Jeden numer ma każdy, drugi niekoniecznie. Czym różni się NIP i PESEL?

Numer PESEL to unikalny, jedenastocyfrowy numer, nadawany każdej osobie fizycznej zamieszkującej na terytorium Polski.  

Zawiera on zakodowaną datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz cyfrę kontrolną. PESEL jest podstawowym identyfikatorem dla obywateli Polski oraz niektórych cudzoziemców zameldowanych na pobyt powyżej 30 dni.  

Osoby, które nie mogą się zameldować, ale potrzebują numeru PESEL (np. do korzystania z usług publicznej opieki zdrowotnej), mogą złożyć wniosek w dowolnym urzędzie gminy. 

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) to dziesięć cyfr służące do identyfikacji podatników, płatników oraz inkasentów w kontaktach z organami podatkowymi.  

NIP jest nadawany przez naczelnika urzędu skarbowego i wykorzystywany w dokumentach związanych z zobowiązaniami podatkowymi. W odróżnieniu od numeru PESEL, nie każda osoba jest zobowiązana do posiadania NIP. Kiedy PESEL w zupełności wystarczy. 

Numer PESEL jest stosowany jako identyfikator podatkowy w przypadku osób fizycznych, które: 

• nie prowadzą działalności gospodarczej, 
• nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, 
• nie są płatnikami podatków, 
• nie są płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. 

Osoby te nie mają obowiązku składania zgłoszeń identyfikacyjnych, a w kontaktach z urzędem skarbowym mogą posługiwać się wyłącznie numerem PESEL.  

Numer NIP jest niezbędny dla osób fizycznych, które: 

• prowadzą działalność gospodarczą, 
• są zarejestrowanymi podatnikami VAT, 
• są płatnikami podatków, 
• są płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. 

W tych przypadkach NIP służy jako identyfikator w dokumentach podatkowych, takich jak deklaracje, zeznania czy informacje składane do urzędu skarbowego. Bez niego nie jest możliwe załatwienie większości spraw urzędowych, ale nie tylko. 

Przedsiębiorca posługuje się numerem NIP w bankach i w kontaktach z innymi instytucjami. Numer NIP jest niezbędny do wydawania faktur oraz pobierania faktur kosztowych. 

Aby uzyskać numer NIP, osoba fizyczna powinna złożyć zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania.  

Formularz ten jest dostępny na stronie Biznes.gov.pl. Zgłoszenie należy złożyć przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu lub w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji podatkowej. 

W przypadku zmiany danych, takich jak nazwisko, adres czy numer rachunku bankowego, podatnik ma obowiązek złożyć zgłoszenie aktualizacyjne na formularzu NIP-7 w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Może również dokonać stosownych zmian poprzez aktualizację wpisu w CEiDG online. 

Warto pamiętać, że numer PESEL jest wystarczający dla osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenie czy umowę o dzieło, które nie prowadzą działalności gospodarczej ani nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT.  

Natomiast osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, zarejestrowane jako podatnicy VAT lub pełniące funkcję płatnika składek na ubezpieczenia społeczne, muszą posługiwać się numerem NIP. 

Podanie niewłaściwego identyfikatora podatkowego w dokumentach składanych do urzędu skarbowego może prowadzić do błędów w rozliczeniach podatkowych.  

Przykładowo, osoby nieprowadzące działalności gospodarczej powinny posługiwać się numerem PESEL, a nie NIP (nawet, jeśli kiedyś został im nadany). Błędy w identyfikatorze mogą skutkować koniecznością składania korekt i wydłużeniem procesu rozliczeń.

Od 1 stycznia 2020 roku każdy podatnik posiada indywidualny mikrorachunek podatkowy, na który dokonuje wpłat z tytułu podatków PIT, CIT i VAT. Numer mikrorachunku jest tworzony na podstawie numeru PESEL lub NIP, w zależności od tego, czy podatnik prowadzi działalność gospodarczą. 

Podsumowując — jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej, z dużym prawdopodobieństwem nie potrzebujesz numeru NIP i do identyfikacji w urzędach oraz w kontaktach urzędowych potrzebujesz wyłącznie PESEL. Jeśli jednak jesteś lub planujesz zostać przedsiębiorcą, z pewnością będziesz potrzebować NIP-u.  

KO