Błędy płatników składek w drukach przekazywanych do ZUS

Pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (tj.: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu) oraz zdrowotnemu w ZUS. Zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń w ZUS dokonuje pracodawca (płatnik składek) na druku ZUS ZUA, w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (tj. od dnia nawiązania stosunku pracy). Termin ten należy liczyć od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy.

Płatnicy składek, którzy zawierają z daną osobą umowę o pracę w terminie wcześniejszym i ustalają w niej późniejszy termin rozpoczęcia pracy przez pracownika mają wątpliwości z ustaleniem prawidłowej daty powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS takiej osobie. W takim przypadku dzień rozpoczęcia pracy jest dniem nawiązania stosunku pracy i jednocześnie dniem powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS. Wynika to stąd, iż stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy go nie określono - w dniu zawarcia umowy. Dlatego też datą nawiązania stosunku pracy może być data rozpoczęcia pracy, jeżeli została ona wskazana w umowie o pracę. Natomiast gdy daty tej nie określono, wówczas nawiązanie stosunku pracy nastąpi z dniem zawarcia umowy.

W przypadku gdy pracodawca zgłosił zatrudnionego pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS (na formularzu ZUS ZUA) z nieprawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczeń, ma obowiązek błąd ten skorygować. Dokonuje tego poprzez złożenie wyrejestrowania danej osoby z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń") i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń (na druku ZUS ZUA) z prawidłowymi danymi (przykład). Stanowi tak art. 36 ust. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Analogiczne zasady, jak przedstawione wyżej, stosuje się wtedy, gdy pracodawca przekazując osobie sporządzającej w jego imieniu dokumenty do ZUS pomylił się i podał nieprawidłową datę zatrudnienia pracownika. Został on więc zgłoszony do ubezpieczeń z nieprawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczeń.

Zdarza się, że pracodawca w zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA popełni błąd w bloku III. dotyczącym danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, np. w pierwszym imieniu. Aby skorygować błędnie wpisane pierwsze imię pracownika, pracodawca powinien przekazać do organu rentowego druk ZUS ZIUA "Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej" i wpisać w nim:

• w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 01. - cyfrę 2 (oznacza korektę danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej), następnie 
• w bloku III. "Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" - poprzednie dane identyfikacyjne pracownika (z błędnym imieniem), a 
• w bloku IV. "Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" - jego aktualne dane, w tym prawidłowe imię pierwsze.

Na druku ZUS ZIUA płatnik informuje także o zmianach i korektach dotyczących: numeru PESEL pracownika, rodzaju, serii i numeru dokumentu, z jakim był on zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS oraz daty urodzenia.

Z kolei gdy pracodawca zgłosi pracownika do ubezpieczeń w ZUS, a następnie zauważy, że w druku ZUS ZUA wpisał nieprawidłowe nazwisko rodowe tej osoby (czyli popełnił błąd w bloku IV. dotyczącym danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń), jest zobowiązany także błąd ten skorygować. W tym jednak przypadku dokonuje tego poprzez przekazanie druku ZUS ZUA w trybie korekty. Pozostałe pola tego formularza pracodawca wypełnia na zasadach ogólnych z prawidłowymi danymi, czyli oprócz danych pracownika, które należy poprawić (tu: nazwisko rodowe), podaje dane, które pozostały niezmienione (m.in. datę powstania obowiązku ubezpieczeń).

Zatrudnionego pracownika pracodawca zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X. Kod ten składa się z 6 znaków, gdzie:

• cztery pierwsze znaki - oznaczają podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem, 
• piąty znak - oznacza ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty, natomiast 
• szósty znak - informuje o stopniu niepełnosprawności bądź jego braku.

Gdy pracownik zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, poinformuje pracodawcę o posiadanym prawie do renty (np. rodzinnej), to obowiązkiem pracodawcy jest dokonać zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia takiej osoby. O zmianach danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń dotyczących m.in. kodu tytułu ubezpieczenia, płatnik składek zawiadamia organ rentowy poprzez przekazanie do ZUS:

• wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, a następnie 
• zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (ZUS ZUA) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 2 0.

Możliwa jest sytuacja, że pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS (na druku ZUS ZUA) z błędnym adresem zameldowania. Aby skorygować ten błąd, pracodawca ponownie powinien złożyć do ZUS druk ZUS ZUA. W dokumencie tym w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 02. wpisać powinien cyfrę 2. Pozostałe pola tego dokumentu wypełnia się na zasadach ogólnych z prawidłowymi danymi, czyli wraz z danymi pracownika, które należy poprawić (tu: adres zameldowania), trzeba także podać dane, które pozostały niezmienione (m.in. datę powstania obowiązku ubezpieczeń).

Płatnik nie ma problemu z ustaleniem charakteru ubezpieczeń społecznych zleceniobiorcy w ZUS w przypadku, gdy wykonywana umowa zlecenia stanowi dla niego jedyne źródło zarobkowania. Wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy jest on dodatkowo zatrudniony w innym podmiocie na podstawie umowy o pracę. Aby prawidłowo ustalić wówczas do jakich obowiązkowych ubezpieczeń należy go zgłosić w ZUS, zleceniodawca powinien posiadać informację o wysokości oskładkowanego przychodu uzyskiwanego przez zleceniobiorcę ze stosunku pracy.

Jeżeli jest on niższy od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2020 r. minimalna płaca wynosi 2.600 zł), to z racji wykonywanego zlecenia taka osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu) oraz zdrowotnemu. Dobrowolny charakter ma dla niej ubezpieczenie chorobowe. Natomiast gdy oskładkowany przychód ze stosunku pracy jest co najmniej równy kwocie minimalnej płacy, wtedy ze zlecenia obowiązkowe jest dla takiej osoby tylko ubezpieczenie zdrowotne. Do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych może ona przystąpić tylko na zasadzie dobrowolności. Nie może ona podlegać dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.

Może się zdarzyć, że pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy (z wynagrodzeniem minimalnym proporcjonalnie pomniejszonym do tego wymiaru) pracodawca zwiększy wymiar etatu do pełnego. Zmiana ta będzie miała zatem wpływ na charakter ubezpieczeń społecznych takiej osoby z tytułu dodatkowo zawartej przez nią (z innym podmiotem) umowy zlecenia (niewykonywanej na rzecz pracodawcy). Po zmianie wymiaru etatu wynagrodzenie takiego pracownika wzrośnie bowiem do kwoty minimalnego przysługującego przy zatrudnieniu na pełnym etacie. Jego wysokość spowoduje, że umowa zlecenia będzie stanowić dla niego tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, ewentualnie do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych (po przystąpieniu do nich obowiązkowego ubezpieczenia wypadkowego).

W takim przypadku zleceniodawca powinien przekazać do ZUS odpowiednio wyrejestrowanie zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, a następnie ponowne jego zgłoszenie, lecz tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA (bądź ZUS ZUA - gdy zleceniobiorca zechce przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych).

Jeżeli o zmianie wysokości wynagrodzenia ze stosunku pracy (w wyniku zmiany wymiaru etatu na pełny) taka osoba nie powiadomi zleceniodawcy (jako płatnika składek), ten nie będzie miał podstaw do wprowadzenia stosownych zmian w zakresie podlegania przez nią ubezpieczeniom w ZUS.

Zgłoszenie członka rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego Czasami pracodawca przekazując zgłoszenie na przykład dziecka pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, tj. druk ZUS ZCNA, wpisze w nim błędne jego dane, np. imię. W celu skorygowania tej nieprawidłowości powinien on ponownie wypełnić druk ZUS ZCNA, wpisując w nim m.in.:

• w bloku IV.A. w polu 01. cyfrę 2, która informuje o wyrejestrowaniu członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego, następnie w polu 02. jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego należy podać datę, która w pierwotnie złożonym błędnym dokumencie zgłoszeniowym została podana jako data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego, natomiast w polu 08. błędne imię dziecka, po czym 
• w bloku V.A. w polu 02. jako datę zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego trzeba podać dzień, od którego posiada on prawo do takiego zgłoszenia, a w polu 08. właściwe imię dziecka pracownika.

Niekiedy w wyniku pomyłki pracodawca zgłaszając członka rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego (np. niepracującą żonę) poda dane pracownika, który nie wnioskował o takie zgłoszenie. Aby skorygować ten błąd, pracodawca powinien ponownie wypełnić formularz ZUS ZCNA, gdzie w bloku III. "Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" wpisze błędne dane, które wykazane zostały w pierwotnie złożonym dokumencie (czyli dane innego pracownika). Natomiast w bloku IV. A. "Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego" w polu 01. wpisze cyfrę 2, która oznacza wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego (wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego) należy w polu 02. tego bloku podać datę, która w pierwotnie złożonym (błędnym) druku ZUS ZCNA została podana jako data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego. Pozostałe bloki tego formularza należy wypełnić na ogólnych zasadach. Następnie pracodawca powinien złożyć ponownie druk ZUS ZCNA, na którym zgłosi członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego i poda w nim dane pracownika, który faktycznie wnioskował o takie zgłoszenie.

Przykład:

Pracodawca 6 lipca 2020 r. zawarł z osobą umowę o pracę. Wskazał w niej jako datę rozpoczęcia pracy przez pracownika 7 lipca br. Na druku ZUS ZUA w bloku VI. "Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych" i w bloku VII. "Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym" w polach 01. płatnik wpisał datę 6 lipca 2020 r., zamiast 7 lipca 2020 r.

Aby skorygować datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, pracodawca zobowiązany jest:

- wyrejestrować zatrudnionego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, wpisując w nim jako datę wyrejestrowania 6 lipca 2020 r., a następnie - ponownie zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA, podając w nim jako datę zgłoszenia do tych ubezpieczeń - 7 lipca 2020 r. Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.)

autor: Aneta Dąbrowska Gazeta Podatkowa nr 59 (1725) z dnia 2020-07-23