KSeF coraz bliżej. Czy jest się czego bać? Od 2025 r. firmom grożą wysokie kary

• KSeF to realizacja dyrektywy UE. System zacznie obowiązywać od 1.07.2024 r.
• KSeF ma obsługiwać nawet 100 mln faktur dziennie
• Od 1 stycznia 2025 r. niewystawienie faktury elektronicznej będzie karane
• Kara może wynieść nawet 100 proc. należnego podatku z faktury

Według Ministerstwa Finansów, infrastruktura KSeF czyli Krajowego Systemu e-Faktur gotowa jest na obsługę nawet 100 mln faktur dziennie. Będą one wystawiane elektronicznie, eliminując papierową obsługę dokumentów. Poprzez KSeF nie będzie możliwości przesyłania załączników do faktur, ale będzie je można wysłać np. mailem. Wszystkie faktury będą wystawiane w formacie XML, co zminimalizuje ryzyko wystąpienia problemów technicznych związanych z obsługą różnego rodzaju plików. Data wystawienia faktury ustalana będzie jako data przesłania jej do KSeF, a dokument uznany zostanie za odebrany w momencie nadania mu numeru w systemie. Unikalny numer faktury będzie składał się z 32 znaków i ma być również widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK).

- KSeF to nie jest polski "wymysł", a realizacja dyrektywy unijnej, element tworzenia gospodarki cyfrowej i ostatecznego odejścia od nośnika papierowego. Nie dziwią nas już np. płatności zbliżeniowe, ale w podatkach wciąż funkcjonuje papier lub jego obraz - przesyłamy wprawdzie faktury mailem, ale to nie jest obieg cyfrowy do jakiego zmierzamy. System już funkcjonuje np. we Włoszech czy Portugalii - w różnych krajach nosi różne nazwy, ale w istocie wszędzie chodzi o to samo - mówi Interii Biznes Piotr Ciski, prezes Symfonia Group.

KSeF ma zlikwidować konieczność przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych. Faktura korygująca będzie musiała zawierać numer KSeF faktury, którą koryguje. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia z kontrahentem - po wprowadzeniu KSeF nie będzie trzeba już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT. Fakturę będzie mógł wystawić tylko pracownik lub osoba upoważniona przez przedsiębiorcę, a same faktury będą archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat.

KSeF to też skuteczne narzędzie dla organów podatkowych. Fiskus będzie mógł stale monitorować faktury, a kontrole sposobu ich wystawienia i zawartych w niej informacji mogą już być automatyczne. To powinno także zmniejszyć zatrudnienie w "skarbówce".

- Używany już JPK pozwala na kontrolę podejrzanych faktur, ale dopiero po transakcji, gdy wyłudzonych pieniędzy często nie da się już odzyskać. KSeF pozwoli na kontrolę w czasie rzeczywistym. To tak jak w systemie bankowym - bank ma obowiązek śledzenia przelewu i zablokowania, jeśli okaże się, że pieniądze pochodzą z przestępstwa. KSeF podobnie zareaguje na podejrzaną fakturę, pozwala też zbadać wiarygodność kontrahenta, także tego, który działa w innym kraju UE. Da jednak przede wszystkim dwie rzeczy: mniej kontroli tam, gdzie biznes jest robiony uczciwie i poprawę płynności np. szybszy zwrot VAT - dodaje Piotr Ciski.

Dzięki dobrowolnemu KSeF już teraz można otrzymać zwrot VAT aż o 20 dni szybciej. Przedsiębiorcy korzystający z e-faktur czekają 40 dni, by odzyskać VAT, zamiast 60 dni.

Zdaniem ekspertów opór przed tą zmianą jest głównie mentalny, a obawy na wyrost o bezpieczeństwo deklarują często firmy, które nie mają nawet tak podstawowych narzędzi jak np. backup baz danych.

- W świecie biznesu widać opór przed KSeF, ale od cyfryzacji nie ma odwrotu, więcej - nabiera ona tempa. Owszem, to wyzwanie - przedsiębiorcy muszą mieć zaplecze intelektualne i teleinformatyczne by nadążyć za tym trendem. W zamian dostaną jednak błyskawicznie informacje o efektywności swojego biznesu. Dziś szybko rozwijają się przede wszystkim gospodarki innowacyjne - Szwajcaria czy kraje skandynawskie - i to nawet przy wysokich kosztach pracy, bo kluczem jest właśnie cyfryzacja. Polscy przedsiębiorcy obawiają się głównie o to czy system będzie wydolny, czy dane dotyczące ich firm zostaną dobrze użyte i czy będą bezpieczne. Martwią się też, że muszą wziąć na barki kolejne obciążenia, za którymi nie pójdzie żaden realny benefit dla nich - widzą za mało "marchewki", a za dużo "kija". Może przedsiębiorcy powinni tu dostać od rządów jakieś wsparcie np. ulgi z tytułu niezbędnych inwestycji czy realną pomoc w edukacji - takie wydatki są zapisane np. w KPO - przypomina Piotr Ciski.

Przedsiębiorcy dostaną pół roku na przyzwyczajenie się do systemu - jednak od 1.01.2025 r. jego niestosowanie będzie już podlegać karze. Może to być nawet 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze.

- Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie tego systemu. Proces będzie wymagał modyfikacji sposobu obiegu dokumentów, metod przesyłania formularzy między firmą a klientami, a także integracji innych systemów informatycznych i księgowych z KseF - mówi Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.

- Warto już teraz rozpocząć proces przygotowywania firmy do wdrożenia KSeF, aby uniknąć potencjalnych problemów w lipcu 2024 r. i zapewnić zarówno księgowym, jak i klientom bezproblemowe przejście na elektroniczną obsługę faktur - radzi Piotr Juszczyk.

Wojciech Szeląg