Nie da się przewidzieć momentu, w którym organ podatkowy skieruje do podatnika pismo, przez co może się zdarzyć, że adresat nie będzie obecny w momencie próby jego dostarczenia. Nie oznacza to jednak, że w przypadku nieobecności pismo to nie może zostać uznane za doręczone.
Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, ogólnie przyjętym miejscem doręczania pism urzędowych osobom fizycznym jest ich mieszkanie lub miejsce pracy. Warto przy tym pamiętać,
że w uzasadnionych przypadkach pisma te mogą być pozostawione do odbioru przez podatnika
w urzędzie skarbowym lub też, w razie niemożności doręczenia pisma w którykolwiek z wymienionych sposobów, pisma te doręcza się w dowolnym miejscu, w którym zastanie się adresata.
Domownicy, sąsiedzi, dozorcy
Częstą praktyką w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu w momencie próby doręczenia pisma, jest pozostawienie stosownej dokumentacji za pokwitowaniem nie tylko pełnoletniemu domownikowi, ale także sąsiadowi czy też dozorcy domu, pod warunkiem, że osoby te podejmą się przekazania pisma adresatowi. Co więcej, stosowne zawiadomienie, wskazujące na doręczenia pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszczane jest w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata a także w innym, widocznym miejscu przy wejściu na posesję podatnika.
Co 7 dni informacja
Niekiedy zdarza się jednak, że powyżej wskazane formy doręczenia pisma nie są możliwe
do zrealizowania. W takim przypadku pismo to może zostać pozostawione na okres 14 dni:
- w placówce pocztowej - pisma doręczane za pośrednictwem Poczty Polskiej;
- w urzędzie gminy lub miasta - pisma doręczane przez pracowników organu podatkowego lub przez inne, upoważnione osoby.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że o fakcie tym adresata powiadamia się dwukrotnie, na przykład
w formie awiza. Przy czym powtórne zawiadomienie następuje po upływie 7 dni od pierwszej próby doręczenia pisma.
Zawiadomienie o pozostawaniu pisma we wskazanym powyżej miejscu (placówka Poczty Polskiej, urząd jednostki terytorialnej) umieszczane jest z zasady w skrzynce pocztowej adresata lub w przypadku, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym wykonuje swoje czynności zawodowe bądź też w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję.
Co ważne, w przypadku pozostawienia pisma do odbioru na okres 14 dni, doręczenie uważa się
za formalnie dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu, pozostawiając je w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
Potwierdzenie odbioru
Jak już zostało wspomniane, warunkiem koniecznym dla pozostawienia pisma osobie trzeciej,
w celu przekazania adresatowi, jest pokwitowanie jego odbioru. Potwierdzeniem w tym przypadku jest własnoręczny podpis wraz ze wskazaniem daty doręczenia. Ponadto, w sytuacji, gdy odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia lub też uchyla się od tego, doręczający wskazuje osobę, która odebrała pismo, wskazując przy tym przyczynę braku jej podpisu, a także określając datę odbioru.
Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care
