Resort cyfryzacji przypomina, że od 1 stycznia br. najmniejsi przedsiębiorcy - płatnicy VAT, zatrudniający do 10 osób, o obrotach nieprzekraczających 2 mln euro rocznie (także prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze) - najpóźniej do 26 lutego 2018 r. po raz pierwszy muszą wysłać do systemu Ministerstwa Finansów JPK_VAT, który przesyła się wyłącznie elektronicznie.
"Mikroprzedsiębiorcy, którzy nie chcą mieć problemów z przesłaniem JPK_VAT, powinni bezpłatnie założyć Profil Zaufany" - czytamy w komunikacie.
Jak tłumaczy resort, Profil Zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu można załatwić sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu, online w serwisach administracji publicznej. Warto założyć go jak najszybciej - przede wszystkim już teraz powinni to zrobić przedsiębiorcy.
"Jeżeli przedsiębiorcy już teraz założą Profil Zaufany będą dobrze przygotowani do wysyłki pierwszego JPK_VAT. Profil Zaufany da im gwarancję łatwego, szybkiego i bezpiecznego wysłania pliku JPK_VAT" - przekonuje resort.
Profil Zaufany można założyć przez internet za pośrednictwem bankowości elektronicznej lub także przez internet potwierdzając go w Punkcie Potwierdzającym. W Polsce funkcjonuje prawie 1500 takich Punktów, to m.in. urzędy skarbowe, inspektoraty ZUS, banki, urzędy miejskie, czy wojewódzkie.
Jak podaje MC, informacje w zakresie zakładania Profilu Zaufanego (eGO) można uzyskać korzystając z infolinii Krajowej Informacji Skarbowej, dzwoniąc pod numery 801 055 055 (z tel. stacjonarnych) oraz 22 330 03 30 (z tel. komórkowych).
Ponadto, jak podaje resort, w każdym urzędzie skarbowym w Polsce wyznaczeni są specjalni koordynatorzy do obsługi w zakresie JPK_VAT. Oni również będą pełnili dyżury 17 i 24 lutego.
Więcej informacji można uzyskać na stronie www.pz.gov.pl.
Najbardziej boją się ci, którzy rozliczają się samodzielnie. Co czwarty badany obawia się potencjalnych kosztów dodatkowych. Dla 15,5% przedsiębiorców problematyczny wydaje się e-podpis. Jednak największa grupa, bo aż 44%, boi się kary finansowej. Obawy mogą być uzasadnione, bowiem za niezłożenie dokumentu lub popełnienie w nim błędów na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone grzywny i mandaty.
Przewidziane sankcje wynoszą od 210 zł do 42 000 zł w przypadku wykroczenia, i od 700 zł do nawet wielomilionowych kar, jeśli czyn zostanie uznany za przestępstwo skarbowe. "Dlatego niezwykle ważne jest, aby już teraz zabrać się za złożenie JPK_VAT - mówi Magdalena Mielcarska, szefowa działu obsługi klienta z firmy e-file.
- Pamiętajmy, że w tym samym terminie przypada również obowiązek wysyłki e-deklaracji VAT-7, a z końcem lutego mija także ostateczny termin na rozliczenie przez firmy PIT-ów-11. Tak intensywna wysyłka może spowodować problemy z łączeniem się z serwerami Ministerstwa Finansów i znacznie utrudnić nam terminowe złożenie JPK_VAT" - dodaje.
Dla wszystkich, którzy jeszcze nie zdążyli wypełnić nowego obowiązku wobec fiskusa, e-file uruchomiło JPKomat fillUp - nowe narzędzie umożliwiające automatyczne przygotowanie i wysyłkę plików JPK. Więcej informacji www.jpk.info.pl.
JPK_VAT towarzyszy większym podatnikom od pewnego czasu. Zebrane doświadczenia oraz dołączenie do obowiązku raportowania grupy najmniejszych przedsiębiorstw, jest dobrą okazją by zwrócić uwagę na kilka trudniejszych zagadnień istotnych przy poprawnym przygotowaniu pliku.
Wysyłaj zawsze aktualną wersję Jednolitego Pliku Kontrolnego. W 2018 roku stosujemy wersję (3) JPK_VAT dla danych ujmowanych w ewidencji VAT w bieżącym roku. Wersję (3) pliku JPK_VAT stosujemy również do przygotowania ewentualnych korekt do plików JPK składnych w poprzednich latach.
Plik JPK_VAT przygotowany w poprzedniej wersji (2) zostanie odrzucony jako niepoprawny przez serwery Ministerstwa Finansów.
Aktualną wersję przedsiębiorcy znajdą na stronach MF.
Podaj nazwę systemu (oprogramowania) w JPK_VAT. Obowiązkową informacją jaka jest wymagana w wersji (3) pliku JPK_VAT jest nazwa systemu ewidencyjnego, w którym podatnik rejestruje dane dla potrzeb rozliczania VAT.
Od 2018 ewidencja dla potrzeb VAT, o której mowa w Art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów może być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. W pliku JPK podatnik informuje z jakiego konkretnie programu korzystał.
Wskaż numer kontrahenta lub jego "brak" w pliku JPK_VAT. W części pliku, w której raportowane są poszczególne transakcje dotyczące sprzedaży podatnik obowiązkowo wykazuje numer kontrahenta czyli nabywcy dla którego została wystawiona faktura. Najczęściej jest to oczywiście NIP, jednak w sytuacji gdy nabywca nie podał NIP bo np. jest osobą fizyczną, numer powinien być zastąpiony słowem "brak".
Pole numer kontrahenta musi być wypełnione, w przeciwnym razie plik zostanie uznany za błędny po przesłaniu na serwery MF.
Sprawdź zgodność JPK_VAT z VAT-7
Generalną zasadą, o której warto pamiętać przy składaniu plików JPK_VAT jest wymagalna zgodność danych w pliku z danymi przekazanymi w deklaracji VAT-7, dotyczy to również deklaracji kwartalnej VAT-7K. Pliki JPK_VAT podatnicy składają zawsze co miesiąc, niezależnie od uprawnienia do kwartalnego rozliczania podatku.
W przypadku konieczności złożenia korekty deklaracji VAT, podatnik powinien skorygować również pliki JPK_VAT za ten sam okres. Przed złożeniem JPK_VAT lub deklaracji VAT podatnik powinien zawsze sprawdzić zgodność danych, najlepiej porównując deklaracje (lub jej korektę) z korespondującymi plikami JPK.
Na powyższe przykłady często spotykanych problemów, nakłada się jeszcze jeden problem "techniczny" związany z tym, że pliki JPK_VAT mają formę trudną do tradycyjnej weryfikacji. To nie jest przypadek, bowiem technologia zapisu XML, która została użyta do ich przygotowania przeznaczona jest do użycia przez komputery, a nie przez ludzi.
Aby szybko zweryfikować poprawność plików i szybko wyłapać możliwe błędy zalecane jest zatem użycie oprogramowania testującego zarówno pliki JPK jak i deklaracje VAT-7 / VAT-7K, takiego jak np. e-Audytor.
Bogdan Zatorski, ekspert podatkowy Sage
