Gdy organ nie udostępnia nam akt sprawy
Karol C., z województwa podlaskiego, chciał rozbudować swoją wytwórnię pasz, ale nie mógł uzyskać pozwolenia na rozbudowę zakładu. Co więcej, w urzędzie odmówiono mu nawet wglądu w akta tej sprawy, a o sporządzaniu odpisów nie chciano nawet słyszeć.
W tej sytuacji właściciel wytwórni pasz ustanowił pełnomocnika, miejscowego radcę prawnego. Ale również i jemu urzędniczka odmówiła wglądu do dokumentów twierdząc, że nie jest stroną i nie ma do tego prawa, a ponadto takie jest polecenie przełożonego. - Byliśmy tym stanowiskiem zaskoczeni. Odnosiliśmy wrażenie, że coś jest przed nami ukrywane, być może dzieje się coś wbrew naszym interesom. Przecież takie działanie organu jest całkowicie nielegalne - oburza się Karol C.
To prawda, opisane działanie organu administracji jest bez wątpienia sprzeczne z prawem. Udostępnianie akt postępowania administracyjnego reguluje wyczerpująco kodeks postępowania administracyjnego. Jest to jedna z fundamentalnych zasad postępowania administracyjnego i podstawowe uprawnienie strony.
W każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Pan Karol C. ma więc pełne prawo zapoznać się z dokumentami zgromadzonymi w jego sprawie. I w zasadzie nikt nie może naszemu czytelnikowi tego prawa odmówić.
Wyłączenie możliwości zapoznania się z aktami sprawy może mieć miejsce tylko w przypadku spraw objętych tajemnicą państwową lub ze względu na ważny interes państwowy. Próbowaliśmy ustalić, czy taki jest powód odmowy, ale nikt nie chciał nam nic powiedzieć - twierdzi pełnomocnik naszego czytelnika. Tym bardziej że nie wydano w tej sprawie stosownego postanowienia.
Nie ulega wątpliwości, że strona postępowania może swoje prawo wglądu do akt sprawy realizować samodzielnie albo przez pełnomocnika. Nie ma tu żadnych przeciwwskazań ani zakazów. Niezwykle istotne jest, że strona samodzielnie czy też przez pełnomocnika może wykonywać swoje prawo w każdym stadium postępowania, czyli od jego wszczęcia, aż do jego zakończenia. Oczywiście dotyczy to zawsze całych, kompletnych akt sprawy, a nie wybranych przez urzędnika dokumentów.
Naruszenie prawa strony do zapoznania się z aktami sprawy stanowi poważne naruszenie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego. Ograniczenie tego prawa, czy też naruszenie go w jakiejkolwiek formie, może pociągnąć za sobą konsekwencje procesowe w postaci uznania konkretnej czynności postępowania za nieudowodnioną z uwagi na to, że strona nie mogła się na ten temat wypowiedzieć. Po prostu nie miała możliwości zapoznania się z tą czynnością. A to z kolei może doprowadzić nawet do uchylenia decyzji administracyjnej jako wadliwej w toku kontroli instancyjnej.
Odmowa udostępnienia akt sprawy nie może mieć jakiejkolwiek formy. A już na pewno słownej wypowiedzi urzędniczki. Stanowisko organu administracji publicznej musi być wyrażone w formie postanowienia, na które służy stronie zażalenie do organu wyższego stopnia. W postanowieniu takim powinno znaleźć się uzasadnienie, dlaczego organ podjął taką, a nie inną decyzję, co stanęło na przeszkodzie udostępnieniu akt postępowania oraz jakie przepisy k.p.a. dały podstawę takiego rozstrzygnięcia.
Piotr Polański
