Lutowe obowiązki płatnika, czyli PIT-11 i PIT-40

Nie każdy podatnik musi rozliczyć się z fiskusem samodzielnie. W przypadkach określonych w ustawie o pdof może to za niego zrobić płatnik. Z takiej możliwości mogą skorzystać m.in. osoby: zatrudnione na umowę o pracę, otrzymujące stypendium (np. z uczelni) oraz świadczenia integracyjne. Jeżeli przed 10 stycznia 2013 r. złożyły one płatnikowi oświadczenie PIT-12, zobowiązany jest on dokonać im rocznego obliczenia podatku za 2012 r. na formularzu PIT-40.

Zarówno PIT-11, jak i PIT-40 płatnicy mają obowiązek sporządzać do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, czyli za 2012 r. do dnia 28 lutego 2013 r.

• kto sporządza informacje?

Podmioty, które jako płatnicy mają obowiązek sporządzać informacje PIT-11, ustawodawca wskazał m.in. w art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o pdof. Wymienił w nich zakłady pracy dokonujące wypłat m.in. z tytułu stosunku służbowego i stosunku pracy, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, a ponadto płatników dokonujących świadczeń z tytułów określonych w art. 13 pkt 2 i 4-9 tej ustawy, czyli m.in. umów o dzieło i zlecenia oraz w art. 18 - czyli praw majątkowych. To właśnie te podmioty są jednostkami najczęściej wystawiającymi omawianą informację. Wypełniają ją w trzech egzemplarzach, z których jeden przekazują podatnikowi, a drugi urzędowi skarbowemu. Trzeci egzemplarz pozostaje u płatnika.

W informacji PIT-11 płatnik wykazuje wysokość przychodów uzyskanych przez podatnika z poszczególnych źródeł, zastosowane koszty uzyskania przychodów oraz zaliczki na podatek dochodowy pobrane w ciągu roku. Musi w nim również ująć pobrane składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Należy jednak podkreślić, że obowiązek sporządzenia PIT-11 nie jest powiązany z faktem pobierania w trakcie roku zaliczek na podatek od danego przychodu. Najistotniejsze jest uzyskanie przez podatnika przychodu (dochodu) ujmowanego w tej informacji. Płatnik musi go wykazać w PIT-11 wraz z zastosowanymi kosztami uzyskania oraz podlegającymi odliczeniu składkami społecznymi również wtedy, gdy obliczona od niego zaliczka na podatek wyniosła 0 zł.

• przychody

Płatnik w PIT-11 za 2012 r. może ująć tylko takie należności, które stanowią przychód roku 2012, czyli zostały przez pracownika otrzymane albo postawione mu do dyspozycji w 2012 r. Zasadniczo są to przychody opodatkowane, gdyż nie uwzględnia się w nim wolnych od podatku oraz tych, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru zaliczek. Wyjątki od tej zasady wskazane zostały w art. 39 ust. 1 ustawy o pdof.

• koszty i składki ZUS

W PIT-11 płatnik musi uwzględnić koszty uzyskania przychodów faktycznie zastosowane w trakcie roku na etapie ustalania zaliczek, nawet jeżeli z różnych względów przyjął je w wysokości wyższej lub niższej od rocznych limitów określonych w art. 22 ust. 2 ustawy o pdof. Dopiero podatnik sporządzając roczne zeznanie podatkowe musi uwzględnić obowiązujące limity kosztów.

Oprócz kosztów uzyskania przychodów w PIT-11 płatnik ujmuje również składki na ubezpieczenia społeczne krajowe i zagraniczne, które wykazuje się w poz. 75, a składki zagraniczne dodatkowo również w poz. 76. Z kolei składki na ubezpieczenie zdrowotne krajowe i zagraniczne należy wyszczególnić w poz. 77, a same zagraniczne - w poz. 78.

W PIT-11 płatnik ujmuje koszty faktycznie zastosowane na etapie obliczania zaliczek na podatek.

Zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składki na ubezpieczenie zdrowotne należy wykazać w PIT-11 w kwotach, które podatnik może odliczyć odpowiednio od dochodu i od podatku. Z tego względu składki na ubezpieczenie zdrowotne należy w omawianej informacji wykazać w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru. Nie trzeba natomiast ujmować w niej składek (społecznych i zdrowotnych) odprowadzanych do polskiego systemu ubezpieczeń, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód): wolny od podatku na podstawie ustawy o pdof oraz od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Ponadto w odniesieniu do omawianych składek opłacanych do zagranicznego systemu ubezpieczeń należy uwzględnić ograniczenia wskazane w art. 26 ust. 13b-13c i art. 27b ust. 4 ustawy o pdof.

• podmioty uprawnione do rozliczeń rocznych

Obowiązek sporządzenia PIT-40 wynika z art. 37 ustawy o pdof. W przepisie tym ustawodawca określa podmioty, które zobligowane są do sporządzania PIT-40. Wśród nich znajdują się:

• zakłady pracy obowiązane do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej,
  
• osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,
  
• jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne dokonujące wypłaty stypendiów,
  
• centrum integracji społecznej pobierające zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy o zatrudnieniu socjalnym.

Jednak wskazane podmioty, jak już zaznaczono na wstępie, dokonują rocznego obliczenia podatku tylko w sytuacji, gdy przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym otrzymały od podatnika oświadczenie PIT-12. W jego treści podatnik deklaruje, że spełnia warunki do takiej formy rozliczenia podatku (szerzej na temat PIT-12 pisaliśmy w GP nr 104 z 2012 r. na str. 5).

Dla celów podatkowych omawiane oświadczenie traktuje się na równi z zeznaniem, że podatnik m.in.:

• poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30-30c oraz art. 30e ustawy o pdof,
  
• nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz kwoty zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu (jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek),
  
• nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów wspólnie z małżonkiem lub na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci.

• nie zawsze koszty zryczałtowane

Płatnik sporządzający roczne obliczenie podatku PIT-40 uwzględnia w nim przychody i koszty ich uzyskania. Zasadniczo wykazywane przez niego koszty podlegają limitowaniu. Gdy podatnik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie jednej umowy o pracę, zryczałtowane roczne koszty uzyskania przychodów w wysokości podstawowej nie mogą przekroczyć w rozliczeniu za 2012 r. kwoty 1.335 zł. Natomiast gdy umów tych było więcej, wówczas limit rocznych kosztów podstawowych w tym samym okresie wynosi 2.002,05 zł. Z kolei podwyższone zryczałtowane koszty pracownicze za 2012 r. nie mogą przekroczyć odpowiednio 1.668,72 zł oraz 2.502,56 zł.

Ustawodawca dał również płatnikowi możliwość zastosowania w PIT-40 kosztów w wysokości wydatków faktycznie poniesionych przez podatnika. Jednak tę opcję może zastosować jedynie, gdy faktyczne koszty:

• są wyższe od zryczałtowanych rocznych kosztów uzyskania przychodów,
  
• dojazd do zakładu pracy odbywał się środkiem transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,
  
• wydatki na dojazdy są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

• możliwe odliczenia i doliczenia

Z art. 37 ust. 1a ustawy o pdof wynika, że płatnik sporządzając rozliczenie roczne odlicza od dochodu pobrane w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty dokonanych zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek (na wniosek podatnika). Z kolei podatek pomniejsza o składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane ze środków podatnika, o których mowa w art. 27b ustawy o pdof. Do podatku tego płatnik musi natomiast doliczyć otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

• rozliczenie niedopłaty i nadpłaty podatku

Niedopłata podatku za 2012 r. stanowiąca kwotę do zapłaty na rzecz fiskusa wystąpi, gdy suma zaliczek pobranych w 2012 r. była mniejsza od podatku należnego obliczonego w PIT-40 za ten rok. Kwotę niedopłaty należy wykazać w poz. 81 PIT-40.

PIT-40 sporządza płatnik dysponujący terminowo złożonym przez pracownika PIT-12.

Zasadniczo różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za 2012 r. płatnik zobowiązany jest potrącić podatnikowi z jego dochodu za marzec 2013 r. Jednak na zasadzie wyjątku, na wniosek podatnika, kwotę tę może pobrać z dochodu za kwiecień 2013 r. Jeżeli stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym 2013 r., to również mamy odstępstwo od wskazanej reguły. Różnicę tę płatnik powinien bowiem potrącić z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Wpłaty na rachunek urzędu skarbowego omawianej różnicy płatnik dokonuje łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Natomiast jeżeli suma zaliczek pobranych w 2012 r. była większa od podatku należnego obliczonego za ten rok, wówczas w PIT-40 za 2012 r. w poz. 82 wystąpi nadpłata zaliczek na podatek dochodowy będąca kwotą do zwrotu na rzecz podatnika. Nadpłatę tę pracodawca powinien zaliczyć na poczet zaliczki należnej za marzec 2013 r. (przykład). Gdyby jednak po tym zaliczeniu podatnik nadal miał nadpłatę, wówczas pracodawca musi ją zwrócić w gotówce. Potrąca ją z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędowi skarbowemu.