W przypadku pracowników etatowych, koszty takie w najprostszym wariancie wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku umów zlecenia, jak i umów o dzieło standardowo mamy do czynienia z 20 proc. kosztami uzyskania przychodu, obliczanymi od przychodu pomniejszonego o określone składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe).
Niemniej jednak istnieje możliwość zastosowania w obu przypadkach, tzw. kosztów faktycznie poniesionych o wyższej wysokości w porównaniu do kosztów określonych ustawowo. Przykładem mogą być tutaj koszty związane z dojazdem do pracy.
Pracownik etatowy
W przypadku pracownika jest to możliwe, jeżeli wspomniane wyżej roczne koszty uzyskania przychodów, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
Tym samym ustawa o PDOF, stwarza możliwość zastosowania wyższych kosztów uzyskania przychodów, jeżeli pracownik ponosi wydatki na dojazd do zakładu pracy w wysokości wyższej od kosztów właściwych dla stosunku pracy, określonych w art. 22 ust. 2 ustawy o PDOF. Skorzystanie z takiego uprawnienia jest jednak mocno ograniczone.
Pracownik nie może do takich kosztów zaliczyć wszystkich wydatków związanych z dojazdem do pracy, np. wydatków na paliwo do własnego samochodu, czy też wydatków na zakup biletów PKP udokumentowanych fakturą. Zgodnie bowiem z ustawą o PDOF, mogą to być wydatki tylko i wyłącznie na przejazd : środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.
Co więcej ich poniesienie pracownik powinien udokumentować wyłącznie imiennymi biletami okresowymi, inne dowody poniesienia wydatku nawet na ww. formy transportu nie będą uprawniały do korzystniejszego rozliczenia. Dodatkowy warunek skorzystania przez pracowników z kosztów faktycznie poniesionych wynika też z treści art. 22 ust. 13 ustawy o PDOF.
Wskazany przepis wyklucza możliwość stosowania kosztów faktycznie poniesionych z art. 22 ust. 11 ustawy o PDOF, w sytuacji gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Zlecenie lub dzieło
Inaczej natomiast uregulowano sytuację zleceniobiorcy czy też wykonawcy dzieła. Jak stanowi art. 22 ust. 10 ustawy o PDOF, jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej określonej w ust. 9 pkt 1-4 i pkt 6 ( a więc i tej przewidzianej dla umów zlecenia i umów o dzieło), koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych.
Należy zauważyć, że w tym przypadku inaczej niż przy pracownikach, ustawa nie określa ani wydatków, które mogą być uznane za koszty faktycznie poniesione, ani sposobu ich udokumentowania. W tej sytuacji, należy zatem przyjąć, że chodzi tu o wszelkie wydatki wykazujące związek z przychodem w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, np. wydatki na dojazd do miejsca, w którym mają być wykonane czynności objęte zakresem zlecenia.
Jeśli chodzi o formę udokumentowania takich kosztów faktycznie poniesionych to wydaje się, że może to nastąpić za pomocą każdego środka dowodowego na zasadzie określonej w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym to przepisem, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Najprostszą formą wywiązania się z obowiązku udokumentowania takiego wydatku będzie dysponowanie przez podatnika fakturą czy rachunkiem potwierdzającym fakt poniesienia wydatku.
Katarzyna Wojtowicz-Janicka, doradca podatkowy, Kierownik Zespołu ds. PDOP ECDDP Sp. z o.o.
