Faktura pro forma
Poniedziałek, 30 września 2024 (10:05)
Aktualizacja Poniedziałek, 30 września 2024 (10:10)
Faktura pro forma to specyficzny typ faktury, który pełni funkcję oferty handlowej lub wskazuje kwotę, którą należy uiścić za określoną usługę.
Faktura pro forma - najważniejsze informacje
Co to jest faktura pro forma?
Mimo że zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury VAT, nie jest uznawana za oficjalny dokument księgowy. Często służy jako wezwanie do zapłaty lub informacja o wymaganej wysokości zaliczki.
Na podstawie tego dokumentu nabywca zobowiązany jest do zapłaty za zakupiony produkt czy usługę. Po opłaceniu faktury proforma przez przedsiębiorcę, sprzedawca musi wystawić fakturę główną, zwaną fakturą VAT. Faktura pro forma nie pełni roli dokumentu księgowego, lecz często na jej podstawie dokonywana jest wpłata zaliczki.
Faktury pro forma nie ma w oficjalnych wykazach dokumentów, które potwierdzają sprzedaż towarów czy usług, ponieważ polskie prawo nie reguluje bezpośrednio możliwości ich wystawiania. Mimo to, dokumenty te są często używane w praktyce gospodarczej.
Faktura pro forma może być rozumiana jako propozycja umowy sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Decyzja o wystawieniu faktury pro forma leży w gestii przedsiębiorcy i nie jest to działanie obowiązkowe.
Chociaż nie istnieje formalny wymóg ich wystawiania, faktury pro forma mogą być korzystne, szczególnie w celu przyciągnięcia potencjalnych klientów. Faktura pro forma pełni kilka ważnych funkcji:
- informuje nabywcę o cenie,
- dostarcza szczegóły dotyczące oferowanej usługi,
- przedstawia, jak będzie wyglądać finalna faktura,
- wspomaga w uzyskaniu terminowej zapłaty.
Jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze pro forma?
Niezbędne elementy, które powinny się znaleźć na fakturze proforma, to:
- tytuł dokumentu ("Faktura pro forma" lub "Proforma"),
- numer identyfikacyjny faktury,
- data i miejsce jej wystawienia,
- nazwa i szczegóły dotyczące usługi lub towaru,
- wartość sprzedaży netto oraz brutto,
- stawka VAT oraz łączna kwota VAT,
- całkowita kwota do zapłaty,
- kwota do zapłaty wyrażona słownie,
- termin wykonania usługi lub dostawy towaru,
- termin płatności,
- dane osobowe i adresowe sprzedawcy oraz klienta.
Jakie są główne różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT?
Główne różnice między fakturą proforma a fakturą VAT wynikają przede wszystkim z ich funkcji. Faktura VAT stanowi dokument księgowy i jest formą umowy obowiązującą obie strony transakcji.
Faktura proforma ma charakter handlowy i informacyjny, co oznacza, że jej wystawienie nie inicjuje żadnych zobowiązań podatkowych. Jest używana głównie jako sposób przedstawienia warunków współpracy, czyli oferty handlowej, którą odbiorca może ocenić, porównać z ofertami konkurencyjnymi, a następnie odrzucić lub zaakceptować.
Po zaakceptowaniu faktury proforma, czyli jej opłaceniu, przedsiębiorca musi wystawić standardową fakturę VAT i odpowiednio zaksięgować tę transakcję. Faktura proforma zawiera te same podstawowe informacje co faktura VAT, ale różni się od niej obowiązkowym oznaczeniem „Proforma” lub „Faktura pro forma” zgodnie z przepisami.
Kiedy wystawić fakturę pro forma a kiedy fakturę zaliczkową?
Faktura pro forma powinna być wystawiona przed realizacją usługi lub zakupem towaru. Jak wcześniej omówiono, faktura ta służy głównie jako potwierdzenie zawarcia transakcji i ma charakter informacyjny.
Z kolei faktura zaliczkowa, która jest rejestrowana w księgach rachunkowych, powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano pełną lub częściową zapłatę za towar lub usługę.
Można ją wystawić nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zapłaty. Zaleca się wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności, aby uniknąć niepewności związanej z nieuregulowaniem należności.
Jakie faktury spotykamy oprócz faktury pro forma?
W działalności gospodarczej istnieje kilka rodzajów faktur. Oprócz faktury pro forma prowadząc firmę możesz również operować na takich dokumentach jak:
- faktura sprzedaży;
- faktura zaliczkowa;
- faktura końcowa;
- faktura korygująca;
- faktura VAT marża;
- faktura VAT dla małego podatnika;
- faktura dla podatników zwolnionych z VAT;
- faktura uproszczona.