W skrócie
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) zostaje wdrożony od 1 lutego, jednak w okresie przejściowym będzie funkcjonować kilka różnych systemów fakturowania.
- Eksperci i przedstawiciele MŚP zgłaszają zastrzeżenia co do spójności i przejrzystości komunikacji Ministerstwa Finansów na temat reformy KSeF.
- Firmy otrzymują sprzeczne sygnały dotyczące obowiązków fakturowych, a MF zwołuje kolejne briefingi w sprawie prostowania informacji o KSeF.
- Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej serwisu
Reforma KSeF jest przygotowywana od kilku lat, bo jej termin był przesuwany. Czasu na jej przygotowanie było wystarczająco dużo, bo reforma była przesunięta, a ostatnią ustawę z nią związaną prezydent Nawrocki podpisał w sierpniu.
Reforma wchodzi w życie od 1 lutego, a tuż przed startem jest coraz większe zamieszanie, czego jednym z dowodów jest zwoływanie naprędce briefingów "na temat bezpieczeństwa i dezinformacji w obszarze KSeF".
Zobacz również:
W skrócie Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący w szczególności do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi stopniowo, to znaczy od 1 lutego duże firmy, od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy, w tym jednoosobowa działalność gospodarcza, ale zgodnie z planem w tym roku nie będzie sankcji za niewdrożenie.
Wyjątkiem są mikrofirmy z bardzo niskimi przychodami, które do 31 grudnia 2026 r. mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł.
Jednocześnie od lutego wszyscy powinni być gotowi do odbioru faktur w KSeF, ale w okresie przejściowym są pewne wyłomy.
Choć eksperci podatkowi raczej nie kwestionują zasadności wprowadzenia tej reformy, to co do sposobu jej wdrażania można mieć wątpliwości, bo jak już pisaliśmy w Interii - w 2026 roku czyli przejściowym, kiedy jest brak sankcji, jednocześnie będzie funkcjonować kilka systemów faktur.
O tym, jak wygląda stan na dziś, od praktycznej strony można się lepiej dowiedzieć z wpisów ekspertów rynkowych w mediach społecznościowych niż ze strony MF.
O słabym timingu w komunikacji pisaliśmy przy okazji rozsyłania informacji w okresie świąteczno-noworocznym.
O tym, że w przededniu wejścia reformy jest, chaos świadczy choćby zadeklarowana dziś zmiana dotycząca formy faktur wystawianych przez Orlen.
Zastrzeżenia co komunikowania zmian od strony praktycznej ma też Rzecznik MSP.
- Rzecznik MŚP docenia wysiłki Ministerstwa Finansów oraz Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie informowania przedsiębiorców o planowanym wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Skala reformy oraz jej znaczenie dla codziennego funkcjonowania firm powodują jednak, że kluczowe znaczenie ma zarówno sam zakres zmian, jak i sposób oraz tempo ich komunikowania zwłaszcza od strony praktycznej.
Zobacz również:
- Z perspektywy przedsiębiorców sektora MŚP, istotne są przede wszystkim jasne, wcześnie udostępnione i łatwo dostępne informacje dotyczące realnych obowiązków, harmonogramu wdrożenia, wymogów technicznych oraz konsekwencji ewentualnych błędów. Komunikacja powinna w możliwie największym stopniu koncentrować się na praktycznych aspektach stosowania KSeF, a nie wyłącznie na opisie regulacji prawnych - odpowiada Interii Dagmara Rybicka z biura Rzecznika MSP.
Komunikacja w sprawie KSeF pod ostrzałem. Reforma potrzebna, ale niewytłumaczona
Jak zaznacza, część przedsiębiorców nadal sygnalizuje potrzebę bardziej precyzyjnych wyjaśnień dotyczących wdrożenia systemu w codziennej działalności operacyjnej, w tym w zakresie integracji z systemami księgowymi, obsługi korekt, fakturowania w sytuacjach nietypowych czy odpowiedzialności za błędy techniczne. - W tym kontekście potrzebne jest dalsze wzmacnianie komunikacji praktycznej w formie łatwych w odbiorze przewodników, przykładów, szkoleń oraz narzędzi testowych. Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga stałego dialogu z przedsiębiorcami oraz odpowiednio długiego czasu na przygotowanie się do zmian. Transparentna, spójna i przewidywalna komunikacja instytucji publicznych pozostaje jednym z kluczowych warunków powodzenia całej reformy oraz budowania zaufania do procesu cyfryzacji systemu podatkowego - dodaje Dagmara Rybicka z biura Rzecznika MSP.
Doradcy podatkowi raczej nie zgłaszają zastrzeżeń co do samych zmian, ale ostrzegają że okres przejściowy może być trudny.
KSeF: Okres przejściowy będzie trudny, ale z czasem firmy się przekonają do reformy
- Reforma KSeF według Ministerstwa jest potrzebna, bo jej celem jest uszczelnienie systemu VAT i zapewnienie bieżącej kontroli danych. Jednak w mojej ocenie za dwa-trzy lata większość przedsiębiorców nie będzie już chciała wracać do papierowych faktur - tak jak kiedyś wysyłaliśmy tradycyjne listy, a dziś komunikujemy się głównie mailowo i SMS- owo" - mówi Interii Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
Jak tłumaczy, KSeF daje pewność dostarczenia dokumentu i z czasem uprości fakturowanie między firmami. - Zakładam, że za kilka lat przedsiębiorcy sami będą się zastanawiać "jak my mogliśmy wystawiać faktury papierowe i wysyłać je w kopertach?". Natomiast, jeżeli chodzi o samo wdrażanie i komunikację zmian, pewnie można było to zrobić lepiej - przede wszystkim trochę wcześniej, stopniowo i czytelniej wyjaśnić, czym właściwie jest KSeF i jak ma działać w praktyce. Teraz, tuż przed startem systemu, pojawia się ogrom informacji i jednocześnie konieczność obalania mitów, więc przedsiębiorcy krążą między rzetelnymi komunikatami a fake newsami. Pewnie dlatego MF w ostatnich dniach bardziej koncentruje się na walce z dezinformacją, niż prowadzi spójną komunikację - mówi Juszczyk w rozmowie Interią.
Ostrzega też, że trzeba się liczyć z tym, że przedsiębiorcy dopiero w trakcie 2026 roku zorientują się, że jednocześnie funkcjonuje kilka rodzajów faktur. - Jeden dostanie dokument z KSeF, drugi wydruk z kasy, trzeci paragon do 450 zł, a ktoś inny fakturę od firmy, która nie wdrożyła systemu - i będzie się zastanawiał, co właściwie jest poprawne. Ministerstwo Finansów powinno mocniej podkreślać brak kar w 2026 roku, ale jednocześnie zachęcać, żeby jak najszybciej przechodzić na KSeF i wystawiać faktury przez system - mówi doradca podatkowy.
Monika Krześniak-Sajewicz
