Winiety bez limitów

Podatnik prosi o rozstrzygnięcie czy winieta może stanowić koszt uzyskania przychodu Spółki.

Na mocy § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., pracownikowi z tytułu odbywanej podróży służbowej przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Limit wynikający z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu nie obejmuje swym zakresem innych wydatków związanych z podróżą służbową pracownika.

W przypadku delegacji pracowników opłaty za przejazd autostradą powinny być zwrócone w wysokości faktycznie poniesionej. Podstawą dokonania zwrotu powinny być dowody dokumentujące ich poniesienie np. faktura, rachunek, bilet. Powyższe potwierdza postanowienie Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie z dnia 10 marca 2006 r., nr DP1/423-28/06/KK/21617: "W opisanym stanie faktycznym opłata za parking oraz opłaty autostradowe stanowią pozostałe wydatki związane z podróżą służbową, których poniesienie uzasadnione jest potrzebami realizacji zleconego pracownikowi zadania i tego rodzaju wydatki nie są limitowane (...). Ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, w oparciu o dowody dokumentujące ich poniesienie".

Stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem określonych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Jeżeli więc korzystanie przez pracownika z winiet związane było z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, to Podatnikowi przysługuje prawo zakwalifikowania wydatków poniesionych na zakup winiet do kosztów podatkowych. Istotne jest jednak w takim przypadku udokumentowanie "służbowego" charakteru poniesionego wydatku.

Jednocześnie wskazać należy, że w treści art. 16 ust. 1 pkt 30 i pkt 51 ustawy o PDOP ustawodawca odwołuje się do wyżej wskazanych przepisów rozporządzenia i ogranicza prawo w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy ponad limit określony w rozporządzeniu. Ograniczenia te dotyczą używania przez pracowników samochodów na potrzeby pracodawcy oraz z wydatków pracodawcy związanymi z używaniem samochodów osobowych niebędących składnikami majątku tego przedsiębiorcy.

W świetle powyższych przepisów wydatki poniesione na zakup winiet stanowią koszty podatkowe Spółki i nie podlegają limitowaniu.

W celu zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu niezbędne jest odpowiednie dokumentowanie poniesionego wydatku. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o rachunkowości. W zakresie dokumentowania wydatków znajdzie zastosowanie odpowiednio art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w którym wskazuje się, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 wskazuje się dodatkowo, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2) korygujące poprzednie zapisy,

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Ustawa o rachunkowości określa również elementy jakie winien zawierać dowód księgowy. Zgodnie z art. 21 ust. 1 dowód księgowy powinien zawierać:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (...).

Jednocześnie w art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości wskazano, iż w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

W analizowanym stanie faktycznym nabywane bilety na przejazd autostradą (winiety) nie są opodatkowane podatkiem VAT. W związku z tym Spółce przysługuje prawo do wystawienia księgowych dowodów wewnętrznych.

Równocześnie pragniemy zwrócić uwagę na brzmienie art. 9 ust. 1 PDOP. Zgodnie z nim podatnicy zobligowani są do ewidencji rachunkowej zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w piśmie Urzędu Skarbowego w Krośnie z dnia 10 lutego 2006r., sygnatura PDP 4211/IN/CIT/6/2006. W przypadku, gdy Spółka nie jest w stanie prawidłowo udokumentować poniesienia przedmiotowego wydatku, nie będzie on mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie na gruncie przepisów ustawy o PDOP ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów. Odwołuje się jedynie do zapisów w księgach rachunkowych. Należy przy tym wskazać, iż regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem (art. 180 § 1).

Z powyższych rozważań wynika, iż potwierdzenie transakcji dowodem zewnętrznym, który nie spełnia wymogów określonych w przepisach ustawy o rachunkowości, nie pozbawia Podatnika możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Na winietach widnieje kwota zakupu oraz data zakupu/data od której winieta obowiązuje. Spółka dokonując kwalifikacji poniesionego wydatku do kosztów podatkowych powinna zdarzenie to udokumentować dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zawarte zostaną brakujące elementy, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Patrycja Mikuła

Europejskie Centrum Doradztwa i Dokumentacji Podatkowej Spółka Doradztwa Podatkowego Sp. z o.o.