Samochód prywatny w podróży służbowej. Jak ubiegać się o zwrot kosztów?
Wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów prawa pracy oraz zasad rozliczania kosztów. Kiedy można liczyć na zwrot środków za podróż służbową prywatnym autem? Jakie są zasady tego zwrotu?
Zgodnie z Kodeksem pracy, podróż służbowa to wykonywanie zadań poza stałym miejscem pracy na polecenie pracodawcy. Pracodawca może wyznaczyć sposób odbycia tej podróży, w tym również środek transportu.
Często zdarza się, że pracownik, zamiast korzystać z samochodu służbowego lub innego środka transportu zapewnionego przez firmę, decyduje się na użycie własnego pojazdu.
Podstawą prawną do rozliczenia kosztów podróży służbowej prywatnym samochodem jest przede wszystkim rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy.
To właśnie ten akt prawny określa zasady zwrotu kosztów, jakie przysługują pracownikowi.
Aby pracownik mógł liczyć na zwrot kosztów związanych z użyciem prywatnego samochodu w podróży służbowej, muszą być spełnione pewne warunki. Przede wszystkim, decyzja o użyciu prywatnego pojazdu do celów służbowych musi być uzgodniona z pracodawcą. Zazwyczaj odbywa się to w formie pisemnej zgody, gdzie określa się również zasady rozliczenia.
Warto zaznaczyć, że nie zawsze pracodawca musi zgodzić się na takie rozwiązanie. Może on narzucić inny środek transportu, jeśli uzna go za bardziej odpowiedni lub ekonomiczny.
Jeśli jednak zgoda na użycie prywatnego pojazdu zostanie udzielona, pracownik ma prawo do zwrotu kosztów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podstawą do rozliczenia kosztów podróży służbowej prywatnym samochodem jest tzw. kilometrówka, czyli ustalona stawka za każdy przejechany kilometr.
Wysokość tej stawki jest regulowana wspomnianym wcześniej rozporządzeniem Ministra Infrastruktury. Aktualnie stawka ta wynosi:
● 0,5214 zł za kilometr dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
● 0,8358 zł za kilometr dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.
Kwoty te mogą się zmieniać, dlatego zawsze warto sprawdzić aktualne stawki przed rozpoczęciem podróży służbowej. Warto również pamiętać, że kilometrówka obejmuje wszystkie koszty eksploatacyjne samochodu, takie jak paliwo, amortyzacja czy serwisowanie pojazdu.
Aby ubiegać się o zwrot kosztów podróży służbowej prywatnym samochodem, pracownik musi przedstawić odpowiednie dokumenty. Najważniejszym z nich jest ewidencja przebiegu pojazdu, która powinna zawierać:
● datę wyjazdu i powrotu,
● cel podróży,
● opis trasy (miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży),
● liczbę przejechanych kilometrów,
● podpis pracownika.
Pracodawca może również wymagać innych dokumentów potwierdzających odbycie podróży, takich jak faktury za paliwo czy bilety parkingowe. Warto zatem zachowywać wszystkie dokumenty, które mogą być potrzebne do rozliczenia.
Zwrot kosztów związanych z podróżą służbową prywatnym samochodem, o ile mieści się w obowiązujących limitach, nie podlega opodatkowaniu ani składkom na ubezpieczenia społeczne. Jest to świadczenie zwolnione z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże, jeśli zwrot przekroczy ustalone limity, nadwyżka może być uznana za przychód pracownika i podlegać opodatkowaniu.
Procedura ubiegania się o zwrot kosztów za podróż służbową prywatnym samochodem zależy od wewnętrznych regulacji obowiązujących w danej firmie.
Zwykle pracownik powinien złożyć wniosek o zwrot kosztów, do którego dołącza ewidencję przebiegu pojazdu oraz inne wymagane dokumenty. Warto dokładnie zapoznać się z procedurami obowiązującymi w firmie, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień w rozliczeniu.
Po złożeniu wniosku i zatwierdzeniu przez pracodawcę zwrot środków powinien nastąpić w ciągu kilku dni, w zależności od polityki firmy. Warto również pamiętać, że w przypadku braku zgody pracodawcy na użycie prywatnego pojazdu do celów służbowych pracownik nie może ubiegać się o zwrot kosztów.
Chociaż korzystanie z prywatnego samochodu w podróży służbowej może być wygodne, nie zawsze jest to najbardziej opłacalne rozwiązanie. W przypadku długich podróży może okazać się, że koszty paliwa oraz amortyzacji samochodu przewyższają otrzymany zwrot. W takich sytuacjach warto rozważyć inne środki transportu, takie jak pociąg, samolot czy samochód służbowy, które mogą okazać się bardziej ekonomiczne.
Wybór środka transportu powinien być zawsze dobrze przemyślany, z uwzględnieniem zarówno wygody, jak i kosztów. Pracodawca, który dba o finanse firmy, będzie preferował najkorzystniejsze rozwiązania, dlatego warto przedyskutować z nim wszystkie opcje przed podjęciem decyzji.
KO
