Identyfikator podatkowy podatnika w PIT-11 za 2015 r.

NIP albo PESEL

Zakłady pracy, zleceniodawcy, zamawiający wykonanie dzieła (i inni płatnicy wymienieni w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1 i art. 42e ust. 6 ustawy o pdof, a także w art. 35a ust. 5 ustawy o pdof, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 26 października 2007 r.) mają obowiązek sporządzić dla każdego podatnika, któremu nie dokonują rocznego obliczenia podatku, PIT-11. Jest to imienna informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Płatnik ma obowiązek podać w PIT-11 - jak na każdym dokumencie związanym z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, których poborem zajmują się organy podatkowe lub celne - identyfikator podatkowy podatnika. Identyfikatorem podatkowym osoby fizycznej jest NIP albo PESEL. Numerem PESEL posługują się osoby objęte rejestrem PESEL, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, a także nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Pozostałe osoby muszą mieć NIP. Są to m.in. przedsiębiorcy, osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, rodzice zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej (patrz tabela).

Najwięcej problemów przysparza płatnikom wypełnienie rubryki z identyfikatorem podatkowym w PIT-11 dla cudzoziemców podlegających w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Obcokrajowiec objęty rejestrem PESEL posługuje się numerem PESEL, jeżeli spełnia wszystkie wspominane wcześniej wymogi uprawniające do stosowania tego identyfikatora podatkowego. W innym przypadku musi mieć NIP. Niezależnie od tego w PIT-11 należy podać numer służący identyfikacji danej osoby dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym ona mieszka. Jeżeli podatnik nie ma takiego numeru, wpisuje się numer dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, jaki uzyskał w swoim kraju.

Dane dla płatnika

Płatnicy, aby należycie sporządzić PIT-11, mają prawo zażądać od podatnika podania identyfikatora podatkowego. Stanowi o tym art. 11 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Nie ma przepisów prawnych regulujących kwestie formalne związane z uzyskaniem informacji o identyfikatorze podatkowym podatnika, w tym ich formę i sposób przechowywania. Płatnicy mają więc w tym zakresie dowolność. Informacje mogą mieć formę pisemnych oświadczeń podpisanych przez podatników, skanów oświadczeń przechowywanych na dysku komputera lub dokumentów elektronicznych z elektroniczną akceptacją zawartych danych.

Zdarza się, że identyfikator podatkowy zmienia się od czasu złożenia przez podatnika takiego oświadczenia, np. w związku z zarejestrowaniem firmy (przy jednoczesnym zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę). Płatnik może przed sporządzeniem PIT-11 zapytać podatnika, czy ma w tym zakresie aktualne dane, czy nie.

Błędny NIP

Płatnicy nie dysponują skutecznymi narzędziami pozwalającymi zweryfikować, czy podatnik podał właściwy identyfikator podatkowy. To, co może zrobić, to sprawdzić w dostępnych w internecie aplikacjach, czy NIP albo PESEL istnieje (jest poprawny), ale nie do kogo należy. Płatnik nie ma jednak obowiązku tego robić. Dokumenty związane z poborem podatku wypełnia się zasadniczo w następujący sposób: jeżeli podatnik nie zawiadomi płatnika o tym, że posługuje się NIP, to należy wpisać jako jego identyfikator podatkowy PESEL.

Aplikacje do sprawdzenia NIP i PESEL są dostępne w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Identyfikator podatkowy podatnika podany w informacji PIT-11 nie zawsze jest prawidłowy. Zdarza się, że płatnik wpisuje PESEL zamiast NIP albo odwrotnie - czasami z własnej winy, niekiedy przez błąd podatnika. Nie zwalnia to jednak podatnika z obowiązku podania w swoim zeznaniu podatkowym właściwego numeru. Należy jednocześnie zaznaczyć, że zastosowanie identyfikatora podatkowego jest uwarunkowane statusem ewidencyjnym podatnika w okresie, którego dotyczy rozliczenie, a nie obowiązującym w momencie jego składania.