Faktura elektroniczna

Pojawiają się pytania, czy skan faktury może być traktowany jako faktura elektroniczna – odpowiedź brzmi tak, pod warunkiem, że wersja papierowa nie została wystawiona ani przekazana kontrahentowi. Elektroniczny obieg faktur wspiera rozwój narzędzi do kontroli i standaryzacji procesów związanych z fakturami VAT, takich jak JPK, mechanizm podzielonej płatności oraz Centralny Rejestr Faktur. Od 2018 roku istnieje również obowiązek prowadzenia rejestrów VAT w formie elektronicznej. 

Zgodnie z Ustawą o VAT faktura elektroniczna musi zawierać określone elementy: 

Możliwe jest wystawianie faktur korygujących i duplikatów do faktur, które zostały pierwotnie wystawione elektronicznie. Jednak problem pojawia się, gdy próbujemy wygenerować faktury korygujące lub duplikaty w formie elektronicznej do faktury, która pierwotnie została wystawiona na papierze. W tej kwestii istnieje wiele różnych interpretacji. Obecnie takie działanie jest dozwolone, pod warunkiem że odbiorca wyrazi na to zgodę. 

Zgodnie z ustawą, faktury elektroniczne, podobnie jak tradycyjne faktury papierowe, podlegają pięcioletniemu okresowi przedawnienia, który liczony jest od końca roku kalendarzowego, a obliczany jest od momentu upływu pięciu lat od terminu płatności podatku. Podatnik ma obowiązek przechowywania faktur przez cały ten okres. 

Początkowo planowano, że od 1 lipca 2024 roku wszyscy czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Następnie, od 1 stycznia 2025 roku, obowiązek ten miał również objąć podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego oraz tych, którzy wykonują działalność zwolnioną przedmiotowo z VAT.

Jednakże Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostanie przesunięte na późniejszy termin. Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony nie wcześniej niż 1 stycznia 2025 roku. 

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu, kiedy zostanie przesłana do KSeF. Dzień, w którym w systemie KSeF przydzielony zostanie numer identyfikujący fakturę, uznaje się za dzień, w którym faktura ustrukturyzowana została otrzymana. Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy, który nie ma obowiązku korzystania z KSeF, za datę jej otrzymania przyjmuje się dzień, w którym nabywca faktycznie ją otrzyma.

W przypadku faktur korygujących i duplikatów do faktur wystawionych elektronicznie, ich wystawienie jest możliwe. Problem pojawia się jednak, gdy próbuje się wystawić faktury korygujące lub duplikaty w formie elektronicznej do faktur, które pierwotnie zostały wystawione w wersji papierowej. Na ten temat istnieje wiele różnych interpretacji. Obecnie jednak jest to dozwolone, pod warunkiem, że odbiorca wyrazi na to zgodę.