Data wystawienia i data otrzymania faktury w KSeF

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu, kiedy zostanie przesłana do KSeF. Informacja o tej dacie będzie się znajdowała się w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Dodatkowo będzie ją można odczytać z samego numeru nadanego fakturze przez KSeF. Drugi blok tego numeru, składający się z ośmiu cyfr, odpowiada dacie wystawienia faktury, zapisanej w postaci RRRRMMDD.

W tej sytuacji znaczenie traci data wpisana na fakturze. Pole przeznaczone do wpisania daty jest obowiązkowe w strukturze faktury, więc nie można go zostawić pustego. Jednak gdy wskazana na fakturze data będzie się różniła od daty wpłynięcia dokumentu do KSeF, to wiążąca będzie ta druga wartość. Zgodnie art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług przyjmuje się, że fakturę wystawiono w dniu przesłania jej do KSeF, nawet jeśli w treści dokumentu wskazano inną datę. Niezgodność tych dat nie spowoduje odrzucenia faktury przez KSeF. nie ma też potrzeby korygowania daty widocznej na fakturze, by była spójna z datą nadaną przez KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF, który wejdzie w życie od lipca 2024 r. dla płatników VAT i od stycznia 2025 r. dla firm zwolnionych z VAT, spowoduje, że sens straci spotykana dziś praktyka manipulowania datami wpisywanymi na fakturach. Działając poza KSeF sprzedawca ma w praktyce możliwość, żeby w trakcie miesiąca wystawić i wysłać do kontrahenta fakturę datowaną na ostatni dzień poprzedniego miesiąca - musi tylko zadbać o ciągłość numeracji na fakturach. Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF taki zabieg straci sens, bo za dzień wystawienia faktury będzie uznawany dzień jej wprowadzenia do KSeF.

Korzystanie z KSeF nie jest jeszcze obowiązkowe, a faktury KSeF funkcjonują równolegle do innych rodzajów faktur. W tym okresie obowiązują przejściowe zasady akceptowania takich faktur. Wymagana jest bowiem zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur przez KSeF.

W konsekwencji sposób, w jaki określana jest data otrzymania faktury KSeF, zależy od tego, czy nabywca taką zgodę wyraził. Jeżeli tak, to fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu, kiedy zostanie wystawiona w KSeF. Nie ma wtedy znaczenia, czy nabywca faktycznie zapoznał się tego dnia z treścią faktury ani jaka data została wpisana na dokumencie.

Jeżeli jednak nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF, to sprzedawca zobowiązany jest, by dostarczać mu faktury w innej, uzgodnionej między stronami formie - np. jako załącznik do wiadomości e-mail lub w postaci wydruku. W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca zyskuje prawo do odliczeń nie wcześniej, niż otrzyma fakturę poza KSeF.

Docelowo korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe. Z logiki tego rozwiązania wynika, że wtedy zgoda na akceptację faktur w KSeF nie będzie już wymagana, zaś datą otrzymania faktury przez nabywcę będzie data, jaką KSeF nada temu dokumentowi. Data wpisana w treści faktury, data otrzymania kopii dokumentu ani data odczytania dokumentu nie będą miały żadnego znaczenia.

Co ważne, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że KSeF nie będzie automatycznie powiadamiał podatników o tym, że została dla nich wystawiona faktura. Resort tłumaczy to faktem, że dla podatników otrzymujących bardzo duże ilości faktur byłoby to utrudnieniem, a nie ułatwieniem. Podatnik będzie musiał sam zadbać o uzyskanie takich informacji.

W szczególnych sytuacjach, związanych z zaplanowaną niedostępnością KSeF, awarią KSeF czy problemami z KSeF leżącymi po stronie podatnika, możliwe będzie wystawienie faktury poza systemem KSeF. Jeżeli nabywca zgodzi się na to, by otrzymać fakturę poza KSeF, to za datę otrzymania faktury będzie uważany dzień, w którym otrzymał plik PDF lub wydruk dokumentu (chyba że wcześniej faktura zostanie wgrana do KSeF - wtedy datą jej otrzymania będzie data nadania jej numeru KSeF)

Natomiast gdy w takiej sytuacji nabywca nie zgodzi się na doręczenie faktury poza KSeF, to datą otrzymania faktury będzie data nadania jej numeru KSeF.
Jakie znaczenie ma data wystawienia i data otrzymania faktury

Wystawców faktur obowiązuje ustawowy termin ich wystawiania. Ogólna zasada, od której przewidziano pewne wyjątki, mówi, że fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Dotyczy to zarówno faktur z VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Dodatkowo w przypadku niektórych towarów i usług data wystawienia faktury jest datą powstania obowiązku podatkowego. Z kolei z punktu widzenia nabywcy ważna jest zasada, że możliwość odliczenia VAT pojawia się w dniu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.

Artykuł sponsorowany