Co to jest biała lista podatników VAT? Jak się na niej znaleźć?

Biała lista podatników VAT funkcjonuje od 1 września 2019 roku i jej głównym celem było zapewnienie możliwości weryfikacji rachunków bankowych kontrahentów. W wykazie podatników VAT znajdują się informacje dotyczące:

●      podmiotów zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT,

●      podmiotów niezarejestrowanych do celów podatkowych,

●      podmiotów wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Biała lista daje zatem możliwość zweryfikowania kontrahentów i uzyskania informacji na temat tego, czy są czynnymi podatnikami VAT, dlaczego odmówiono im rejestracji lub dlaczego wykreślono ich z rejestru. Ponadto na białej liście podatników VAT znajdują się numery rachunków przedsiębiorców, na które nabywcy zobowiązani są dokonywać płatności za towary oraz usługi. Dzięki takim informacjom nabywca może w prosty sposób sprawdzić, czy rachunek bankowy kontrahenta podany (na przykład) na fakturze jest na pewno poprawny.

Biała lista podatników VAT pomaga więc w dokonywaniu bezpieczniejszych transakcji, ponieważ umożliwia podatnikom dokonanie weryfikacji kontrahentów, a tym samym uniknięcie ewentualnych wyłudzeń lub oszust w zakresie podatku VAT.

Na białej liście znajdują się pełne informacje dotyczące danego przedsiębiorstwa, w tym dane firmy, status podatnika, numer REGON lub KRS (jeżeli zostały nadane) oraz:

●      adres siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub zamieszkania, jeżeli nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w odniesieniu do osób fizycznych,

●      imiona i nazwiska prokurentów, osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu i dane wspólnika wraz z ich numerami identyfikacji podatkowej,

●      numery rachunków rozliczeniowych oraz wszystkie inne rachunki, jakie zostały założone przez podatnika w banku lub SKOK w związku z prowadzoną firmą,

●      datę rejestracji jako podatnika VAT,

●      datę odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia wraz z podstawami prawnymi.

Jeżeli kwota transakcji z kontrahentem przekracza 15 tys. zł, to każdy podatnik ma obowiązek sprawdzenia zgodności numeru rachunku bankowego, który podał kontrahent z numerem widniejącym na białej liście. Jeżeli płatność zostanie wykonana na inny numer konta niż ten widniejący na białej liście podatników VAT, to wówczas:

●      podatnik traci prawo do zakwalifikowania poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu;

●      jeżeli kontrahent nie zapłaci podatku VAT od transakcji, to podatnik ponosi solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą.

Odpowiedzialności można natomiast uniknąć, jeżeli w ciągu 7 dni od daty dokonania transakcji podatnik poinformuje o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. W zawiadomieniu należy wskazać:

●      dane firmy i dane wystawcy faktury,

●      numer rachunku, na który został dokonany przelew,

●      wysokość przelewu oraz datę jego realizacji.

Zgłoszenie rachunku bankowego na białą listę podatników VAT odbywa się automatycznie. Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) pobiera potrzebne informacje z dostępnych rejestrów publicznych dotyczących podatników VAT. Aby jednak informacje te były dostępne, to przedsiębiorca musi dokonać zgłoszenia numeru rachunku na odpowiednim formularzu (CEIDG, NIP-8 itp., zależnie od rodzaju prowadzonej firmy) oraz złożyć wniosek o rejestrację do VAT-u.

Aby zarejestrować się do VAT-u, podatnik musi złożyć takie zgłoszenie na formularzu VAT-R osobiście, drogą pocztową, elektroniczną lub jako załącznik o wpis, lub zmianę wpisu w CEIDG, albo przez Portal Podatkowy. Wówczas urząd weryfikuje takie zgłoszenie i rejestruje podmiot jako czynnego podatnika VAT.

Po dokonaniu rejestracji szef KAS pobiera informacje o danym podatniku z dostępnych publicznie rejestrów i dokonuje rejestracji danego rachunku na białej liście. Ile czeka się na wpis na białą listę? Niestety w tym przypadku nie ma z góry ustalonego terminu, jednak najczęściej wpis dokonywany jest maksymalnie w ciągu 7 dni roboczych, przy czym w niektórych sytuacjach czas ten może się wydłużyć.

Jeśli informacje widniejące w systemie okażą się niepoprawne, to wtedy podatnik może wystąpić z wnioskiem o ich poprawę lub usunięcie.

Nie każdy przedsiębiorca będzie widnieć na białej liście, ponieważ nie każdy ma taki obowiązek. Na białą listę nie muszą być wpisani przedsiębiorcy, którzy są podmiotami zwolnionymi z podatku VAT oraz ci, którzy dokonują sprzedaży na kwotę nie wyższą niż 15 tys. zł.

Jednocześnie nabywcy nie mają obowiązku sprawdzania takich podatników. Jeżeli kwota transakcji opiewa na kwotę niższą niż 15 tys. zł lub zapłata transakcji odbywa się z podmiotem zwolnionym z podatku VAT, to nabywcy nie mają obowiązku sprawdzania kontrahentów na białej liście.

Aby upewnić się, że twój kontrahent widnieje na białej liście, wystarczy wejść na stronę podatki.gov.pl, gdzie znajduje się wyszukiwarka podatników VAT i wyszukać kontrahenta po numerze konta, NIP, REGON lub po nazwie podmiotu. Jeżeli kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, to wtedy można również wyszukać go za pomocą jego danych.

Warto wiedzieć, że biała lista podatników VAT aktualizowana jest regularnie raz dziennie, dlatego jeśli kontrahent nie znajduje się na liście, to warto dokonać ponownego sprawdzenia. Może wówczas okazać się, że kontrahent dopiero co założył firmę i dopiero po aktualizacji listy, np. na drugi dzień, będzie widnieć w wykazie podatników VAT.

W celu zaktualizowania rachunku na białej liście lub dodania nowego numeru konta bankowego trzeba zaktualizować odpowiedni wniosek w zależności od formy prowadzonej działalności:

●      CEIDG - w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej,

●      NIP-8 - w przypadku podmiotów wpisanych do Krajowej Rejestru Sądowego,

●      NIP-2 - w przypadku spółki cywilnej,

●      NIP-7 wraz z załącznikiem NIP-B - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność niepodlegającą rejestracji w CEIDG.

WG