Masz nadpłatę w ZUS? Złóż ten wniosek w ciągu 5 lat, bo pieniądze przepadną

Nie powinniśmy zbyt długo czekać ze złożeniem wniosku. Mamy na to tylko 5 lat, po tym czasie ZUS rejestruje dane tylko na kontach ubezpieczonych. Nie będą one już rejestrowane na koncie płatnika składek, a nadpłata nie zostanie zwrócona płatnikowi, nawet jeśli złoży wniosek. Innymi słowy, płatnik nie będzie mógł decydować o środkach z nadpłaty, ani przeznaczyć ich na zaległe lub przyszłe składki.

Przedsiębiorcy mają obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Muszą przekazywać je na konto w ZUS w terminie do 5., 15. lub 20. dnia następnego miesiąca. W przypadku nadpłaty, czyli przekazania kwoty wyższej niż wymagana, przedsiębiorca może sprawdzić stan swojego konta ubezpieczeniowego w systemie PUE ZUS. Musimy pamiętać, że jeśli na naszym koncie pojawi się nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, nie zostanie ona automatycznie zwrócona przez ZUS.

Nadpłata w ZUS najczęściej wynika z błędu przedsiębiorcy, który opłaca składki w zbyt wysokiej kwocie. Teoretycznie możliwe jest celowe działanie w tym zakresie, ale rzadko zdarza się, aby przedsiębiorcy świadomie płacili wyższe składki. Błędy w obliczeniach mogą wynikać z różnych przyczyn, niekoniecznie leżących po stronie przedsiębiorcy. Mogą być one spowodowane błędami księgowego lub osoby odpowiedzialnej za finanse w firmie.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje ubezpieczonych o możliwej nadpłacie na ich koncie tylko raz do roku, zazwyczaj na początku nowego roku kalendarzowego, odnosząc się do składek za rok poprzedni.

Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że rzeczywiście mamy nadpłatę. Możemy to zrobić, korzystając z platformy PUE ZUS, gdzie znajdziemy szczegółowe informacje o wpłatach i rozliczeniach. Możemy również uzyskać te dane, odwiedzając placówkę ZUS lub kontaktując się z nią telefonicznie. Aby ubiegać się o zwrot nadpłaty, należy zebrać odpowiednie dokumenty, które potwierdzą jej istnienie i ułatwią procedurę:

• wyciąg z konta ZUS - dokument zawierający historię wpłat i ewentualne saldo nadpłaty;
• wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-P) - dostępny do pobrania na stronie ZUS lub w placówkach stacjonarnych;
• dodatkowe dokumenty - jeśli nadpłata wynika z pomyłki księgowej, zmiany podstawy wymiaru składek lub innej sytuacji, warto załączyć odpowiednie wyjaśnienia, np. korektę dokumentów rozliczeniowych, umowy czy zaświadczenia.

ZUS ma do 30 dni na rozpatrzenie wniosku i dokonanie zwrotu na wskazane konto bankowe. Jeśli jednak mamy zaległości wobec ZUS, nadpłata zostanie zaliczona na ich poczet. Warto więc wcześniej sprawdzić, czy nie posiadamy nieuregulowanych składek.

Jeśli nie wystąpimy o zwrot, nadpłata pozostanie na koncie i zostanie zaliczona na przyszłe zobowiązania wobec ZUS. Musimy jednak pamiętać, że po 5 latach od dnia powstania nadpłaty może nastąpić jej przedawnienie, co oznacza, że stracimy możliwość odzyskania tych środków.

Składki ZUS muszą być rzeczywiście opłacone, aby mogły zostać uwzględnione w rozliczeniu podatkowym. W przypadku nadpłaty, w zeznaniu PIT wpisujemy pełną zapłaconą sumę.

Kiedy otrzymujemy zwrot nadpłaconych składek, nie musimy korygować okresu, w którym doszło do nadpłaty. Zamiast tego, zwrot powinniśmy rozliczyć w okresie, w którym go otrzymaliśmy. Przykładowo, jeśli nadpłaciliśmy składki w 2023 roku, a zwrot otrzymaliśmy w 2024 roku, to uwzględniamy ten zwrot w rozliczeniu za 2024 rok.

Jeśli zdecydujemy się przekazać nadpłatę składek ZUS na poczet przyszłych składek, to w danym okresie podatkowym powinniśmy:

• pomniejszyć dochód o składki na ubezpieczenie społeczne;
• pomniejszyć podatek o składki zdrowotne;
• uwzględnić w kosztach składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Oznacza to, że nadpłacone składki zmniejszają nasze przyszłe zobowiązania wobec ZUS.

Jeżeli jednak złożymy wniosek o zwrot nadpłaconych składek i otrzymamy ten zwrot, musimy doliczyć zwrócone kwoty do dochodu w zeznaniu rocznym za rok, w którym otrzymaliśmy zwrot.

Przeczytaj również:

Ważny komunikat ZUS. Wejdź na konto i sprawdź saldo

Kiedy sam musisz płacić składkę ZUS? W tych wypadkach musisz o tym pamiętać

PIT nie dotarł na czas, a termin rozliczenia się zbliża. Co zrobić w przypadku braku deklaracji?