z obsługą procesu fakturowania. Przechowywanie oraz archiwizacja faktur będzie zapewniona przez administracje przez 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych ulega przedawnieniu.
Zwiększy się szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemne rozliczenia. Księgowanie faktur w systemach finansowo-księgowych stanie się dużo łatwiejsze. Wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzacje procesów księgowych. Jednocześnie, pozwoli na zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz przełoży się na oszczędność czasu pracowników.
KSeF zwiększy również bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Wystawiając fakturę w KSeF, zawsze będziemy mieli pewność, że trafiła ona do kontrahenta. Ponadto, nabywca będzie posiadał gwarancję, że została ona wystawiona przez podmiot do tego uprawniony. Faktura wystawiona w KSeF nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie zatem konieczności wydawania jej duplikatów.
Dodatkowo przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą automatycznie dostępne, a zatem ich przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.
KSeF to nowoczesne i wygodne narzędzie do wystawiania i udostępniania faktur, ułatwiające rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami oraz zapewniające bezpieczeństwo ich wzajemnych rozliczeń. To także kolejny etap cyfryzacji usług fiskusa oraz transformacji cyfrowej Polski.
Efektem wdrożenia powszechnego fakturowania elektronicznego będzie skuteczniejsze przeciwdziałanie nieprawidłowościom w obszarze podatków, nie tylko w zakresie podatku VAT, ale również w innych obszarach.
Docelowo, KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych.
Zobacz animację Krajowy System e-Faktur od 1 stycznia 2022 roku: link
Więcej informacji na podatki.gov.pl
