Dobry projekt szkoleniowy

Oprócz standardowego określenia celu projektu i działań szkoleniowych na etapie planowania należy zastanowić się nad możliwymi przeszkodami. Dokładna analiza potencjalnych problemów projektowych pozwoli je szybciej wyeliminować, albo co najmniej pomoże w ich późniejszym rozwiązaniu.

Rozpocząć powinniśmy od solidnego badania potrzeb szkoleniowych. Pozwoli to na odpowiednie dopasowanie działań szkoleniowych do faktycznych potrzeb uczestników

i firmy. Badania powinny odpowiedzieć na pytanie: Z jakimi barierami ma do czynienia nasza firma? Co dzieje się źle? Na tej podstawie tworzymy zestaw działań szkoleniowych. Nie może on być "koncertem życzeń" pracowników, ale przemyślanym planem działania, który pomoże w realizacji określonych celów. W ten sposób już na etapie pisania projektu dbamy o przyszłe rezultaty projektu. Jedną z pułapek może być także harmonogram projektu. Planując zbyt wiele działań, bardzo ambitny program szkoleń, możemy doprowadzić do problemów z frekwencją na zajęciach. Z doświadczenia wiadomo, że rozsądnym jest planowanie około 4-6 szkoleń dla jednej osoby w roku. Zbyt napięty harmonogram może kolidować zarówno z życiem zawodowym jak i prywatnym. Pojawiają się wtedy problemy z rekrutacją na szkolenia a następnie z osiągnięciem zakładanych wskaźników. Harmonogram powinien być zatem dobrze przemyślany i realny do wykonania. Planując go należy pamiętać o momentach zwiększonego obciążenia pracą w firmie, jak i wziąć pod uwagę okres urlopowy. Lepiej więc postawić na jakość szkoleń a nie ich ilość.

Koordynator projektu

Kwestią problemową w projekcie szkoleniowym może być rekrutacja uczestników i bieżący kontakt z nimi. Ustalenie ostatecznej listy chętnych na szkolenie często poprzedzone jest wieloma zmianami, nierzadko wprowadzanymi w ostatniej chwili. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie stanowiska koordynatora projektu w firmie, która uczestniczy w szkoleniach. Osoba taka zna firmę i jej pracowników przez co ma możliwość lepszego kontaktu z uczestnikami szkoleń niż personel zarządzający projektem z firmy zewnętrznej. Sposobem na ułatwienie rekrutacji i dobry kontakt z uczestnikami może być również stworzenie specjalnej platformy internetowej, do której mają dostęp potencjalni uczestnicy szkoleń. Powinny się znaleźć na niej informacje m.in. o terminach i miejscach szkoleń, programach, wykładowcach czy sposobie dojazdu w przypadku szkoleń poza firmą. W ten sposób potencjalni uczestnicy mają łatwy dostęp do informacji o projekcie a dla personelu realizującego projekt może się ona stać dobrym narzędziem do zarządzania rekrutacją łącznie z tworzeniem list uczestników oraz list rezerwowych.

Jednym z najistotniejszych dokumentów projektowych jest budżet projektu. Kwestią oczywistą jest, że należy w nim ująć wszystkie wydatki projektowe. Wymaga to szczegółowego przemyślenia działań do realizacji i związanych z nimi kosztami. Przy sporządzaniu kosztorysu projektu trzeba ponadto wziąć pod uwagę zmieniającą się sytuację rynkową, w tym możliwą podwyżkę cen, np. duży popyt na trenerów czy wzrost cen żywności, co wpływa na większe koszty usług gastronomicznych. Jest to szczególnie istotne przy projektach długoterminowych, gdzie często koszty projektu planowane są z 2-3 letnim wyprzedzeniem. Jednak w pułapkę zmieniającego się rynku mogą wpaść również projekty o krótszym czasie realizacji, z uwagi na wydłużony czas pomiędzy planowaniem projektu a jego rozpoczęciem. Ma to miejsce w przypadku przedłużającej się oceny projektu i formalności związanych z podpisaniem umowy o dofinansowanie, co może wpłynąć na opóźnienie w rozpoczęciu działań projektowych.

Bardzo dobry budżet i harmonogram projektu nie zabezpieczy nas jednak przed wszystkimi możliwymi zmianami w trakcie realizacji. Dlatego tak istotne jest zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanej kadry zarządzanej poprzez kierownika projektu - osobę z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem w realizacji projektów szkoleniowych. Doświadczony kierownik powinien szybko reagować na zmieniające się warunki zarówno w projekcie, jak i jego otoczeniu, poprzez wprowadzenie niezbędnych zmian w projekcie. Będzie on musiał sprostać problemom związanym z rozbudowaną sprawozdawczością projektową i często zmieniającymi się wytycznymi instytucji nadzorującej. Wymaga to od osoby zarządzającej szybkiego reagowania i dostosowania projektu do zmieniających się wymogów.

Kwestia odpowiedniego personelu łączy się także z wyborem dobrych konsorcjantów lub podwykonawców. W przypadku przygotowania projektu w konsorcjum pamiętajmy, że na początku nie jest łatwo przełamać naturalną nieufność firm oraz ich różne punkty widzenia i interesy. W tego typu przedsięwzięciach współpraca z partnerami odbywa się na każdym etapie projektu. Osiągnięcie konsensusu i wyciszenie napięć jest więc kluczową kwestią dla sprawnej realizacji. Bardzo istotna jest w tym rola kierownika projektu i jego kontakt z innymi firmami, z którymi realizowany jest projekt. Pomocnym narzędziem w zarządzaniu projektem prowadzonym przez konsorcjum jest stworzenie odpowiednich procedur postępowania, które zostaną zaakceptowane przez wszystkie firmy i staną się załącznikiem do umowy konsorcjum. W celu zapewnienia odpowiedniej komunikacji pomiędzy firmami, często z różnych miast, można stworzyć stronę internetową projektu, która będzie narzędziem do bieżącej wymiany informacji pomiędzy konsorcjantami.

Konflikty, bo nie ma informacji

Mówiąc o procedurach i obowiązkach nie zapominajmy o kliencie (odbiorcy szkoleń). Beneficjent nie zawsze orientuje się w zasadach jakie obowiązują w konkretnym działaniu i taki stan rzeczy często prowadzi do konfliktów, a nawet do zerwania umowy, a co za tym idzie niemożności podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której to beneficjent wnoszący wkład w wynagrodzeniach nie zostałby poinformowany o formalnościach, jakie wiążą się z tą decyzją, a w trakcie realizacji projektu zostałby poproszony o przedstawienie niezbędnych poświadczeń w postaci dokumentów potwierdzających wniesienie wkładu prywatnego w formie wynagrodzeń, a procedury wewnątrz firmy zabraniałyby udzielania takich informacji. Podobnie rzecz ma się z udostępnieniem danych o beneficjentach ostatecznych. Aby uniknąć powyższych sytuacji pamiętajmy o rzetelnym informowaniu beneficjentów o wszystkich zasadach i obowiązkach regulujących realizację projektu.

Dobry projekt zrealizowany z sukcesem to nie tylko dobra kadra, świetni podwykonawcy czy dobrze skonstruowany harmonogram i kosztorys. To również monitoring będący jednym z podstawowych działań pozwalających na właściwą i efektywną realizację projektu oraz stanowiący integralną część codziennego zarządzania. Pozwala on na bieżącą kontrolę założonych wskaźników i reagowanie z wyprzedzeniem na wszelkie odstępstwa od ustalonego planu. Umożliwia także wskazanie nieprawidłowości i potrzebę podjęcia działań korygujących i modyfikacyjnych. Zatem nie bójmy się zmian, one nie świadczą źle o realizowanym projekcie i nie zdecydują o jego ewentualnej dyskwalifikacji. W projektach długoterminowych są one niejako wpisane w przedsięwzięcie. Pamiętajmy jednak, że muszą one wynikać z czynników obiektywnych, a nie z błędów popełnionych na etapie planowania projektu czy przygotowywania wniosku.

Beata Połeć, Agnieszka Mrówczyńska