Elektroniczny Obieg Dokumentów – dlaczego warto go wdrożyć?
Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od swojej wielkości, potrzebuje efektywnego systemu obiegu dokumentów, by móc sprawnie funkcjonować. Dotyczy to tak samo firm prywatnych, jak i sektora publicznego – urzędów, instytucji finansowych, a nawet placówek edukacyjnych. Dlaczego warto korzystać z Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Wszystkie dokumenty w firmie - czy to umowy z klientami, czy wnioski urlopowe pracowników - muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, a jednocześnie łatwy do odnalezienia w razie potrzeby. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów sprawdzał się lata temu, ale obecny poziom rozwoju technologii daje znacznie więcej możliwości. Jedną z nich jest Elektroniczny Obieg Dokumentów - sposób na zabezpieczenie istotnych informacji i usprawnienie komunikacji w firmie.
Z EOD korzystają już przedsiębiorstwa na całym świecie - są to zarówno lokalne biznesy, jak i międzynarodowe korporacje liczące sobie dziesiątki tysięcy pracowników. W tak rozbudowanych strukturach organizacji kontrolowanie obiegu dokumentów stanowi nie lada wyzwanie.
Wszyscy doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważne w dobie informacji jest bezpieczeństwo dokumentów. Ochrona umów z klientami oraz kontrahentami, faktur czy korespondencji (zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej) świadczy o wiarygodności firmy. Elektroniczny Obieg Dokumentów to rozwiązanie umożliwiające przeniesienie danych do przestrzeni cyfrowej, dzięki czemu są one nie tylko zabezpieczone przed zagubieniem, lecz także zawsze dostępne dla uprawnionych użytkowników. Przejście na EOD nie musi oznaczać całkowitej rezygnacji z tradycyjnych archiwów, ale pozwala dodatkowo usprawnić komunikację na wszystkich szczeblach organizacji.
Wiele liderów rynku decyduje się automatyzować i digitalizować obieg dokumentów w firmie z pomocą nowoczesnych platform low-code. Narzędzia te pozwalają na zbudowanie idealnie dopasowanego do potrzeb firmy systemu. Jedną z takich platform jest WEBCON BPS, który umożliwia tworzenie aplikacji biznesowych. Polski system wyróżnia się technologią InstantChange™, która pozwala na bieżąco reagować na zmiany i wprowadzać je nawet do działających już aplikacji.. Dzięki InstantChange™ wprowadzanie zmian jest banalnie łatwe, a aktualizacje natychmiast widoczne dla użytkowników systemu.
Wdrożenie systemu EOD to gwarancja obniżenia kosztów związanych z przechowywaniem, ochroną i udostępnianiem dokumentów. Automatyzacja procesów zmniejsza zakres obowiązków pracowników, którzy tradycyjnie musieliby samodzielnie dbać o prawidłowy obieg danych. EOD ogranicza także zużycie papieru oraz zmniejsza ślad węglowy pozostawiany przez przedsiębiorstwa, co zwiększa ich uznanie w oczach klientów i partnerów biznesowych.
