Forma otrzymania faktury a prawo do odliczenia VAT

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczania podatku naliczonego. Aby z tego prawa skorzystać, trzeba generalnie dysponować fakturą VAT. Pomimo że ustawodawca wskazał kiedy podatnik ma prawo do odliczenia VAT, w praktyce występują takie sytuacje, gdy nie jest on pewien, czy może odliczyć wynikający z niej podatek VAT.

Podstawowym terminem kiedy, podatnik może dokonać odliczenia podatku VAT, jest okres (miesiąc, kwartał), w którym otrzymał on fakturę lub jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Wynika to z art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Przy czym należy przestrzegać zasady wyrażonej w art. 86 ust. 12 ustawy o VAT, zgodnie z którą w przypadku otrzymania faktury przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel albo przed wykonaniem usługi, możliwość odliczenia podatku powstaje z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub z chwilą wykonania usługi.

Otrzymanie faktury faksem

Szczegółowe zasady wystawiania faktur oraz dane, jakie powinny one zawierać, zostały określone w rozporządzeniu w sprawie m.in. wystawiania faktur. Faktury VAT wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury zasadniczo powinien być oznaczony napisem "ORYGINAŁ", a kopia musi mieć oznaczenie "KOPIA". Jeżeli oryginał faktury zaginie albo ulegnie zniszczeniu, wówczas wystawia się duplikat dokumentu, oznaczony wyrazem "DUPLIKAT". Duplikaty również wystawia się w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Jak można zauważyć, dokumenty wystawiane dla potrzeb rozliczenia VAT muszą spełniać ściśle określone wymogi formalne.

Wystawione faktury podatnik ma obowiązek przechowywać aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci.

Tak więc podatnik nie ma możliwości odliczenia VAT z faktury otrzymanej faksem. Podstawą dokonania odliczenia są wyłącznie oryginały faktur bądź ich duplikaty, wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zaznaczyć należy, że podobne stanowisko wyraził NSA w wyroku z dnia 14 maja 2008 r., sygn. akt I FSK 655/07. Pomimo że wyrok ten zapadł w oparciu o przepisy ustawy o VAT z 1993 r., to jednak jego rozstrzygnięcie jest aktualne także w obecnym stanie prawnym.

Sprawa dotyczyła podatnika, któremu w trakcie kontroli organy podatkowe odmówiły prawa do odliczenia VAT z faktury otrzymanej faksem. Zdaniem Sądu, dla umiejscowienia w danym okresie rozliczeniowym prawa do odliczenia VAT wynikającego z faktury potwierdzającej nabycie towarów lub usług, istotne jest fizyczne posiadanie przez podatnika (otrzymanie) oryginału tej faktury, a nie jej kopii. Jak podkreślił NSA, faks faktury nie jest dokumentem, o którym mowa w art. 19 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT z 1993 r., lecz jedynie jego powieleniem.

Faktura wydrukowana ze strony internetowej

Jak podkreślono wcześniej, podstawą dokonania odliczenia są faktury wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oznaczeń typu "ORYGINAŁ", "KOPIA" nie muszą zawierać faktury wystawione w formie elektronicznej. Faktury te sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepisy o VAT dopuszczają wystawianie e-faktur, jednak w tym celu należy spełnić wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. z 2005 r. nr 133, poz. 1119). Przepisy tego rozporządzenia przewidują wysyłanie faktur drogą elektroniczną pod warunkiem, że ich autentyczność gwarantowana jest bezpiecznym podpisem elektronicznym lub systemem wymiany danych (EDI). Nie jest zatem możliwe wystawianie dla kontrahenta faktury i pobieranie jej przez samego odbiorcę poprzez system elektroniczny, a następnie drukowanie jej przez obie strony i traktowanie jako dokumentu na piśmie.

Faktura wydrukowana samodzielnie przez podatnika bezpośrednio ze strony internetowej nie będzie spełniać kryteriów określonych w powołanych wyżej przepisach. Tak więc nie uprawnia ona do odliczenia zawartego w niej podatku naliczonego.

Stanowisko takie potwierdził WSA w Warszawie w wyroku z dnia 19 października 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1341/07 (orzeczenie prawomocne). Jak podkreślił Sąd, wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że nie są one dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. Skoro tak, to ich odbiorcy nie są upoważnieni do skorzystania z prawa do odliczenia VAT.

Faktura odebrana przez pracownika

W praktyce mają miejsce sytuacje, kiedy fakturę dokumentującą zakup towaru czy wykonanie usługi odbiera pracownik firmy i trafia ona do jej właściciela z opóźnieniem. Może wówczas powstać problem z ustaleniem prawidłowego terminu otrzymania faktury przez podatnika VAT i wskazaniem, kiedy przysługuje prawo do odliczenia VAT. Ma to szczególnie znaczenie na przełomie miesięcy, kiedy to pracownik odebrał fakturę pod koniec jednego miesiąca, a do księgowości dotarła ona w następnym miesiącu.

Rozstrzygając to zagadnienie warto zwrócić uwagę na wyrok NSA z dnia 19 października 2006 r., sygn. akt I FPS 83/06. NSA uznał, że nie można zawężać pojęcia "otrzymanie" do dostarczenia dokumentu do księgowości mieszczącej się w siedzibie firmy. Dla skutecznego odliczenia VAT wystarczające jest, że przedstawiciel firmy dysponuje fakturą.

Otrzymanie faktury, jako warunek skorzystania z prawa do odliczenia VAT, oznacza że fakturę tę odebrała osoba, która została upoważniona do odbioru takich dokumentów. Nie zawsze oznaczać to musi fizyczne dotarcie dokumentu do siedziby firmy.

Warto jednak pamiętać, że ciężar udowodnienia, że firma otrzymała fakturę wcześniej, spoczywa zawsze na podatniku, który korzysta z prawa do odliczenia VAT.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku VAT (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.),
   
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur? (Dz. U. nr 212, poz. 1337).