Jakie znaczenie ma zgłoszenie rejestracyjne na VAT?

Rola zgłoszenia rejestracyjnego

Podatnicy, przed dniem wykonania pierwszych czynności opodatkowanych są obowiązani złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne (VAT-R).

Zgłoszenie to, zgodnie z art. 96 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o VAT (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), zostaje potwierdzone przez naczelnika urzędu skarbowego na druku VAT-5. Naczelnik rejestruje podatnika jako „podatnika VAT czynnego” (czyli tego, który zobowiązany jest do rozliczania VAT) lub jako „podatnika VAT zwolnionego” (czyli tego, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego).

Przepisy ustawy o VAT nie określają wprost, od którego momentu podmiot składający druk VAT-R staje się podatnikiem zarejestrowanym. Jednak analizując art. 96 ust. 4 ustawy o VAT, który stanowi, iż naczelnik rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie, należy uznać, iż rejestracja następuje w momencie złożenia tego zgłoszenia w urzędzie skarbowym.

Od tego dnia podatnikowi przysługuje prawo do wystawiania faktur VAT, jak również odliczania podatku naliczonego od dokonywanych zakupów.

Na to jak istotna jest rejestracja na VAT wskazuje m.in. przepis art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, w myśl którego obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się m.in. do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

W kontekście powołanego przepisu warto odwołać się do interpretacji organów skarbowych (m.in. interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 28 lipca 2008 r., nr IBPP1/443-745/08/PK (KAN-4893/08). Wskazują one, że już z samej konstrukcji podatku od wartości dodanej wynika prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, co z kolei zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. Wszelkie ograniczenia tego prawa wpływające na neutralność podatku, mogą zatem wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Tymczasem przepisy dotyczące rejestracji nie przewidują sankcji w postaci pozbawienia podatnika prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony.

Z przepisów ustawy o VAT nie wynika bowiem, aby do nabycia prawa do odliczenia VAT konieczne było posiadanie statusu podatnika zarejestrowanego w momencie otrzymania faktur zakupu. Status podatnika czynnego (zarejestrowanego) konieczny jest natomiast w momencie wykazywania odliczenia.

Oznacza to, że podatnik nabywa prawo do odliczenia VAT w momencie otrzymania faktury, lecz aby uprawnienie to zrealizować, musi posiadać status podatnika VAT czynnego.

Ponadto, co istotne, prawo do odliczenia powstaje u wszystkich podatników, o ile wykażą, że zakupy były związane z bieżącą albo przyszłą działalnością opodatkowaną.

Brak rejestracji u kontrahenta

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanej, podatnikom przysługuje prawo do odliczenia VAT. Przy czym podstawę do tego odliczenia stanowią faktury VAT, ale tylko takie, które zostały wystawione przez uprawnione do tego podmioty.

Warto zatem, zanim dojdzie do transakcji z nowym kontrahentem, sprawdzić jego wiarygodność i upewnić się, czy ma on prawo do wystawiania faktur VAT.

Jak bowiem wynika z art. 88 ust. 3a pkt 1a ustawy o VAT, faktury VAT wystawione przez podmioty nieistniejące lub nieuprawnione do ich wystawiania nie stanowią dla nabywcy podstawy do odliczania VAT z nich wynikającego.

Za nieuprawnione do wystawiania faktur uważa się podmioty nieistniejące - czyli takie, które stwarzają formalne pozory istnienia, ale faktycznie nie uczestniczą w rzeczywistości w obrocie prawnym, oraz niezarejestrowane na potrzeby VAT jako podatnicy VAT czynni albo wykreślone z tego rejestru.

Należy zauważyć, że wprawdzie ustawodawca usunął z ustawy o VAT przepis, który za ujawnienie podczas kontroli podatkowej faktury od nierzetelnego kontrahenta nakładał 30% sankcję, jednak organy podatkowe uznają, że nabywca, który odliczył VAT z takiej faktury powinien go zwrócić wraz z odsetkami za zwłokę. Aby uniknąć takiej sytuacji, najlepiej sprawdzić wiarygodność kontrahenta. W tym celu przede wszystkim można zwrócić się do kontrahenta o przesłanie kserokopii potwierdzenia zarejestrowania się jako podatnik VAT. Jest to dowód potwierdzający, że kontrahent został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Nie daje to wprawdzie gwarancji, że w chwili wystawienia faktury nadal posiada on ten status (nie został wykreślony z rejestru podatników VAT), jednak fakt ten ma decydujące znaczenie dla prawa odliczenia VAT z faktury.

Ponadto w sytuacji gdy przedstawione przez kontrahenta dokumenty budzą jakieś zastrzeżenia, warto skorzystać z możliwości jaką daje przepis art. 96 ust. 13 ustawy o VAT. Na wniosek zainteresowanego, naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Przy czym zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu takiego wniosku.