Przyjazna kontrola

Audyt, mimo starań audytorów wewnętrznych i zewnętrznych, nadal jest traktowany jako swoista forma kontroli, tej której ludzie się obawiają, na którą czekają z pewną obawą. Tymczasem zasadniczym zadaniem audytorów jest wsparcie badanego podmiotu, pomoc we właściwym wdrożeniu projektu i jego realizacji. Warto pamiętać, że już sama ustawa z 27 sierpnia 2010 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 nr 157 poz. 1240) podkreśla w 272 art. rolę audytu, jako działalności niezależnej i obiektywnej, będącej formą systematycznej oceny kontroli zarządczej i czynności doradczych.

Nie kontrola a ocena kontroli zarządczej i czynności doradcze wspierające w realizacji założonych celów są tym, co należy eksponować rozmawiając o audycie. Warto również podkreślić inną definicję audytu wewnętrznego - tę, określoną w Międzynarodowych Standardach Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, zgodnie z którą "audyt jest działalnością niezależną, obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i governance". A jak moglibyśmy w prosty sposób określić rolę audytora w projekcie unijnym? No cóż, poprzez swoje umiejętności, doświadczenie i wiedzę audytor powinien przyczynić się do jakości zarządzania projektem, sprawności kontroli wewnętrznej, łatwości w identyfikacji ryzyka i zarządzaniu nim. Innymi słowy, zadaniem audytora jest wsparcie zespołów zarządzających projektami i pomoc w takiej organizacji procesów zachodzących w projekcie, aby możliwe było zarządzanie ryzykiem, które znacznie ogranicza lub eliminuje możliwość wystąpienia zdarzeń i okoliczności mogących w sposób niekorzystny wpłynąć na realizowane przedsięwzięcie, w szczególności zaś spowodować niekwalifikowane koszty w projekcie.

Audytor nie ma "mocy władczej i sprawczej" - nie decyduje o kwalifikowalności kosztów, nie ma możliwości wyciągania konsekwencji - tym samym zaś nie jest kontrolerem, który w sposób zero - jedynkowy ocenia nasze przedsięwzięcie. Audytor raczej szuka luk w systemie, które mogłyby spowodować kłopoty (określa ryzyko) - np. niezaplanowane, niekwalifikowane koszty, niecelowe działania, nieskuteczne formy kontroli wewnętrznej, następnie zaś uświadamia zespół zarządzający argumentując mu swoje racje i proponuje działania, które byłyby w jego ocenie bardziej skuteczne (rekomendacje). Tym samym zaś prowadzi swego rodzaju doradztwo na rzecz beneficjenta, wskazując błędy, przede wszystkim systemowe - powielane w jednostce, firmie lub organizacji i doradzając prawidłowe działanie.

A jak w praktyce wygląda badanie audytowe projektu? Najpierw powinniśmy poszukać audytorów, którzy zostaną zaproszeni do współpracy - w pierwszym rzędzie należy rozważyć, czy mamy obowiązek stosowania ustawy prawo zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności wymaganej umową wsparcia. Jeśli tak, to musimy zastosować się do opisanych tam reguł wyboru wykonawcy. Jeśli nie stosujemy w naszym projekcie przepisów ustawy lub zasady konkurencyjności, poszukajmy rekomendowanych firm - poprzez analizę rynku, w Internecie, w oparciu o doświadczenia zaprzyjaźnionych podmiotów. Jeśli znajdziemy krąg potencjalnych podmiotów należałoby określić warunki współpracy - cenę, za którą zostanie przeprowadzone badanie, zakres przedmiotowy, wymagania wobec audytorów oraz standardy i wytyczne, którymi powinni się kierować w zadaniu. Niektórzy klienci wskazują pożądaną wielkość próby, która powinna zostać zbadana podczas badania. Powyższe pozwala na dookreślenie:

- Ceny, która niezależnie od tego, czy jest kosztem kwalifikowanym czy własnym klienta (beneficjenta) powinna zostać podana przez audytorów po tym, jak zapoznają się oni z rodzajem, zakresem, wielkością projektu oraz aktualnym poziomem dofinansowania. Audyt nie powinien być prowadzony wcześniej niż po wydatkowaniu 50 - 60 proc. dotacji, chyba że wytyczne instytucji pośredniczącej wskazują inaczej. Nie powinien być przeprowadzony również zbyt późno, bowiem wówczas na jakiekolwiek działania zapobiegawcze i naprawcze może późno już nie wystarczyć czasu;

- Zakresu przedmiotowego - warto wskazać w zapytaniu ofertowym, które z obszarów mają zostać poddane badaniu. Ważne jest, żeby koniecznie tutaj należy upewnić się, iż nie ma oddzielnych wytycznych instytucji pośredniczącej lub wdrażającej dotyczących audytu zewnętrznego i jego zakresu przedmiotowego;

- Wielkości i zakresu badania. Dookreśleniu jak wysoki ma być procent zbadanych operacji, zdarzeń, działań, przetargów, kwalifikowalności, świadczonego wsparcia, osiągniętych wskaźników (wielkość próby);

Wytyczne instytucji pośredniczących nakładają również obowiązek angażowania audytorów posiadających odpowiednie kwalifikacje. Ustawa o finansach publicznych wskazuje w art. 286, że audytorem wewnętrznym jest osoba, która ma: obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;

posiada wyższe wykształcenie; posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego: jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed komisją egzaminacyjną powołaną przez ministra finansów, lub uprawnienia biegłego rewidenta, lub dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

Wydaje się, że poza kwalifikacjami audytora wewnętrznego warto byłoby oczekiwać od audytorów określonego doświadczenia w badaniu projektów unijnych - bądź o podobnym zakresie tematycznym, bądź wartości, ewentualnie po prostu dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej i budżetu państwa. Nasza opinia - powstała również na bazie doświadczenia naszych klientów i przyjaciół - pozwala zasugerować powołanie zespołu audytorskiego, w skład którego wejdzie zarówno biegły rewident, który zajmie się w szczególności finansową częścią przedsięwzięcia, jak i audytor wewnętrzny, badający zgodność projektu z prawodawstwem krajowym i unijnym oraz politykami horyzontalnymi, system kontroli wewnętrznej beneficjenta, merytoryczną część projektu i poziom osiągniętych wskaźników. Taki skład zespołu audytorskiego daje nam większe prawdopodobieństwo kompleksowego przeglądu projektu, tym samym zaś przygotowania go do ewentualnych dalszych kontroli ze strony IP, IW, innych uprawnionych organów kontrolnych.

Czas porozmawiać o samym badaniu. Jak będzie wyglądało, na ile będzie kompleksowe? Tak naprawdę sam zakres zależy oczywiście od audytorów i tego, jak przygotują swój plan badania. Efektem audytu ma być uzyskanie zapewnienia (racjonalnego zapewnienia), że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. Audyt obejmuje przede wszystkim sprawdzenie: czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (kompletną dokumentacją aplikacyjną), umową oraz obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); czy procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta zapewniają prawidłowość realizacji projektu, rzetelność i wiarygodność przedkładanych dokumentów w związku z realizacją; sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym; czy beneficjent posiada odpowiednie procedury finansowo - księgowe oraz procedury dotyczące realizacji projektu pozwalające na racjonalne zapewnienie o poprawności projektu; czy beneficjent prowadzi odrębną ewidencję księgową na potrzeby projektu; kwalifikowalności wydatków, sposobu ich dokumentowania, wiarygodności i rzetelności wniosków o płatność; sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione; zgodności wniosków o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; wiarygodności wniosków o płatność w zakresie sprawozdawczości z realizacji projektu, odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników; sposobu przechowywania dokumentacji projektowej; czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli i audytów oraz usunął ewentualne nieprawidłowości; czy beneficjent w zakresie informacji i promocji stosuje się do zapisów zawartych w umowie o dofinansowanie projektu i obowiązujących wytycznych w tym zakresie; czy projekt jest zgodny z politykami wspólnotowymi.

Jeśli wybrany zespół audytorski ma doświadczenie w badaniu projektów unijnych intuicyjnie powinien spodziewać się, gdzie mogą występować nieprawidłowości, ponieważ one - u większości beneficjentów - się powielają. Do najczęstszych należą: niezgodność podejmowanych działań z wnioskiem (również budżetem i harmonogramem) oraz umową o dofinansowanie; trudności w wykazaniu osiągniętych wskaźników; nieprawidłowości w stosowaniu ustawy prawo zamówień publicznych; kwalifikowalność BO (beneficjentów ostatecznych), rekrutacja oraz ochrona danych osobowych w projektach miękkich, brak procedur kontroli finansowej - niezgodność z polityką rachunkowości, nieprzestrzeganie trójpodziału kontroli, niekwalifikowalność wydatków.

Ostatnim etapem badania jest podsumowanie, czyli przygotowanie opinii i raportu (sprawozdania), które zostaną przekazane do IP/IW. Dokumenty te, poza informacjami oczywistymi, jak harmonogram, zakres badania, techniki, itp., w szczególności zawierają: ustalenie stanu faktycznego, określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru, wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. Audytowany ma prawo do odniesienia się do opinii i sprawozdania z audytu przed przekazaniem jego ostatecznej wersji IP/IW. Audytorzy uwzględnią uzasadnione uwagi audytowanych zespołów w końcowej wersji sprawozdania. W trakcie realizacji audytu audytorzy z reguły pozostają do dyspozycji jednostki audytowanej doradzając w zakresie dokumentowania i realizacji procesów oraz kontroli wewnętrznej, dzięki czemu wnoszą wartość dodaną już do samej pracy codziennej w badanej jednostce.

Agnieszka Laskowska

Właścicielka firmy FUDA, audytor wewnętrzny, trener z zakresu aplikowania o środki unijne i zarządzania projektami

Hubert Majewski

Kierownik ds. formalno - prawnych w firmie FUDA, audytor wewnętrzny, koordynator projektów