Odsetki za zwłokę w zapłacie należności i zobowiązań
1. Udokumentowanie naliczonych odsetek za zwłokę
1.1. Jaki dokument należy wystawić w celu obciążenia kontrahenta odsetkami za zwłokę w zapłacie?
W świetle art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
W przypadku transakcji handlowych (tj. umów między przedsiębiorcami, których przedmiotem jest odpłatne dostarczanie towaru lub odpłatne świadczenie usług, zawartych w związku z wykonywaną przez nich działalnością gospodarczą), jeżeli dłużnik, w terminie określonym w umowie albo wezwaniu do zapłaty nie dokona zapłaty na rzecz wierzyciela, który spełnił określone w umowie świadczenie niepieniężne, wierzycielowi przysługują, bez odrębnego wezwania, odsetki w wysokości odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty. Wynika to z art. 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. nr 139, poz. 1323 ze zm.).
Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - w odniesieniu do sytuacji, gdy strony w umowie przewidziały termin zapłaty dłuższy niż 30 dni (tzw. kredyt kupiecki) - stanowi ponadto (w art. 5), że wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za okres począwszy od 31 dnia po spełnieniu swojego świadczenia niepieniężnego i doręczeniu dłużnikowi faktury lub rachunku - do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego. Za dzień wymagalności świadczenia pieniężnego, o którym mowa wyżej, uważa się dzień określony w pisemnym wezwaniu dłużnika do zapłaty, w szczególności w doręczonej dłużnikowi fakturze lub rachunku.
Obciążenie kontrahenta (dłużnika) odsetkami za zwłokę w zapłacie należności może nastąpić poprzez wystawienie noty księgowej obciążeniowej (noty odsetkowej). Kontrahentowi (obciążanemu) przekazywana jest nota księgowa w oryginale. |
1.2. Jakie elementy powinien zawierać taki dokument?
Aby dokument w postaci noty odsetkowej mógł stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, powinien zawierać dane wymagane dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, tzn. co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Ponadto nota odsetkowa (nota księgowa obciążeniowa) powinna zawierać:
informację o konieczności uregulowania określonej kwoty odsetek,
wyszczególnienie dokumentów, które były podstawą do naliczenia odsetek,
termin zapłaty naliczonych odsetek,
numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien przekazać środki pieniężne tytułem spłaty zobowiązania.
2. Ewidencja odsetek za zwłokę i prezentacja w bilansie
2.1. Jak zaksięgować wartość odsetek w księgach wierzyciela i dłużnika?
Naliczone kontrahentom odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie należności z tytułu dostaw i usług (w tym naliczone na dzień bilansowy przy wycenie należności) zarachowuje się w księgach rachunkowych - zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości - do przychodów finansowych, zapisem:
| - Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami", - Ma konto 75-0 "Przychody finansowe". |
Natomiast w księgach dłużnika naliczone przez kontrahentów odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązań z tytułu dostaw i usług zarachowuje się w ciężar kosztów finansowych, zapisem:
| - Wn konto 75-1 "Koszty finansowe", - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami". |
Przy czym, jeżeli należne wierzycielowi odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie dotyczą zobowiązań związanych z zakupem lub budową środków trwałych, traktuje się je jako koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i księguje - uwzględniając art. 28 ust. 8 pkt 2 ustawy o rachunkowości - zapisem:
| - Wn konta 08 "Środki trwałe w budowie", - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki". |
2.2. W jakich pozycjach sprawozdania finansowego wykazuje się odsetki za zwłokę w zapłacie?
Naliczone przez jednostkę odsetki od należności z tytułu dostaw i usług wykazuje się w aktywach bilansu, łącznie z należnością, której dotyczą - jako należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług w pozycji B.II.1 lit. a) lub B.II.2 lit. a).
Równocześnie wykazuje się je w rachunku zysków i strat, jako przychody finansowe, w pozycji J.II (wariant kalkulacyjny) lub G.II (wariant porównawczy) - w tym należy wyszczególnić odsetki od jednostek powiązanych.
Natomiast odsetki od zobowiązań z tytułu dostaw i usług wykazywane są w pasywach bilansu, łącznie z zobowiązaniem, którego dotyczą - jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. d).
Równocześnie wykazuje się je w rachunku zysków i strat, jako koszty finansowe, w pozycji K.I (wariant kalkulacyjny) lub H.I (wariant porównawczy) - w tym należy wyszczególnić odsetki dla jednostek powiązanych.
Przy czym odsetki zarachowane na koncie 08 "Środki trwałe w budowie", nie są wykazywane w rachunku zysków i strat, lecz w aktywach bilansu w pozycji A.II.2. "Środki trwałe w budowie" wraz z wartością poniesionych nakładów.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka z o.o. "TECH" 31 grudnia 2009 r. wystawiła notę odsetkową w celu obciążenia spółki z o.o. "GAMA" odsetkami za zwłokę w zapłacie należności (z tytułu dostaw i usług). Treść tej noty przedstawia się następująco:
NOTA ODSETKOWA nr 15/2009 Na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. nr 139, poz. 1323 ze zm.), wzywamy Państwa do uregulowania, tytułem odsetek za opóźnienia w zapłacie, kwoty: 127,59 zł (słownie: sto dwadzieścia siedem złotych pięćdziesiąt dziewięć groszy), zgodnie z podanym niżej obliczeniem:
Wymienioną sumę prosimy przekazać na nasz rachunek bankowy nr: 10 2536 1234 0000 5678 9101 1123 w ciągu 7 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2. Nota ta została ujęta w księgach rachunkowych obu spółek pod datą 31 grudnia 2009 r.
3. W myśl przepisów bilansowych spółki nie są jednostkami powiązanymi.
A. Zapisy w księgach spółki "TECH" wystawiającej notę
II. Dekretacja:
| | | | |
| | | ||
| 1. Naliczone spółce "GAMA" odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie należności | 127,59 zł | | |
III. Księgowania:
Naliczone przez jednostkę odsetki od należności wykazane zostaną w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. a), jako należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty do 12 miesięcy. Równocześnie wykazane zostaną w rachunku zysków i strat, jako przychody finansowe, w pozycji J.II. "Odsetki" (wariant kalkulacyjny) lub G.II. "Odsetki" (wariant porównawczy).
B. Zapisy w księgach spółki "GAMA" otrzymującej notę
II. Dekretacja:
| | | | |
| | | ||
| 1. Naliczone przez spółkę "TECH" odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązania | 127,59 zł | | |
III. Księgowania:
Naliczone jednostce odsetki od zobowiązań z tytułu dostaw i usług wykazane zostaną w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. d), jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności do 12 miesięcy. Równocześnie wykazane zostaną w rachunku zysków i strat, jako koszty finansowe, w pozycji K.I. "Odsetki" (wariant kalkulacyjny) lub H.I. "Odsetki" (wariant porównawczy).
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości Nr 2 z dnia 2010-01-20
