Kto może podpisywać e-deklaracje?

Podpis na miarę e-deklaracji

E-deklaracje są alternatywą dla deklaracji papierowych. Na razie jednak alternatywą ograniczoną. Jeszcze nie wszystkie deklaracje można przesłać do urzędu skarbowego w formie elektronicznej. Obecnie w "elektronicznym obiegu" znajduje się ponad 40 deklaracji, zeznań i informacji. Ich lista systematycznie powiększa się. W najbliższym czasie - 1 lipca br. - wzbogaci się o kolejnych kilkanaście pozycji. Wśród nich znajdą się m.in. PIT-11, PIT-23, PCC-3, SD-3. Ostatni etap wdrażania e-deklaracji przewidziany jest na 1 stycznia 2009 r. Wówczas ich wykaz ma obejmować ponad 80 punktów.

Nie zmienia to faktu, że już teraz każdy podatnik (i płatnik) może korzystać z tego udogodnienia. Należy być jednak do tego odpowiednio przygotowanym. Trzeba mieć sprzęt umożliwiający przesyłanie deklaracji w formie elektronicznej oraz załatwić formalności w urzędzie skarbowym.

Potrzebny jest nie tylko komputer i dostęp do Internetu, ale również odpowiedni podpis elektroniczny. E-deklaracje przesyłane do urzędu skarbowego muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Aby go posiadać, należy zawrzeć umowę z firmą oferującą takie usługi. Za podstawowy zestaw do składania podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym trzeba zapłacić około 360 zł brutto. Certyfikat jest jednak ważny rok lub dwa lata. Po tym okresie trzeba go odnowić. Wiąże się to również z uiszczeniem opłaty. Obecnie to koszt ponad 100 zł brutto.

Należy pamiętać, że e-podpis przyporządkowany jest do konkretnej osoby. Wywołuje on skutki prawne jak podpis własnoręczny. Nie zostanie wydany uniwersalny e-podpis dla firmy. Tylko osoba fizyczna może go uzyskać.

Osoba z e-podpisem

E-deklaracje może podpisywać osoba, która posiada odpowiedni podpis elektroniczny, działająca w imieniu własnym bądź w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Wynika to z art. 3 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym. Daje to następujące możliwości.

Osoba, która decyduje się na elektroniczne rozliczenia z fiskusem, może zakupić e-podpis dla siebie. Wówczas sama podpisuje deklaracje wysyłane do urzędu skarbowego w formie elektronicznej.

W spółkach z o.o. czy akcyjnych do składania deklaracji upoważniona jest określona osoba. To ona wówczas powinna dysponować e-podpisem, jeśli deklaracje mają być składane przez Internet. Może być oczywiście tak, że nie jedna, lecz kilka osób w firmie jest upoważnionych do składania e-deklaracji. Wówczas jednak każda z nich powinna posiadać swój e-podpis.

Nie ma przeszkód, aby osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą upoważniła do składania deklaracji w formie elektronicznej osobę czy osoby pracujące w jej firmie, np. księgową.

Upoważnienie może ponadto dać osobie "z zewnątrz", np. doradcy podatkowemu czy właścicielowi biura rachunkowego. Takie rozwiązanie wydaje się być atrakcyjne przede wszystkim dla dwóch grup podatników. Do pierwszej należą przedsiębiorcy, którzy na co dzień korzystają z usług np. doradcy podatkowego, posiadającego już odpowiedni podpis elektroniczny. Mogą go upoważnić do wysyłania deklaracji w formie elektronicznej, jeśli sami nie chcą inwestować w e-podpis. Drugą grupę stanowią podatnicy, których kontakty z fiskusem są sporadyczne - sprowadzają się zazwyczaj do złożenia raz w roku zeznania w związku z rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych. Na razie nie bardzo opłaca się zakup zestawu do składania e-podpisu, aby przesłać przez Internet jedną czy dwie deklaracje. Tym bardziej, że po roku lub dwóch latach kończy się ważność certyfikatu. Jeśli jednak takie osoby i tak zlecają dokonanie rozliczenia fachowemu doradcy, który posiada e-podpis, mogą upoważnić go do przesłania deklaracji czy zeznania w formie elektronicznej.

Zgłoszenie w urzędzie

Podatnik, który chce zrezygnować ze składania papierowych deklaracji, musi poinformować urząd skarbowy o swoim zamiarze i wskazać osobę (osoby), która będzie podpisywać e-deklaracje. Jest o tym mowa w art. 3c Ordynacji podatkowej. W tym celu należy złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-E1. Składa się je w formie papierowej. Upoważnioną osobą może być oczywiście podatnik. Jeśli to on będzie składał e-deklaracje, w zawiadomieniu podaje swoje dane.

W jednym formularzu ZAW-E1 jest miejsce na wpisanie informacji tylko o jednej osobie. Jeśli więc upoważnienie do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej ma więcej niż jedna osoba, procedurę związaną ze złożeniem zawiadomienia należy przeprowadzić dla każdej z nich odrębnie. Innymi słowy: ile osób jest upoważnionych do składania e-deklaracji, tyle zawiadomień ZAW-E1 należy złożyć.

Podatnik lub osoba upoważniona musi ponadto potwierdzić wolę składania e-deklaracji. W tym celu przesyła w formie elektronicznej zgłoszenie ZAW-E2. Musi je opatrzyć swoim e-podpisem.

Podstawa prawna:

* ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.),

* ustawa z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Małgorzata Żujewska

Gazeta Podatkowa Nr 465 z dnia 2008-06-23