Pracownik wystąpił o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach dla banku w celach kredytowych. Bank wymaga podania danych, których pracodawca nie może żądać od pracownika (np. imion rodziców, danych z dokumentu tożsamości). Jak ma w takim przypadku postąpić pracodawca?
Pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia danych osobowych wymienionych w art. 221 § 1 i 3 K.p. Wszystkie inne dane mogą być przez pracodawcę przetwarzane wyłącznie za zgodą zatrudnionego. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pracodawca pozyskuje dane z inicjatywy pracownika, jak i na swój wniosek (art. 221a § 1 i 3 K.p.). W każdym z tych przypadków zgoda ma być dobrowolnym, konkretnym, świadomym i jednoznacznym wyrażeniem woli w formie oświadczenia lub określonego działania pracownika (art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO).
Jeśli pracodawca dysponuje szerszym katalogiem danych osobowych pracownika niż na to pozwalają aktualne regulacje, lecz pozyskał je w zgodzie z przepisami obowiązującymi w czasie ich gromadzenia, może nadal je przechowywać (por. stanowisko MRPiPS z 25 czerwca 2018 r., opublikowane w UiPP nr 14/2018, str. 45-46). Do ich wykorzystywania potrzebna jest zgoda pracownika. Czy jednak będzie wymagana w każdym przypadku?
W myśl art. 4 pkt 2 RODO, wykorzystywanie jest przetwarzaniem danych, przez które należy rozumieć operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, tak jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Ważne: Przetwarzanie danych osobowych musi posiadać podstawę prawną - w przypadku wydania zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach będzie to art. 221 § 1 i 3 K.p. w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Wydanie ww. zaświadczenia jest bowiem obowiązkiem pracodawcy, wynikającym nie wprost z konkretnych przepisów, lecz z założeń ustawodawstwa prawa pracy, w tym z formalnej równości stron stosunku pracy i obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika, w którym mieści się dostarczanie pracownikowi informacji i dokumentów dotyczących stosunku pracy (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, C.H. Beck 2017, kom. do art. 94, a także postanowienie SN z 16 września 1999 r., sygn. akt I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314). Oznacza to, że w celu jego wykonania pracodawca może zażądać od pracownika przedstawienia danych, których nie posiada, np. imion rodziców czy danych z dokumentu tożsamości, a jeśli nimi dysponuje - wpisać do zaświadczenia. Nie musi w tym celu uzyskiwać zgody pracownika bowiem wynika ona z faktu, że omawiany dokument jest wystawiany z inicjatywy (na wniosek) zatrudnionego i w jego interesie. Z tego też można wywieść, że pracownik sam powinien zadbać o dostarczenie pracodawcy wszystkich danych niezbędnych do wypełnienia zaświadczenia.
Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 16 z dnia 2019-08-10
GOFIN podpowiada
