Rozwijaj kulturę organizacyjną w hybrydowym miejscu pracy

Część firm zdecydowała się wprowadzić taki system dopiero w związku z pandemią COVID-19, inne działały tak wcześniej - czy to ze względu na nowoczesne podejście, czy charakter branży. Dziś, gdy najgorszy okres związany z koronawirusem mamy już za sobą, nietrudno zauważyć, że praca hybrydowa stała się ważnym trendem na rynku pracy. Pracownicy polubili możliwość wykonywania swoich obowiązków z domu, taka forma pracy przynosi też pewne korzyści pracodawcom. Wciąż są jednak firmy, które nie są pewne, jak prawidłowo zarządzać zespołem w hybrydowym miejscu pracy i rozwijać w nim kulturę organizacyjną. Przybywamy z podpowiedziami!

Definicja pracy hybrydowej jest krótka i bardzo prosta: to model zatrudnienia, który łączy pracę zdalną ze stacjonarną. Pracownicy oraz osoby, z którymi firma zawarła umowy cywilnoprawne, wykonują zatem swoje obowiązki w części z domu, a w części z biura. Ze względu na to, że nie w każdym zawodzie takie rozwiązanie ma rację bytu - między innymi w przypadku kelnerów i kucharzy w gastronomii - o pracy hybrydowej mówi się zwykle w kontekście pracy biurowej.

O tym, na czym dokładnie polega praca hybrydowa, decydują wewnętrzne ustalenia każdej z firm. Pracodawcy mogą bowiem sami ustalać, jak będzie przebiegał rozkład dom-biuro, dostosowując organizację pracy do potrzeb swojej branży czy specyfiki danej organizacji. Najczęściej jednak stosuje się jedną z czterech podstawowych postaci pracy hybrydowej:

1. Elastyczna praca hybrydowa - w tym przypadku pracownicy sami decydują, kiedy chcą pracować zdalnie, a kiedy stacjonarnie. Mogą np. wprowadzać swoje preferencje w projekcie grafiku na kolejny miesiąc, wystawiać wnioski o pracę zdalną na dany okres czy ustalać ją ustnie z przełożonym.
2. Zagrafikowana praca hybrydowa - pracodawca ustala zasady, zgodnie z którymi każda osoba ma pracować X razy stacjonarnie i X razy zdalnie; np. cały tydzień w domu i cały tydzień w biurze, naprzemiennie.
3. Rotacyjna praca hybrydowa - pracownicy zostają podzieleni na grupy; jedna pracuje zdalnie, a druga stacjonarnie i co określony czas następuje zamiana ról.
4. Hybrydowy podział pracy w firmie - czyli podział pracowników na tych pracujących tylko zdalnie i tych wyłącznie stacjonarnie, bez zamian.

Od grudnia 2022 roku ustawa o zmianie ustawy Kodeks pracy przechodzi etap legislacyjny, czyli jest procedowana w Senacie. Zmiany dotyczą między innymi wprowadzenia do Kodeksu pracy przepisów dotyczących wykonywania pracy zdalnej i hybrydowej. Wcześniej określała je wyłącznie tak zwana ustawa covidowa (ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Zmiany w Kodeksie pracy mają wejść w życie 1 marca 2023 roku, choć termin ten nie jest jeszcze oficjalnie potwierdzony. Obejmuje je art. 6719 §3 pkt 1. K.p. mówiący o:

• obowiązku zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• obowiązku pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
• obowiązku pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• obowiązku zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy,
• braku możliwości odmówienia wykonywania pracy zdalnej rodzicom dzieci do 4. roku życia, kobietom w ciąży oraz rodzicom i opiekunom zajmującym się osobami z niepełnosprawnością w rodzinie,
• wprowadzeniu możliwości wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej na wniosek pracownika - do 30 dni w roku.

Po zmianach w Kodeksie pracy praca hybrydowa będzie zatem w pewnym stopniu obowiązywała wszystkie firmy (poza wyjątkami określonymi w ustawie) - mamy tutaj na myśli możliwość złożenia przez pracownika wniosku o pracę zdalną do 30 dni rocznie. W związku z tym pracodawcy, którzy jeszcze nie zastanawiali się nad tym, jak wprowadzić pracę hybrydową w swojej firmie, powinni rozpocząć planowanie. Jedną z największych bolączek okazuje się rozwijanie kultury organizacyjnej w hybrydowym miejscu pracy i skuteczne zarządzanie osobami pracującymi zdalnie. Jak zaangażować pracowników w realizację firmowych celów i wartości, gdy część z nich wykonuje pracę tylko z domu, a część regularnie przechodzi na home office? Jak nadzorować ich pracę?

Odpowiedź na wszystkie te pytania okazuje się całkiem prosta: wdrożenie dobrego systemu HR takiego jak tomHRM. Ujmując najprościej, to oprogramowanie dla kadrowców, menedżerów i pracowników, które wspiera każdego z nich w wykonywaniu codziennych obowiązków (wprowadza wiele automatyzacji), a także digitalizuje dokumentację czy procesy związane z ewidencją czasu pracy. Co więcej, skutecznie poprawia komunikację w firmie. Wszystkie te cechy systemów HR sprawiają, że platforma znacznie usprawnia pracę w systemie hybrydowym, jednocześnie ułatwiając angażowanie w kulturę organizacji wszystkie osoby na home office i ułatwiając zarządzanie pracownikami zdalnymi. Wspomniany system tomHRM daje dostęp do takich funkcji sprawdzających się przy pracy hybrydowej, jak:

Intranet dla pracowników - intranet to idealne miejsce do zdalnego budowania społeczności firmowej oraz prosta metoda na angażowanie pracowników online w życie organizacji. Moduł ten, w wydaniu od tomHRM, umożliwia publikację firmowych aktualności, tworzenie personalizowanego kalendarza z ważnymi firmowymi wydarzeniami oraz zakładanie grup dyskusyjnych czy tablic. Pracownicy mogą zostawiać polubienia czy komentarze i wymieniać się informacjami/wiedzą. To też świetne miejsce do dzielenia się swoimi pomysłami - i oceniania ich przez inne osoby. W intranecie można również załączać ważne dokumenty oraz pliki firmowe, a także tworzyć osobne podstrony dla poszczególnych działów z ich wewnętrznymi "papierami" czy informacjami.

Ewidencja Czasu Pracy - moduł doskonale organizuje pracę wszystkich osób w firmie; i tych zdalnych, i stacjonarnych. Umożliwia między innymi "meldowanie się" na zmianie poprzez uruchamianie zegara, który zaczyna odmierzać czas pracy, a także pozwala go pauzować na czas przerw. Wszystkie dane przenosi automatycznie na elektroniczną listę obecności, dzięki czemu przełożony kilkoma kliknięciami może sprawdzić, ile osób już pracuje, kto skończył pracę, kto się spóźnił, kto jest nieobecny; i tak dalej. Możliwe jest również ręczne uzupełnianie czasu pracy i konieczność jego akceptacji przez przełożonego. Pracownicy mogą też korzystać ze stopera dla wybranego projektu i zadania, by kierownik widział, nad czym dokładnie w danym momencie pracują.

Spotkania 1 na 1 - idealny sposób na to, by zadbać o kulturę organizacyjną w pracy hybrydowej. Przełożeni mogą regularnie zdalnie spotykać się i rozmawiać z osobami przebywającymi na home office, pogłębiając swoją relację. Przydaje się to szczególnie w przypadku pracowników zatrudnionych wyłącznie do pracy zdalnej, np. mieszkających w innym mieście, województwie czy państwie. Mogą być angażowani w życie firmy, choć nie przebywają w niej stacjonarnie.

Cele - ważnym elementem kultury organizacyjnej każdej firmy jest wspólny cel określany na dany rok, kwartał czy inny okres. Wspólne dążenie do jego realizacji zbliża pracowników oraz poszczególne zespoły czy działy, a także odgrywa istotną rolę w osiągnięciu przez firmę kolejnego biznesowego sukcesu. Platforma tomHRM wspiera członków organizacji w osiąganiu stawianych im celów dążących do realizacji wspólnego celu. System daje dostęp do takich funkcji, jak przypisywanie celów do firmy, działu, zespołu i konkretnych pracowników, kaskadowe definiowanie celów, ustawianie powiązań między celami, automatyczna aktualizacja postępów czy zostawianie komentarzy do podjętych działań; i wiele innych.

Wszystkie moduły wchodzące w skład tomHRM możesz przetestować za darmo przez 30 dni!

Artykuł sponsorowany